E-teczka to dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej. Aby była zgodna z obowiązującymi przepisami, musi spełniać szereg wymogów prawnych i technicznych. Jakie to są wymagania?
Struktura teczki
Akta osobowe pracowników w teczce powinny dzielić się na 5 części:
A – ubieganie się o zatrudnienie,
B – nawiązanie umowy i przebieg pracy,
C – rozwiązanie/wygaśnięcie umowy,
D – odpowiedzialność porządkowa,
E – kontrola trzeźwości.
Dodatkowo pracodawca zobowiązany jest gromadzić ewidencję czasu pracy i wnioski pracownika.
Numerowanie dokumentów
Dokumenty muszą być numerowane chronologicznie według daty wpływu. Numeracja powinna być aktualizowana przy każdej zmianie zawartości teczki, tj. po dodaniu lub usunięciu dokumentu.
Spis treści
System powinien monitorować zmiany w e-teczce i umożliwiać tworzenie aktualnego spisu treści po każdej operacji na dokumentach.
Przechowywanie kar
Teczka musi umożliwiać grupowanie dokumentów dotyczących poszczególnych kar pracowniczych (upomnienie, nagana lub kara pieniężna). Przykładowo, jeśli mamy trzy dokumenty związane z jedną karą, to numerujemy je tak: D1.001, D1.002, D1.003. A kolejne w ten sposób: D2.001 itd. Kary, które uległy zatarciu należy usuwać z teczki. System elektroniczny powinien umożliwiać automatyczną identyfikację takich dokumentów
Procedury
Obowiązkowo powinny zostać sporządzone następujące procedury:
● zabezpieczania dokumentacji,
● zabezpieczania systemów,
● dostępu do danych,
● tworzenia kopii zapasowych,
● przechowywania,
● okresowej oceny skuteczności,
oraz plan przechowywania dokumentacji i harmonogram audytu zagrożeń.
Usuwanie dokumentów
Zwykły użytkownik nie powinien mieć możliwości usuwania dokumentu z e-teczki. Trwałe usuwanie powinno być wykonywane tylko przez administratora – tak wynika z naszych doświadczeń.
Retencja dokumentów
E-teczka musi umożliwiać trwałe usuwanie dokumentów i metadanych po okresie ich przechowywania. Termin usunięcia akt zależy od daty zatrudnienia pracownika i ustawowego czasu przechowywania. Idealnie, gdy system automatycznie wylicza termin trwałego usunięcia akt.
Logowanie dostępu
Dostęp do e-teczki powinny mieć tylko osoby upoważnione po uprzednim zalogowaniu. Narzędzie musi umożliwiać rejestrację wszystkich zdarzeń (wyświetlanie i zmiana dokumentów), aby umożliwiać późniejszy audyt.
Podpis kwalifikowany
Każdy dokument w wersji papierowej, który został przedłożony przez pracownika, trzeba zeskanować i poświadczyć za zgodność składając na nim kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis jest też wymagany przy eksporcie dokumentów.
E-teczka powinna obsługiwać oprogramowanie do podpisu kwalifikowanego, które jest zgodne z europejskim standardem eIDAS i formatem PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures).
Eksport plików i metadanych w XML
Każdemu dokumentowi z e-teczki powinien towarzyszyć plik XML o takiej samej nazwie. Są to metadane zawierające dodatkowe informacje o dokumencie.
Metadane to:
● identyfikator dokumentu
● identyfikator dokumentacji
● rodzaj dokumentu
● data powstania dokumentu
● data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowanym podpisem
● numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu
● imię i nazwisko pracownika
● nazwę pracodawcy
● data utworzenia zbioru dokumentów, w którym znajduje się dokument
Wydawanie oryginału dokumentacji
Pracownik może odebrać oryginały akt w terminie uzgodnionym z pracodawcą.
E-teczka powinna wspierać proces wydawania dokumentacji i umożliwiać przechowanie pokwitowania odbioru oraz ewentualnego upoważnienia.
Wydawanie kopii dokumentacji
Pracownik może zgłosić się po kopię dokumentacji. Pracodawca ma 30 dni na realizację wniosku. E-teczka powinna umożliwiać eksport całości akt oraz wspierać proces przekazania.
Format PDF
Skany dokumentów papierowych muszą być przechowywane w formacie PDF.
Rozdzielczość skanów
Zeskanowane dokumenty muszą spełniać minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych. W przypadku tekstów drukowanych czarno-białych w formacie A4 lub większym powinna to być rozdzielczość minimum – 200 dpi.
Wymagania techniczne uzależnione są od rodzaju, koloru oraz formatu dokumentu. Szczegółowe wytyczne znajdują się w załączniku do rozporządzenia.
ZUS OSW, ZUS RIA
Aby skrócić okres przechowywania dokumentacji do 10 lat (dla wybranych pracowników) należy przekazać do ZUS następujące dokumenty:
- ZUS OSW – Oświadczenie i zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
- ZUS RIA – Raport informacyjny.
System powinien wspierać proces tworzenia i przekazania danych do ZUS.
Wymagania te wynikają wprost z:
- Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
- Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt oraz ich elektronizacją
Zastanawiasz się, jak z gąszczu ofert wybrać e-teczkę dla siebie? Przeczytaj kolejny artykuł na naszym blogu i poznaj 11 elementów idealnej e-Teczki!
