Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która wprowadza standaryzację w wystawianiu i odbieraniu faktur w Polsce. Dla firm korzystających z systemu SAP, zrozumienie i prawidłowe wypełnianie pól w KSeF jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami oraz efektywnego zarządzania dokumentacją finansową. W artykule wyjaśniamy, jakie pola występują w systemie KSeF, jakie są ich rodzaje oraz jakie błędy można napotkać podczas ich wypełniania.
Rodzaje pól w KSeF
W systemie KSeF można wyróżnić kilka kategorii pól, które są wymagane do prawidłowego wystawienia faktury:
1. Pola obowiązkowe
Są to pola, których wypełnienie jest niezbędne, aby faktura mogła zostać przesłana do KSeF. W przypadku braku danych w tych polach faktura zostanie odrzucona przez system.
Przykłady pól obowiązkowych:
- NIP sprzedawcy i nabywcy
- Numer faktury
- Data wystawienia faktury
- Kwota netto, VAT i brutto
- Stawka podatku VAT
2. Pola opcjonalne
Te pola mogą zostać wypełnione, jeśli są istotne dla konkretnej transakcji lub mają znaczenie dla dokumentacji księgowej. Ich brak nie wpływa na możliwość przesłania faktury do KSeF.
Przykłady pól opcjonalnych:
- Numer zamówienia klienta
- Informacje dodatkowe o towarach lub usługach
- Uwagi dotyczące transakcji
3. Pola zależne od typu faktury
Niektóre pola są wymagane tylko w przypadku określonych rodzajów faktur, takich jak faktury zaliczkowe czy korygujące.
Przykłady pól zależnych:
- Data zakończenia dostawy lub usługi (dla faktur zaliczkowych)
- Numer faktury pierwotnej (dla faktur korygujących)
- Przyczyna korekty (dla faktur korygujących)
Struktura logiczna pól w KSeF
Każda faktura w KSeF jest zapisana w strukturze logicznej, która określa, jak dane są przedstawiane w formacie XML. Dla użytkownika oznacza to konieczność dostosowania swojego systemu księgowego lub ERP do wymagań technicznych KSeF.
Kluczowe elementy struktury:
Nagłówek faktury:
- Numer faktury
- Data wystawienia
- Dane sprzedawcy i nabywcy
Pozycje faktury:
- Opis towarów/usług
- Ilość
- Cena jednostkowa netto
- Stawka VAT
Podsumowanie faktury:
- Kwota netto
- Kwota VAT (rozbite na stawki)
- Kwota brutto
Każda faktura w KSeF jest zapisana w formacie XML. Struktura logiczna dokumentu określa, jak dane powinny zostać przedstawione. Dla użytkownika SAP oznacza to konieczność instalacji dodatku do systemu ERP.
Główne części faktury:
- Nagłówek: numer faktury, daty, dane kontrahentów
- Pozycje: opis towarów/usług, ilość, cena netto, VAT
- Podsumowanie: kwoty netto, VAT wg stawek, brutto
Pola w KSeF SAP – integracja i wyzwania
Firmy korzystające z SAP powinny zadbać o to, by struktura pól w e-fakturze była w pełni zgodna z wymaganiami KSeF. Integracja SAP z KSeF polega na:
- mapowaniu pól XML do pól formularza SAP,
- automatycznym generowaniu faktur z SAP,
- cyfrowym podpisywaniu i przesyłaniu dokumentów do KSeF,
- odbieraniu UPO i przetwarzaniu komunikatów zwrotnych.
Najczęstsze błędy – jak ich unikać?
- Brak danych obowiązkowych – skutkuje odrzuceniem faktury.
- Błędy w formacie danych – np. nieprawidłowe daty czy numery.
- Niezgodność z przepisami – np. zła stawka VAT.
Rekomendacje:
- Testuj poprawność plików XML przed wysyłką,
- Dodaj dedykowane kontrole i akceptację przy wysyłce,
- Edukuj zespół – znajomość FA(3) jest teraz obowiązkowa
Nowość: struktura FA(3) i załączniki
W 2024 roku wprowadzono nową strukturę FA(3), która umożliwia m.in. dodawanie załączników do e-faktur. Jest to szczególnie istotne dla firm działających w branżach usługowych, które generują dodatkową dokumentację.
Przeczytaj więcej: Nowa struktura FA(3) w KSeF – co warto wiedzieć?
Jak przygotować SAP do KSeF?
- Wybierz właściwego integratora, zleć konfigurację ekspertom
- Wdroż rozwiązania automatyzujące odczyt danych i wysyłkę do KSeF
- Zadbaj o zgodność ze schematem FA(3)
Zaufaj naszym ekspertom ds. KSeF i SAP
Specjalizujemy się we wdrażaniu KSeF w środowisku SAP. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz mieć pewność, że Twój system działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i jest gotowy na przyszłe zmiany.
