Nowelizacja ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadza istotne zmiany, które mają na celu uproszczenie wdrażania obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Zmiany wynikają konsultacji społecznych przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów z przedsiębiorcami od lutego do lipca 2024 r., których celem było zidentyfikowanie kluczowych potrzeb i problemów technicznych oraz biznesowych.
W pierwszym z artykułów opisaliśmy najważniejsze aspekty obowiązkowego KSeF a w niniejszym artykule skoncentrujemy się szczególnie na różnicach w nowej strukturze FA(3), uwzględniającej możliwość przesyłania załączników do faktur i wpływ na SAP.
Nowa struktura FA(3) – załącznik do faktury
Jedną z kluczowych zmian technicznych jest rozbudowa schemy faktury FA(3) o nowy, fakultatywny węzeł „Załącznik”. Rozwiązanie to jest odpowiedzią na postulaty zgłaszane głównie przez dostawców mediów (energia, gaz), telekomunikacji oraz paliw, którzy potrzebują przesyłać szczegółowe dane dotyczące świadczonych usług.
Nowy węzeł „Załącznik” umożliwia dołączanie do faktury szczegółowych danych takich jak ceny jednostkowe, ilości towarów/usług, dane zużycia energii lub gazu oraz szczegóły dotyczące poszczególnych punktów poboru mediów.
Struktura załącznika została zaprojektowana w sposób uniwersalny, dzięki czemu podatnicy mogą dostosować ją do specyfiki własnej branży, samodzielnie definiując zawartość poszczególnych pól.
Załącznik będzie zawierał dane w postaci bloków. Każdy podatnik będzie mógł zdecydować, czy chce korzystać z tej funkcjonalności, gdyż przesyłanie załączników będzie dobrowolne.
Wdrożenie załączników – aspekty techniczne
Przesyłanie załączników do KSeF wymaga wcześniejszego zgłoszenia poprzez API KSeF. Weryfikacja tego zgłoszenia będzie przebiegała automatycznie, co przyspieszy proces uruchomienia funkcjonalności.
Dla zapewnienia odpowiedniej jakości danych, załączniki muszą spełniać określone standardy techniczne. Oznacza to, że integracja tej funkcjonalności wymaga od podatników odpowiednich zmian w oprogramowaniu do fakturowania, w tym także w SAP, niestety nie będzie można przesłać dowolnego typu pliku jako załącznika.
Jest to w zasadzie największa zmiana w strukturze w porównaniu FA(2) vs FA(3). Więcej szczegółów na temat załączników w KSeF znajdziesz w naszym artykule o koncepcji funkcjonowania załącznika do e-faktur w KSeF.
Dobrowolność i zakres stosowania
Nowa funkcjonalność dot. załączników nie będzie obowiązkowa. Oznacza to, że firmy mogą samodzielnie zdecydować o wdrożeniu załączników, dostosowując tę decyzję do swoich potrzeb operacyjnych. Chociaż pierwotnie rozwiązanie powstało z myślą o branżach energetycznej, telekomunikacyjnej i paliwowej, nie wprowadza się ograniczeń branżowych.
Certyfikaty i tryb offline
Istotnym ułatwieniem w obsłudze nowego rozwiązania jest możliwość wcześniejszego wygenerowania certyfikatów do kodów QR. Od listopada 2025 r. podatnicy będą mogli instalować certyfikaty potrzebne do wystawiania faktur w sytuacjach awarii lub niedostępności KSeF.
Niestety w chwili pisania tego artykułu nie są jeszcze znane finalne wymagania w tym zakresie, ani jak wspomniane certyfikaty mają być zastosowane w przypadku awarii KSeF i jaki kod miałby tworzyć SAP. Zapewne wyklaruje się to po publikacji rozporządzeń do ustawy.
Sytuację można śledzić pod tym linkiem.
Ważnym aspektem technicznym jest również wdrożenie dobrowolnego trybu „offline”, który pozwoli podatnikom na wystawianie faktur elektronicznych bez natychmiastowego połączenia z KSeF, przy jednoczesnym obowiązku przesłania tych faktur do systemu w następnym dniu roboczym.
Wyrównanie środowisk KSeF
W IV kwartale 2025 r. zostanie wdrożone środowisko produkcyjne obowiązkowego KSeF zastępujące dotychczasowy system fakultatywny. Zmiana umożliwi podatnikom wcześniejsze zapoznanie się z docelowymi funkcjonalnościami, co istotnie ułatwi wdrożenie nowego systemu.
Dane identyfikacyjne i obowiązki NIP
Zmiany dotyczą także obowiązków identyfikacyjnych. NIP nabywcy będzie obligatoryjny na fakturze, gdy nabywca jest podatnikiem zwolnionym z VAT, ale niezarejestrowanym w elektronicznym wykazie podatników VAT.
Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, umożliwiająca przejście do wersji FA(3), jest obecnie na etapie opiniowania, z ostatnią aktualizacją na dzień 05.11.2024. Wszystko wskazuje na to, że w okresie wakacyjnym lub tuż po zostanie skierowana do sejmu, pozostaje czekać na wyniki tych prac.
