Maksymalnie 3 miesiące.
Najczęściej zadawane pytania o digitalizacji Twojej firmie
Pytania dotyczące wdrożenia elektronicznych akt osobowych
Tak, jeśli właściwie przygotujesz skany i podpiszesz je elektronicznie to możesz wydać oryginały pracownikom.
Tak, zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej każdy dokument, który powstał na papierze, musi zostać podpisany elektronicznie “za zgodność z oryginałem”.
Korzystamy z podpisów, które są już używane do wysyłki danych PIT/Płatnika, więc zwykle HR już je ma. Jeżeli nie, kupisz je u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania (KIR, Certum, PWPW).
Koszt zakupienia jednego nowego podpisu to około 200 zł / osoba, potem odnowienie co rok to ok. 100 zł / osoba.
Podpis jest potrzebny pracownikom HR digitalizującym akta pracownicze. Dokumenty można podpisać podczas skanowania, albo też ładować do SAP bez podpisu i potem podpisać je w e-Teczce zbiorczo.
Obowiązek podpisania elektronicznego pojawia się wtedy, gdy chcemy wydać papierowe akta pracownicze i przechowywać dane wyłącznie elektronicznie przez 50 lat.
Tak, można użyć podpisów, które są już w firmie. Do tej pory korzystaliśmy z wielu czytników i kart (KIR, PWPW, Certum) + opcji bez czytników, czyli podpis w chmurze z Certum.
Użytkownik klika w przycisk w SAP i program do skanowania oraz podpisu jest wywoływany automatycznie. Gdy skanowanie się kończy, zamykamy okno skanera, a gotowy podpisany PDF automatycznie trafia do e-Teczki w SAP.
Program do podpisu instalowany jest jednorazowo, podczas instalacji e-Teczki w SAP, następnie uruchamiany przyciskiem skanowania/podpisu w SAP.
Wspieramy ładowanie dokumentów z zasobu sieciowego.
Braki można ustawiać dynamicznie poprzez filtry według struktury HR, choćby uprawnienia dla elektryków, czy wymagania dot. prac na wysokości. To Ty decydujesz, co będzie kontrolowane.
Wszędzie korzystamy z logicznych baz danych PNP (dobra praktyka SAP), czyli raport obciąża system tyle, co każdy raport HR. Nie będzie żadnej zauważalnej różnicy przed i po instalacji.
Większość czasu będzie zajmowało przesyłanie plików PDF na serwer plików. Dlatego lepiej przesyłanie wykonywać etapami.
Średnio jedna strona PDF to 0,5 MB. Czyli przy założeniu 5000 teczek * 100 stron/teczka * 0,5 MB to około 250 GB danych.
Do tego celu używamy kodów kreskowych. Użytkownik może za ich pomocą oznaczyć zarówno osobę, jak i konkretną część teczki. Dzięki temu dokumenty trafiają do właściwej teczki i zakładki.
Tak, mamy specjalny format nazw, który umożliwia automatyczne rozpoznanie pracownika i rodzaju dokumentu.
Oprogramowanie do odczytu kodów kreskowych jest dostarczane razem z programem do skanowania akt i aktywuje się automatycznie.
Podczas instalacji dostarczamy propozycję ustawień, które następnie są omawiane i ustawiane według wytycznych HR. Konsultant modułu SAP HCM może zmienić dowolnie te ustawienia.
Tak, używamy Content Serwera SAP. Na życzenie możemy połączyć się z innym serwerem plików, który obsługuje HTTPS.
Pytania dotyczące wdrożenia faktur ustrukturyzowanych KSeF
W ramach tego pakietu dostarczamy Ci pliki instalacyjne, i materiały instruktażowe. Twój zespół sam instaluje produkt i mapuje dane. W całości proces zajmuje ok. tydzień.
W tym pakiecie to my instalujemy całość oprogramowywania i mapujemy twoje dane. Podłączamy dodatkowe pola, które są na twojej fakturze. Twój zespół wspiera nas jedynie merytorycznie wskazując miejsca, z których pochodzą dane.
W ramach tego pakietu realizujemy wszystko to, co w pakiecie Standard, dodatkowo zapewniamy specjalistę od przepisów, który doradzi Twojemu zespołowi w kwestii wypełnienia poszczególnych pól oraz realizujemy szkolenia online dla użytkowników.
Czasem realizacji i zaangażowaniem dostawcy.
W zależności od pakietu usługi od 3 do 6 tygodni.
Oczywiście. Zapewniamy wsparcie mailowe, telefoniczne i w postaci spotkań online. Dodatkowo zapewniamy materiały edukacyjne z opisem funkcjonalności.
W ramach oferty zapewniamy dostęp do aktualizacji produktów związanych ze zmianami prawnymi. Wsparcie to zwykle jest realizowane w ramach stałej umowy serwisowej.
Nie. Jedyne koszty to dostęp do aktualizacji prawnych i opcjonalne wsparcie serwisowe.
Nasz produkt jest prosty i wygodny. Robi dokładnie to, co niezbędne, przekazuje i odbiera faktury z KSeF. Uruchomienie aplikacji przebiega niezwykle szybko. Produkt łączy się bezpośrednio z bramką KSeF (w wielu produktach dostawca jest pośrednikiem, co zwiększa ryzyko).