ILE TRWA URUCHOMIENIE E-TECZKI?
Maksymalnie 3 miesiące.
CZY MOGĘ WYDAĆ AKTA PAPIEROWE PRACOWNIKOM?
Tak, jeśli właściwie przygotujesz skany i podpiszesz je elektronicznie to możesz wydać oryginały pracownikom.
CZY POTRZEBUJĘ PODPISU ELEKTRONICZNEGO?
Tak, zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej każdy dokument, który powstał na papierze, musi zostać podpisany elektronicznie “za zgodność z oryginałem”.
CZY PODPISY ELEKTRONICZNE TO DODATKOWY KOSZT?
Korzystamy z podpisów, które są już używane do wysyłki danych PIT/Płatnika, więc zwykle HR już je ma. Jeżeli nie, kupisz je u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania (KIR, Certum, PWPW).
ILE KOSZTUJE PODPIS ELEKTRONICZNY?
Koszt zakupienia jednego nowego podpisu to około 200 zł / osoba, potem odnowienie co rok to ok. 100 zł / osoba.
KTO WŁAŚCIWIE POTRZEBUJE KWALIFIKOWANEGO PODPISU ELEKTRONICZNEGO?
Podpis jest potrzebny pracownikom HR digitalizującym akta pracownicze.
Dokumenty można podpisać podczas skanowania, albo też ładować do SAP bez podpisu i potem podpisać je w e-Teczce zbiorczo.
KIEDY POWSTAJE OBOWIĄZEK PODPISANIA ZESKANOWANYCH DOKUMENTÓW?
Obowiązek podpisania elektronicznego pojawia się wtedy, gdy chcemy wydać papierowe akta pracownicze i przechowywać dane wyłącznie elektronicznie przez 50 lat.
CZY MOGĘ UŻYĆ SWOICH PODPISÓW KWALIFIKOWANYCH, CZY WÓWCZAS ISTNIEJE KONIECZNOŚĆ JAKIEJŚ MODYFIKACJI, IMPORTU CERTYFIKATÓW?
Tak, można użyć podpisów, które są już w firmie. Do tej pory korzystaliśmy z wielu czytników i kart (KIR, PWPW, Certum) + opcji bez czytników, czyli podpis w chmurze z Certum.
JAK WYGLĄDA UŻYCIE PROGRAMU DO PODPISU?
Użytkownik klika w przycisk w SAP i program do skanowania oraz podpisu jest wywoływany automatycznie. Gdy skanowanie się kończy, zamykamy okno skanera, a gotowy podpisany PDF automatycznie trafia do e-Teczki w SAP.
JAK WYGLĄDA INSTALACJA PROGRAMU DO PODPISU?
Program do podpisu instalowany jest automatycznie przy pierwszym kliknięciu w przycisk skanowania w SAP.
CO, GDY MAMY JEDEN WSPÓLNY SKANER NA PIĘTRO, A UŻYTKOWNIK AUTORYZUJE SIĘ KARTĄ?
Wspieramy ładowanie dokumentów z zasobu sieciowego.
CZY MOŻEMY SAMODZIELNIE WYKONAĆ KONFIGURACJĘ WERYFIKACJI BRAKÓW W E-TECZCE?
Braki można ustawiać dynamicznie poprzez filtry według struktury HR, choćby uprawnienia dla elektryków, czy prac na wysokości. To Ty decydujesz, co będzie kontrolowane.
CZY URUCHAMIANIE RAPORTÓW Z E-TECZKI NIE OBCIĄŻA SYSTEMU?
Wszędzie korzystamy z logicznych baz danych PNP, czyli raport obciąża system tyle, co każdy raport HR. Nie będzie żadnej zauważalnej różnicy przed i po instalacji.
CZY MASOWE IMPORTY/EKSPORTY DANYCH NIE OBCIĄŻają SYSTEMU NP. GDY IMPORTUJę NA RAZ 5000 E-TECZEK?
Większość czasu będzie zajmowało przesyłanie plików PDF na serwer plików. Dlatego lepiej przesyłanie wykonywać etapami.
JAK DUŻO MIEJSCA ZAJMUJE JEDEN DOKUMENT?
Średnio jedna strona PDF to 0,5 MB. Czyli przy założeniu 5000 teczek * 100 stron/teczka * 0,5 MB to około 250 GB danych.
CZY MOŻNA JAKOŚ ZAUTOMATYZOWAĆ SKANOWANIE WSTĘPNE AKT ARCHIWALNYCH?
Do tego celu używamy kodów kreskowych. Użytkownik może za ich pomocą oznaczyć zarówno osobę, jak i konkretną część teczki. Dzięki temu dokumenty trafiają do właściwej teczki i zakładki.
CZY MOŻNA JAKOŚ NAZWAĆ PLIKI, ABY UŁATWIĆ IMPORT OD FIRMY SKANUJĄCEJ?
Tak, mamy specjalny format nazw, który umożliwia automatyczne rozpoznanie pracownika i rodzaju dokumentu.
W OFERCIE JEST INFORMACJA O WSPARCIU KODÓW KRESKOWYCH – CZY TRZEBA TO DODATKOWO INSTALOWAĆ?
Oprogramowanie do odczytu kodów kreskowych jest dostarczane razem z programem do skanowania akt i aktywuje się automatycznie.
CZY E-TECZKA TO PRODUKT BOX, CZY KONFIGUROWALNY?
Podczas instalacji dostarczamy propozycję ustawień, które następnie są omawiane i ustawiane według wytycznych HR.
CZY KONIECZNE JEST STWORZENIE JAKIEGOŚ SPECJALNEGO TYPU POŁĄCZENIA, CZY TEŻ REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW?
Tak, używamy Content Serwera SAP. Na życzenie możemy połączyć się z innym serwerem plików, który obsługuje HTTPS.
Co otrzymam w pakiecie Minimum?
W ramach tego pakietu dostarczamy Ci pliki instalacyjne, i materiały instruktażowe. Twój zespół sam instaluje produkt i mapuje dane. W całości proces zajmuje ok. tydzień.
Co zawiera pakiet Standard?
W tym pakiecie to my instalujemy całość oprogramowywania i mapujemy twoje dane. Podłączamy dodatkowe pola, które są na twojej fakturze. Twój zespół wspiera nas jedynie merytorycznie wskazując miejsca, z których pochodzą dane.
Co daje pakiet Premium?
W ramach tego pakietu realizujemy wszystko to, co w pakiecie Standard, dodatkowo zapewniamy specjalistę od przepisów, który doradzi Twojemu zespołowi w kwestii wypełnienia poszczególnych pól oraz realizujemy szkolenia online dla użytkowników.
Czym się różnią od siebie oferowane pakiety?
Czasem realizacji i zaangażowaniem dostawcy.
Ile zajmuje instalacja wraz z ruszeniem KSeF w mojej firmie?
W zależności od pakietu usługi od tygodnia do 3 tygodni.
Czy mogę liczyć na pomoc specjalistów, w razie błędów/problemów?
Oczywiście. Zapewniamy wsparcie mailowe, telefoniczne i w postaci spotkań online.
Dodatkowo zapewniamy materiały edukacyjne z opisem funkcjonalności.
Jak długi jest okres wsparcia?
W ramach oferty zapewniamy dostęp do aktualizacji produktów związanych ze zmianami prawnymi.
Wsparcie to zwykle jest realizowane w ramach stałej umowy serwisowej.
Czy muszę dodatkowo przeszkolić swoich pracowników z obsługi nowego systemu?
Razem z produktem dostarczamy komplet materiałów szkoleniowych, więc nie ma potrzeby planować dużych szkoleń. Aplikacja jest intuicyjna i zrobiona tak, aby praca z nią była wygodna.
Czy po zakupie produktu muszę ponosić dodatkowe koszty?
Nie. Jedyne koszty to dostęp do aktualizacji prawnych i opcjonalne wsparcie serwisowe.
Dlaczego miałbym zainteresować się właśnie Państwa ofertą?
Nasz produkt jest prosty i wygodny. Robi dokładnie to, co niezbędne, aby przekazywać i odbierać faktury z KSeF. Uruchomienie aplikacji przebiega niezwykle szybko.
