Skanowanie
akt osobowych
wraz z poświadczeniem za zgodność
z oryginałem papierowym
Jak zeskanować akta osobowe zgodnie z przepisami?
Takie pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Skanowanie papierowych akt osobowych kojarzy się z czasochłonną pracą i problemami organizacyjnymi. Wiele firm decyduje się na zeskanowanie akt we własnym zakresie i potem tego żałuje. Dlaczego? Bo nie zostało to wykonane zgodnie z przepisami.
Oferujemy Ci profesjonalne, kompleksowe usługi związane ze skanowaniem akt osobowych z zachowaniem najwyższych standardów poufności informacji, jak i niezbędne oprogramowanie oraz e-Teczkę SAP.
Zakres naszych usług obejmuje:
e-Teczka SAP + oprogramowanie
W tym pakiecie otrzymasz od nas zarówno e-Teczkę, jak i narzędzia do samodzielnego skanowania dokumentów wraz z możliwością ich elektronicznego podpisania za zgodność z oryginałem.
W skład pakietu wchodzą następujące autorskie narzędzia
zintegrowane z SAP HR:
- Oprogramowanie do skanowania
- Oprogramowanie do tworzenia PDF/A
- Oprogramowanie do podpisu elektronicznego PAdES
- Oprogramowanie do rozpoznawania kodów
kreskowych - Oprogramowanie do weryfikacji jakości skanów, PDF i podpisów
- Oprogramowanie do zasilania e-Teczki gotowymi aktami
elektronicznymi
Skanowanie archiwów
W tej opcji możesz mieć zarówno naszą e-Teczkę, jak i każdą inną na SAP (dowolnej firmy).
W tym pakiecie zeskanujemy Twoje archiwa papierowe i zasilimy Twoją e-Teczkę. W efekcie już od pierwszego dnia będziesz mógł korzystać zarówno z e-Teczki, jak i mieć dostęp do wszystkich dokumentów.
Co z indeksowaniem dokumentów?
Podczas skanowania należy odpowiednio przyporządkować skan do części teczki i konkretnego rodzaju. Proponujemy Ci dwa rozwiązania:
1
Pełne indeksowanie
W tej opcji to my przyporządkowujemy dokumenty do właściwej kategorii w e-Teczce. Przykładowo dyplom oznaczamy jako dokument części A, a rodzaj jako “szkoła wyższa”.
Częściowe indeksowanie
2
W tym przypadku wykonujemy przyporządkowanie dokumentów do właściwej zakładki, a Ty masz kontrole nad ostatnim etapem, czyli właściwym przypisaniem dokumentów do konkretnego rodzaju w e-Teczce. Tu dyplom oznaczamy jako dokument z części A, a rodzaj dokumentu określasz sam, gdy już trafi do e-Teczki.
Jak przebiega proces skanowania akt?
Rozmawiamy
o Twoich
potrzebach
i liczbie teczek
do skanowania.
Uzgadniamy
optymalny
proces,
czas i sposób
odbioru
dokumentacji.
Odbieramy
akta, pakujemy
je do specjalnych
kontenerów,
sporządzamy
protokół.
Przewozimy
akta osobowe
do miejsca
ich docelowego
skanowania;
Skanujemy je
wraz z
poświadczeniem
za zgodność z
oryginałem
papierowym.
Gotowe
dokumenty PDF
ładujemy
wprost do e-Teczki,
postępy widzisz
na bieżąco.
Zeskanowane
akta przekazujemy
wraz z protokołem
z powrotem do
Twojego
archiwum.
Jeśli zajdzie taka potrzeba (np. dostęp będzie konieczny w zw. z realizacja zadań kadrowych) wydamy Ci wybrane teczki, nawet w trakcie skanowania.
W razie potrzeby, zeskanujemy też błyskawicznie teczkę konkretnej osoby.
A co jeśli podczas skanowania wystąpi nietypowa sytuacja?
Mamy na to gotowe procedury!
- Usuniemy niezadrukowane strony
- Oznaczymy dokumenty uszkodzone
- Oznaczymy dokumenty podlegające RODO
- Oznaczymy dokumenty, które są w spisie, a brak ich w aktach
W rezultacie dokumenty te zostaną przez nas oznaczone, a Ty otrzymasz listę takich przypadków, aby móc podjąć decyzję co z nimi zrobić.
Jakich skanerów używamy?
Korzystamy zarówno ze skanerów podłączonych do komputera użytkownika, jak i skanerów sieciowych. Kluczowe jest, aby skaner współpracował z technologia TWAIN (obecnie to standard i prawie każdy tak działa). Jeśli będziesz miał wątpliwości, doradzimy Ci ten właściwy skaner.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami bezpośrednio lub za pomocą formularza.
Spotkajmy się
Umów się na niezobowiązujące spotkanie. Otrzymasz checklistę prawidłowego procesu skanowania, która ułatwi Ci podjęcie decyzji podczas poszukiwania najlepszej usługi.
