Klient i Wyzwanie
JW Construction to firma realizująca złożone projekty, które generują dużą liczbę faktur kosztowych. Problemem klienta był proces dekretacji:
- każda faktura musiała być przypisana do projektu, a w wielu przypadkach dodatkowo rozdzielona między kilka różnych projektów,
- konieczne było oznaczenie MPK (Miejsca Powstawania Kosztów) oraz odpowiednich kont księgi głównej,
- dokumenty krążyły między wieloma działami, zanim zostały zaksięgowane,
- proces był czasochłonny i podatny na błędy.
Efekt: opóźnienia w płatnościach, duże obciążenie działu księgowego i niska przejrzystość obiegu dokumentów.
Cel projektu: automatyzacja dekretacji faktur
JWC oczekiwało rozwiązania, które:
Uprości i przyspieszy dekretację faktur.
Zminimalizuje błędy ludzkie przy przypisywaniu projektów, MPK i kont KG.
Zapewni wgląd w status faktury na każdym etapie.
Ułatwi kontrolę płatności i usprawni przepływ finansowy.
Rozwiązanie Haergi
Zespół Haergi przeanalizował proces i wdrożył dedykowane API zintegrowane z SAP. Rozwiązanie obejmowało:
Budowę słowników danych w SAP, obejmujących projekty i ich węzły, konta KG oraz MPK. Dzięki nim użytkownicy mają dostęp do jednolitych, aktualnych danych.
API wspierające dekretację, które automatyzuje przypisywanie faktur do właściwych projektów i MPK oraz umożliwia szybkie rozdzielanie kosztów na kilka jednostek.
Automatyczną walidację – system wykrywa błędy w dekretacji na etapie wprowadzania danych, zanim dokument trafi do SAP.
Integrację z SAP pozwalającą na zdalne tworzenie księgowań bezpośrednio z aplikacji.
Rezultaty: automatyzacja dekretacji faktur
Wdrożenie rozwiązania przyniosło wymierne efekty:
Skrócenie czasu obsługi faktur – dział księgowy otrzymuje wstępnie zaksięgowane dokumenty w SAP, co przyspiesza proces płatności.
Zmniejszenie liczby błędów dzięki automatycznej walidacji danych i wykorzystaniu słowników.
Pełna transparentność procesu – pracownicy mogą sprawdzić status faktury w dowolnym momencie.
Lepsza kontrola płatności – szybsze księgowania ułatwiają terminowe regulowanie zobowiązań.
Odciążenie pracowników – mniej pracy manualnej, więcej czasu na zadania wymagające analizy.
Projekt dla JWC pokazał, że odpowiednio zaprojektowana automatyzacja procesów księgowych realnie wpływa na efektywność organizacji. Dzięki wsparciu Haergi, JWC zyskało:
- usprawniony obieg faktur,
- mniejszą liczbę pomyłek,
- większą przejrzystość,
- szybszy proces płatności.
Automatyzacja procesów księgowych to nie tylko technologia, ale przede wszystkim realne odciążenie dla zespołu i szybszy obieg dokumentów.
Chcesz sprawdzić, które procesy w Twojej firmie można usprawnić? Sprawdż case study innych rozwiązań Haergi. Skontaktuj się z nami.
