Przygotowanie systemu SAP do raportowania JPK_KR_PD i JPK_ST_KR rozpoczyna się znacznie wcześniej niż wygenerowanie pliku XML. Kluczowym etapem jest odpowiednie przygotowanie danych oraz określenie, w jaki sposób informacje zapisane w systemie zostaną przypisane do pól wymaganych przez struktury logiczne Ministerstwa Finansów.
To właśnie ten proces określamy jako mapowanie danych.
W praktyce mapowanie polega na analizie informacji zapisanych w systemie SAP, określeniu ich źródła oraz przypisaniu do odpowiednich elementów raportu JPK. Poprawnie przygotowane mapowanie pozwala zautomatyzować raportowanie i ograniczyć konieczność ręcznych korekt podczas kolejnych okresów sprawozdawczych.
Zakres danych objętych mapowaniem w SAP
Zakres mapowania zależy od struktury JPK oraz sposobu prowadzenia ewidencji w przedsiębiorstwie. W przypadku JPK CIT obejmuje on zarówno dane finansowo-księgowe, jak i informacje dotyczące środków trwałych (dwa oddzielne pliki).
Najczęściej analizowane są następujące obszary:
| Obszar | Zakres danych |
| Księga Główna | Zapisy księgowe, salda kont, dokumenty finansowe |
| Środki trwałe | Dane ewidencyjne, wartości, amortyzacja, historia zmian |
| Plan kont | Konta księgowe wykorzystywane podczas raportowania |
| Dane kontrahentów | Dane identyfikacyjne kontrahentów |
| Dane organizacyjne | Jednostki gospodarcze, spółki, obszary działalności |
| Słowniki | Wartości wykorzystywane podczas raportowania |
Każdy z tych obszarów powinien zostać przeanalizowany przed rozpoczęciem budowy i testów rozwiązania.
Źródła danych wykorzystywane podczas mapowania
Jednym z najważniejszych etapów projektu jest określenie, skąd system będzie pobierał dane wykorzystywane do utworzenia plików XML JPK CIT.
Z perspektywy użytkownika SAP najczęściej wykorzystywane są informacje dostępne w następujących obszarach systemu:
| Miejsce w SAP | Przykładowe dane |
| Księga Główna | Zapisy księgowe oraz salda kont |
| Kartoteka środka trwałego | Dane podstawowe środków trwałych |
| Eksplorator środków trwałych | Wartości środka trwałego oraz amortyzacja |
| Raport historii środka trwałego | Historia zmian wartości i umorzenia |
| Dane podstawowe kontrahentów | Dane identyfikacyjne wykorzystywane w raportowaniu |
| Plan kont | Struktura kont księgowych |
Analiza tych danych pozwala określić, czy wszystkie informacje wymagane przez struktury JPK są dostępne w systemie SAP, czy też wymagają uzupełnienia.
Przygotowanie mapowania danych
Proces mapowania powinien rozpocząć się od analizy biznesowej, a nie od konfiguracji rozwiązania. Najczęściej obejmuje następujące etapy:
| Etap | Cel |
| Analiza wymagań JPK | Identyfikacja danych wymaganych przez struktury JPK |
| Analiza danych w SAP | Określenie źródeł danych |
| Opracowanie zasad mapowania | Przypisanie danych SAP do pól JPK |
| Testy | Weryfikacja poprawności raportowanych danych |
| Walidacja | Sprawdzenie zgodności z wymaganiami słownikowymi Ministerstwa Finansów |
Dobrą praktyką jest przygotowanie kompletnej dokumentacji mapowania jeszcze przed rozpoczęciem testów integracyjnych.
Typowe problemy podczas mapowania danych w SAP
Najwięcej problemów nie wynika z samego rozwiązania SAP, lecz z jakości danych zgromadzonych w systemie i sposobu ewidencji.
Najczęściej spotykane są:
niekompletne dane podstawowe,
brak wymaganych informacji w ewidencji środków trwałych,
różne zasady prowadzenia ewidencji w poszczególnych spółkach,
struktura uniemożliwiająca mapowanie kont 1:1 do kodów JPK CIT,
własne słowniki klasyfikacji wykorzystywane przez przedsiębiorstwo,
niespójność danych pomiędzy modułami SAP,
brak dokumentacji wcześniejszych zmian.
Im wcześniej zostaną wykryte takie problemy, tym łatwiejsze będzie przygotowanie poprawnego raportowania.
Dobre praktyki przy przygotowaniu mapowania
Organizacje realizujące projekty JPK CIT najczęściej stosują kilka sprawdzonych zasad.
Do najważniejszych należą:
rozpoczęcie analizy danych odpowiednio wcześnie,
przygotowanie i uzgodnienie dokumentacji mapowania,
uporządkowanie kont i słowników wykorzystywanych w SAP,
wykonanie kopii danych z produkcji przed rozpoczęciem testów,
zaangażowanie użytkowników biznesowych, księgowości oraz konsultantów SAP.
Takie podejście pozwala znacząco ograniczyć liczbę błędów podczas wdrożenia.
Checklista przed wygenerowaniem JPK CIT
Przed rozpoczęciem raportowania warto upewnić się, że wszystkie najważniejsze elementy zostały zweryfikowane.
| Do sprawdzenia | Status |
| Dane podstawowe są kompletne | ☐ |
| Plan kont został zweryfikowany | ☐ |
| Dane środków trwałych są aktualne | ☐ |
| Słowniki zostały przygotowane | ☐ |
| Zasady mapowania zostały opracowane | ☐ |
| Przeprowadzono testy raportowania | ☐ |
| Dane zostały sprawdzone przed wysyłką | ☐ |
Taka lista kontrolna ułatwia przygotowanie organizacji do obowiązkowego raportowania oraz pozwala ograniczyć ryzyko błędów.
Przygotowanie mapowania jako element projektu JPK CIT
Mapowanie danych nie jest jednorazowym zadaniem wykonywanym wyłącznie na etapie wdrożenia. Powinno być traktowane jako element utrzymania rozwiązania oraz zarządzania jakością danych w systemie SAP.
Każda zmiana w planie kont, ewidencji środków trwałych, strukturze organizacyjnej czy wymaganiach Ministerstwa Finansów może wymagać aktualizacji wcześniej przygotowanych reguł mapowania. Dlatego warto regularnie przeglądać dokumentację projektu oraz weryfikować, czy wykorzystywane dane nadal odpowiadają obowiązującym wymaganiom.
Przygotowujesz SAP do raportowania JPK CIT?
Prawidłowe mapowanie danych jest jednym z najważniejszych elementów wdrożenia JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Od jego jakości zależy poprawność raportowania oraz możliwość automatycznego generowania plików zgodnych z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
Haergi wspiera przedsiębiorstwa we wdrożeniach JPK CIT w środowiskach SAP ECC i SAP S/4HANA. Pomagamy przeanalizować dane, przygotować zasady mapowania, przeprowadzić testy oraz zweryfikować gotowość systemu do raportowania.
Skontaktuj się z naszymi ekspertami i sprawdź, jak przygotować SAP do raportowania JPK CIT.
