W obliczu dynamicznych zmian prawnych oraz rosnącej potrzeby automatyzacji procesów finansowych, coraz więcej firm w Polsce decyduje się na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W branży medycznej i farmaceutycznej – gdzie precyzja, zgodność z regulacjami oraz efektywność operacyjna są kluczowe – integracja KSeF z SAP stała się strategicznym krokiem. W tym wpisie przedstawiamy Case study: wdrożenia KSeF SAP w jednej z firm produkcyjnych działających w tej wymagającej branży. Jak przebiegł proces integracji? Jakie wyzwania napotkano i jakie korzyści osiągnięto? O tym opowiadamy w szczegółach poniżej.
Klient: KRKA – globalna firma farmaceutyczna
Branża: Produkcja medyczna i farmaceutyczna
Oprogramowanie: Integracja KSeF dla SAP
Potrzeby Klienta przed wdrożeniem KSeF w SAP
KRKA, jedna z największych firm w branży medycznej, poszukiwała rozwiązania, które umożliwiłoby zgodne z polskimi przepisami wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w ramach ich globalnego środowiska SAP. Kluczowe potrzeby obejmowały:
- Zgodność z polskim prawem podatkowym – jako międzynarodowa organizacja, KRKA musiała zapewnić pełne dostosowanie procesów do wymogów lokalnych, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości oraz kompatybilności z infrastrukturą grupy.
- Efektywność i precyzyjne dostosowanie systemu KSeF do specyfiki SAP w Polsce – firma obawiała się długotrwałego i angażującego zasoby wdrożenia, które mogłoby zakłócić bieżące procesy operacyjne.
- Dokładne mapowanie pól oraz analiza wymagań dokumentów – z racji specyfiki farmaceutycznej i medycznej KRKA potrzebowała indywidualnego podejścia, które pozwoliłoby na bezbłędne odwzorowanie specyficznych wzorców faktur branżowych.
Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF do SAP
Współpraca z firmą KRKA wiązała się z wieloma wyzwaniami:
- Ryzyko niezgodności z przepisami – ze względu na złożoność systemu SAP w międzynarodowym środowisku oraz rygorystyczne przepisy, zespół KRKA potrzebował dodatkowej pewności, że wdrożenie spełni wszelkie wymogi KSeF.
- Wielopoziomowa struktura organizacji – konieczność koordynacji działań z centralą sprawiała, że projekt musiał być realizowany wraz z zespołem międzynarodowym i uwzględnieniem dodatkowych wymagań IT całej grupy.
Rozwiązania Haergi przy wdrożeniu KSeF w SAP
Aby sprostać wymaganiom KRKA, wdrożenie KSeF dla SAP przeprowadziliśmy przy ścisłej współpracy z zespołem klienta, stosując szczegółowy przegląd systemu, identyfikację źródeł danych i wspólne mapowanie.
- Cykl wstępnych spotkań oraz analiza wymagań pole po polu – na początku zrealizowaliśmy serię szczegółowych warsztatów z zespołem KRKA, w ramach których analizowaliśmy każde pole aktualnych faktur pod kątem zgodności z wymogami KSeF. Dzięki temu mogliśmy precyzyjnie odwzorować specyfikę faktur stosowanych przez klienta.
- Debugowanie i odtwarzanie brakujących informacji w SAP – dla pól, których źródła były niejasne, przeprowadziliśmy analizę systemu SAP metodą debugowania, dzięki czemu odtworzyliśmy brakującą wiedzę i zapewniliśmy spójność danych generowanych z tymi w JPK.
- Cykl spotkań odbiorczych i konsultacje z klientem – po zakończeniu fazy przygotowawczej i wdrożenia przeprowadziliśmy szereg spotkań odbiorczych, umożliwiających klientowi ocenę działania i wprowadzenie ewentualnych zmian dostosowujących.
- Uruchomienie mechanizmu wstępnego księgowania faktur – dodatkowym rozwiązaniem, które wdrożyliśmy, był mechanizm wstępnego księgowania faktur zakupowych na wskazane konta i centra kosztowe. Rozwiązanie to umożliwiło KRKA automatyzację wczytywania danych, eliminując potrzebę ręcznego księgowania każdej faktury.
Efekt Końcowy Case Study: Wdrożenie KSeF SAP
Dzięki wdrożeniu KSeF dla SAP w oparciu o szczegółową analizę i ścisłą współpracę z zespołem KRKA, firma uzyskała rozwiązanie spełniające wszystkie wymogi prawne oraz operacyjne. System działa zgodnie z polskimi przepisami, co minimalizuje ryzyko związane z nieprawidłowym działaniem i zapewnia pełną zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur. Dodatkowo, zastosowanie mechanizmu automatycznego księgowania znacząco usprawniło procesy wewnętrzne i pozwoliło na efektywne zarządzanie rozrachunkami.
Case Study: Wdrożenie KSeF SAP dla KRKA stanowi przykład zaawansowanego projektu, który dzięki zastosowaniu metod precyzyjnej analizy i indywidualnego podejścia pozwolił na spełnienie specyficznych wymagań klienta, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z przepisami. Dla organizacji takich jak KRKA, operujących w międzynarodowym środowisku, integracja KSeF w SAP okazała się kluczowa dla dalszego rozwoju i bezpiecznego funkcjonowania na polskim rynku.
Chcesz usprawnić procesy fakturowania i zapewnić pełną zgodność z KSeF w SAP?
Skorzystaj z naszych usług i przekonaj się, jak wdrożenie KSeF może wesprzeć Twoją firmę.
Dowiedz się więcej o KSeF w SAP na naszej stronie →
