Dane deklarowane w KSeF – co oznaczają i dlaczego są kluczowe dla firm korzystających z SAP
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), proces wystawiania faktur w Polsce przejdzie gruntowną zmianę. Nowe zasady oznaczają nie tylko konieczność dostosowania się do wymagań prawnych, ale również do konkretnych standardów technicznych – szczególnie dla firm korzystających z systemów klasy ERP, takich jak SAP. Jednym z kluczowych elementów e-faktury w strukturze KSeF są tzw. dane deklarowane. To one decydują o tym, czy dokument zostanie poprawnie przetworzony i zaakceptowany przez system. W tym artykule wyjaśniamy, czym są dane deklarowane w KSeF, jakie pełnią funkcje oraz dlaczego ich poprawność ma tak istotne znaczenie w środowisku SAP.
Czym są dane deklarowane w KSeF?
Dane deklarowane to wszystkie informacje, które zgodnie ze strukturą logiczną e-faktury muszą lub mogą zostać ujęte w dokumencie przesyłanym do KSeF. Struktura ta jest zdefiniowana w schemacie XML (XSD) udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Wyróżniamy trzy podstawowe kategorie danych:
- Obowiązkowe – ich brak uniemożliwia wysłanie faktury (np. NIP nabywcy),
- Opcjonalne – są zalecane, ale nie wymagane (np. numer zamówienia),
- Zależne od kontekstu – wymagane tylko w określonych przypadkach (np. faktury zaliczkowe lub zbiorcze).
Kluczowe grupy danych deklarowanych
Poniżej przedstawiamy podstawowe elementy, jakie powinny znaleźć się w strukturze e-faktury w KSeF:
1. Dane identyfikacyjne stron transakcji
- Numer NIP sprzedawcy i nabywcy,
- Pełna nazwa podmiotu,
- Adres siedziby lub oddziału.
2. Informacje dotyczące transakcji
- Data wystawienia faktury,
- Data dostawy lub wykonania usługi,
- Numer faktury.
3. Szczegóły pozycji na fakturze
- Opis przedmiotu sprzedaży,
- Ilość i jednostka miary,
- Cena jednostkowa netto,
- Kwoty netto, VAT i brutto.
4. Podsumowanie dokumentu
- Łączna wartość netto,
- Kwoty VAT według obowiązujących stawek,
- Całkowita wartość brutto.
5. Dane dodatkowe (opcjonalne)
- Numer zamówienia,
- Uwagi dotyczące transakcji,
- Dodatkowe informacje branżowe, np. dane logistyczne.
Znaczenie danych deklarowanych w praktyce
Dane deklarowane mają kluczowe znaczenie dla:
- Prawidłowości rozliczeń podatkowych – ich kompletność wpływa bezpośrednio na zgodność deklaracji VAT,
- Spójności procesów księgowych i zakupowych – szczególnie w przypadku pełnej integracji SAP z KSeF,
- Automatyzacji – poprawna struktura danych umożliwia pełne wykorzystanie funkcji systemów ERP bez potrzeby ręcznej ingerencji i przesyłania interfejsami EDIFACT,
- Bezpieczeństwa i przejrzystości transakcji – ułatwiają audyt, kontrolę i zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów.
Znaczenie schemy FA(3) dla danych deklarowanych w KSeF
W kontekście danych deklarowanych w KSeF, istotne jest zrozumienie wpływu zmian wprowadzonych przez schemę FA(3). Nowa wersja schemy, planowana na 2025 rok, rozszerza zakres danych możliwych do uwzględnienia w e-fakturach, co pozwala na bardziej szczegółowe opisywanie transakcji. Jest to szczególnie istotne dla firm korzystających z systemów ERP, takich jak SAP, gdyż umożliwia lepszą integrację i automatyzację procesów księgowych.
Wprowadzenie schemy FA(3) wiąże się również z możliwością dołączania załączników do faktur, co stanowi odpowiedź na potrzeby przedsiębiorstw wymagających przesyłania dodatkowych dokumentów w ramach e-fakturowania. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie takiego zamiaru i uzyskanie akceptacji od administracji systemu (będzie to proces automatyczny).
Dla bardziej szczegółowego omówienia zmian wprowadzonych przez schemę FA(3) oraz ich wpływu na procesy w SAP, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem:
Zmiany w KSeF 2025 – rozbudowa schemy do FA(3)
Dane deklarowane w KSeF. Najczęstsze błędy
W praktyce najczęstsze przyczyny odrzucenia faktur przez KSeF to:
- brak wymaganych danych (np. NIP, data wystawienia),
- błędny format danych (np. niezgodny z ISO kod waluty),
- niewłaściwe umiejscowienie danych w strukturze XML,
- nieaktualne lub błędne dane kontrahentów (np. literówki, nieprawidłowy adres).
- ponowne wysłanie faktury o tym samym numerze z SAP do KSeF
Jak zapewnić poprawność danych w SAP?
Dla firm korzystających z SAP kluczowe jest odpowiednie przygotowanie systemu do pracy z KSeF. W tym kontekście warto zadbać o:
1. Bezpośrednią integrację SAP z KSeF (bez proxy)
Taka forma integraji umożliwia bezpośrednie przesyłanie e-faktur do KSeF, bez konieczności użycia systemów pośredniczących, co zmniejsza ryzyko awarii i umożliwia szybszą diagnostykę.
2. Walidację danych przed wysyłką
System SAP powinien umożliwiać sprawdzenie kompletności danych już na etapie ich wprowadzania lub zatwierdzania.
3. Wsparcie dla korekt (danych z not korygujących)
Oprogramowanie do wysyłki powinno umożliwiać naniesienie korekt do faktur nawet jeśli nie wystąpiły zmiany w samych kwotach (np. wydłużenie terminu płatności). W takiej sytuacji nie będzie można zrobić korekty bezpośrednio w module SAP, więc potrzebne jest roszerzenie.
Więcej informacji o KSeF znajdziesz na stronie rządowej.
Dane deklarowane to nie tylko techniczna część faktury – to warunek konieczny do jej prawidłowego przetworzenia w systemie KSeF. Ich kompletność, zgodność i jakość bezpośrednio wpływają na bezpieczeństwo transakcji, poprawność rozliczeń oraz skuteczność integracji z SAP.
Firmy, które chcą uniknąć problemów technicznych i zapewnić sobie zgodność z przepisami, powinny zadbać o pełną integrację SAP z KSeF oraz odpowiednią konfigurację typów dokumentów – w tym FA(3).
Szukasz partnera technologicznego do wdrożenia KSeF w SAP?
W Haergi specjalizujemy się w integracjach SAP z KSeF, automatyzacji fakturowania oraz analizie zgodności danych. Prowadzimy projekty kompleksowo – od audytu, przez konfigurację, po testy i wsparcie po wdrożeniu.
Skontaktuj się z naszym zespołem, aby dowiedzieć się, jak przygotować swoją firmę na pełną zgodność z KSeF.