Jak przyspieszyliśmy wysyłkę deklaracji podatkowych pracowników z SAP HCM – case study z wdrożenia e-Deklaracji w firmie CA
case study, Digitalizacja, SAP HR
Deklaracje podatkowe w SAP to obowiązek, który potrafi skutecznie pochłaniać czas, zasoby i energię zespołów HR. Zwłaszcza w dużej organizacji, gdzie brak zintegrowanych rozwiązań zwiększa ryzyko błędów i opóźnień, a obsługa dokumentów jest krytyczna.
Tak było w przypadku firmy CA – klienta z sektora outsourcingu kadr i płac, który zgłosił się do nas z potrzebą automatyzacji i uporządkowania procesu wysyłki deklaracji podatkowych z SAP.
Wspólnie z CA wdrożyliśmy nasze autorskie rozwiązanie e-Deklaracje, zintegrowane z SAP HCM i podpisem kwalifikowanym.
Wyzwanie: rozproszone procesy i brak integracji
Dotychczas firma CA korzystała z prostego programu do wysyłki deklaracji, który nie był zintegrowany z systemem SAP i nie umożliwiał archiwizacji dokumentów ani zarządzania w sposób centralny.
Praca nad każdą deklaracją wymagała ręcznego przygotowania pliku XML, eksportu danych poza SAP i przechowywania dokumentów w katalogach.
To oznaczało powtarzalną pracę i duże obciążenie zespołów HR.
Deklaracje podatkowe w SAP. Cel: automatyzacja i centralizacja procesu w SAP
Celem projektu było wdrożenie kompleksowego rozwiązania, które pozwoli:
- tworzyć, podpisywać i wysyłać deklaracje bezpośrednio z SAP,
- zrezygnować z zewnętrznych narzędzi i ręcznej pracy,
- zyskać pełną kontrolę nad procesem i dokumentacją,
- zapewnić zgodność z przepisami i pełną historię danych.
Rozwiązanie: e-Deklaracje zintegrowane z SAP
W odpowiedzi na potrzeby klienta wdrożyliśmy rozwiązanie e-Deklaracje – produkt oparty na standardzie SAP, rozszerzony o funkcje podpisu elektronicznego i pełnej obsługi procesu wysyłki danych do bramki Ministerstwa Finansów.
Kluczowe funkcjonalności wdrożenia:
- tworzenie dokumentów XML z danych w SAP HCM,
- zarządzanie dokumentami PIT oraz ich wizualizacja,
- podpisywanie deklaracji podpisem kwalifikowanym (XAdES),
- bezpośrednia wysyłka dokumentów do bramki Ministerstwa Finansów,
- dostęp do dokumentów z zestawieniem kwot w układzie kolumnowym,
- Dedykowane rozwiązanie umożliwiające korekty i uzupełnienie dokumentów.
Całe rozwiązanie zostało umieszczone w środowisku SAP, umożliwiając płynne przejście między etapami przygotowania i wysyłki deklaracji, bez konieczności eksportowania danych do zewnętrznych aplikacji.
Efekty: mniej błędów, szybszy proces, lepsza kontrola
Wdrożenie e-Deklaracji przyniosło firmie CA szereg mierzalnych korzyści:
- znaczące skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie i wysyłkę deklaracji,
- eliminacja ryzyka popełnienia błędów podczas powtarzalnych czynności,
- dostęp do historii dokumentów bezpośrednio w SAP,
- wysyłka plików bezpośrednio do bramki Ministerstwa Finansów,
- Większy komfort pracy zespołów HR.
Zespół CA zyskał stabilne i bezpieczne narzędzie, które wspiera zarówno codzienne obowiązki, jak i maksymalnie korzysta ze wsparcia produktowego SAP.
Wdrożenie e-Deklaracji w firmie CA to przykład, jak nowoczesne rozwiązania SAP mogą zautomatyzować czasochłonne procesy, zwiększyć ich bezpieczeństwo i odciążyć zespoły HR.
Chcesz dowiedzieć się, jak wygląda wdrożenie e-Deklaracji w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami – zaprezentujemy rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb.