Nowy rządowy system fakturowania, czyli KSeF, który został wprowadzony w 2022 roku, wywołuje wiele pytań. Obecnie Krajowy System e-Faktur w SAP jest opcją dobrowolną, jednak w niedługim czasie stanie się obowiązkowy, warto więc wyjaśnić kwestie, które wywołują wątpliwości.
W związku z tym prezentujemy zestaw najczęściej zadawanych pytań dotyczących wysyłki i odbioru faktur z KSeF i SAP.
Czy wypełnianie w e-Fakturze SAP elementów niewymaganych przez ustawę o VAT będzie obowiązkowe czy dobrowolne?
Wypełnianie elementów dodatkowych na e-Fakturze w SAP zależy od woli przedsiębiorcy. W praktyce partnerzy biznesowi mogą uzgodnić użycie tych pól na zasadach dobrowolności.
Co z pieczęcią kwalifikowaną nieprzypisaną do konkretnej osoby, a wykorzystywaną w imieniu swoich klientów?
Pieczęć kwalifikowana identyfikuje i uwierzytelnia konkretny podmiot, więc nie będzie problemu, aby posiadając taką pieczęć nadać innemu podmiotowi uprawnienia do np. wystawiania e-Faktur w KSeF.
Komu zostaną nadane uprawnienia ,,pierwotne”? (Pieczęć z NIP + wszyscy uprawnieni do reprezentacji widoczni w KRS)
Jeżeli podmiot uwierzytelni się pieczęcią firmową z NIP to uprawnienia pierwotne będą przypisane do tej spółki, której NIP znajduje się w pieczęci.
Dużo zależy także od tego, co rozumiemy przez uprawnienia ,,pierwotne”. Mamy tutaj dwie możliwości:
- pierwszy przypadek to powiązanie właściciela jednoosobowej działalności z peselem, czyli NIP z numerem PESEL na podstawie informacji resortowej;
- drugi to domniemanie właścicielstwa poprzez okazanie właściwej pieczęci elektronicznej lub podpisu elektronicznego. Jeśli więc ktoś okaże odpowiednią pieczęć kwalifikowaną lub podpis elektroniczny z NIP to otrzyma dostęp do wysyłki i odbioru e-Faktur.
Czy planowany jest mechanizm akceptacji faktur w KSeF przez przedsiębiorcę, zanim możliwe będzie jej pobranie przez księgowego? Albo inny mechanizm kwestionowania otrzymanej faktury przez przedsiębiorcę, zanim zostanie zaksięgowana?
Taka faktura widnieje automatycznie jako ,,otrzymana”. Jeśli chodzi o kwestionowanie takiej e-Faktury, to aktualnie nie ma takiej funkcji w KSeF. Tego typu proces akceptacji może być natomiast realizowany już po odbiorze e-Faktury w SAP.
Czy faktorzy będą mogli mieć uprawnienia do podglądu konkretnych e-faktur, w celach weryfikacji w KSeF lub e-Fakturze SAP?
Tak. Dodatkowo w systemie KSeF jest przewidziany trzeci podmiot, który będzie faktorem, więc jeśli faktor zostanie wpisany na fakturze, to niejako bez dodatkowych uprawnień będzie miał wgląd do tej faktury. Z poziomu SAP również jest taka możliwość niezależna od funkcji w KSeF.
Co w sytuacji, kiedy kierownik firmy nadaje uprawnienia pracownikom w KSeF, a następnie przestaje w niej pracować, więc odbieramy mu uprawnienia — czy wówczas wszyscy inni pracownicy również automatycznie utracą uprawnienia?
Są tutaj dwie możliwości. Możemy odebrać uprawnienia w KSeF kaskadowo, czyli tak jak w powyższym pytaniu. Odbieramy uprawnienia jednej osobie, tym samym zabierając je wszystkim innym, którzy otrzymali uprawnienia od danej osoby. Istnieje też możliwość odebrania uprawnień tylko jednej osobie, bez wyłączenia uprawnień u innych.
Co z podmiotami zagranicznymi, które działają w Polsce za pośrednictwem pełnomocników i nie mają żadnych podpisów elektronicznych? Czy pełnomocnik będzie mógł założyć konto podatnika w KSeF i udzielać dalszych pełnomocnictw?
Jeżeli przedstawiciel danego przedmiotu odpowiednio się przygotuje i uwierzytelni, to jak najbardziej będzie mógł działać w imieniu podmiotu zagranicznego, który w Polsce nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.
Czy faktury w PDF dostarczone do konsumentów lub nabywców są równoważne (w rozumieniu prawnym/księgowym) z e-Fakturami KSeF?
PDF jest tylko wizualizacją e-faktury. Właściwa faktura to XML i powstaje tylko, gdy zostanie przekazana z SAP do KSeF. Sama faktura PDF bez przesłania jej do KSeF nie będzie uznawana zatem za e-Fakturę.
Co się stanie, jeśli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi, czyli niebilansującą się?
Badana jest jedynie poprawność struktury e-Faktury, a nie zawartość, więc taka faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF, a tym samym będzie wymagała korekty w SAP i przesłania faktury korygującej.
Chcesz wiedzieć więcej na temat nowego systemu KSeF? Sprawdź nasz kolejny wpis na blogu, gdzie rozwiewamy wszelkie wątpliwości dotyczące e-Faktur.
Możesz umówić się na prezentację naszego produktu e-Faktura SAP tutaj.
