EDI i KSeF w SAP zgodnie z nowymi obowiązkami prawnymi?
Automatyczna wymiana dokumentów między systemami ERP za pomocą EDI (Electronic Data Interchange) jest od lat fundamentem procesów logistyki i finansów w wielu dużych firmach. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusza jednak zasadnicze zmiany w tym obszarze. Nowy system oznacza konieczność przesyłania każdej faktury do centralnej platformy rządowej i uzyskania numeru identyfikacyjnego, zanim trafi ona do odbiorcy. To sprawia, że tradycyjny proces EDI musi zostać przemyślany i dostosowany do nowych wymogów. EDI i KSeF w SAP – dowiedz się o wymogach i rozwiązaniach.
W niniejszym artykule przedstawiamy, jak skutecznie połączyć automatyzm interfejsów EDI z nową architekturą KSeF na przykładzie wdrożenia w systemie SAP. Omawiamy problemy, scenariusze integracji oraz najlepsze praktyki, które pozwalają uniknąć ryzyk operacyjnych.
Klasyczny scenariusz EDI przed KSeF
Przed wprowadzeniem KSeF wiele firm opierało proces wymiany faktur na bezpośrednim przesyłaniu dokumentów przez interfejsy EDI. Faktura była generowana w systemie ERP (np. SAP SD), a następnie automatycznie konwertowana do formatu EDI (np. EDIFACT, XML, CSV) i przesyłana do kontrahenta.
Proces był szybki, zautomatyzowany i nie wymagał dodatkowej interwencji. Kontrahenci odbierali dokumenty od razu, co sprzyjało płynności obiegu i skracaniu cyklu należności.
EDI i KSeF. Wymogi KSeF a przerwanie klasycznego EDI
Nowe regulacje prawne dotyczące KSeF nakazują, aby każda faktura została wysłana do centralnej platformy rządowej, gdzie zostanie zweryfikowana i opatrzona identyfikatorem KSeF. Dopiero taka faktura może być uznana za wystawioną w sensie prawnym.
To oznacza, że:
- nie powinno się już przesyłać faktur bezpośrednio do kontrahenta przez EDI przed nadaniem fakturze numeru KSeF,
- proces generowania wiadomości EDI / IDoc i wysyłki musi uwzględniać moment przetworzenia faktury przez KSeF,
- potrzebne jest uwzględnienie wpływu zastosowania trybu offline KSeF na wysyłkę EDI z SAP.
Rozwiązanie HAERGI: wstrzymywanie EDI do czasu zatwierdzenia faktury
Aby zachować automatyzm EDI i jednocześnie zapewnić zgodność z przepisami, HAERGI wdrożyło mechanizm opóźnionej wysyłki EDI:
- Faktura generowana jest w SAP SD i zapisywana jako dokument sprzedaży,
- Dokument trafia do transakcji wysyłki do KSeF i jest przesyłany do systemu rządowego,
- Po uzyskaniu numeru KSeF, dokument jest oznaczany jako gotowy do dalszego przetwarzania,
- Dopiero wtedy interfejs EDI zostaje aktywowany i wysyła dokument do kontrahenta wraz z numerem KSeF.
Mechanizm ten pozwala zachować całkowitą automatyzację procesu przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z KSeF.
Techniczne aspekty integracji EDI i KSeF
Rozwiązanie HAERGI zakłada wykorzystanie elastycznego podejścia w konfiguracji interfejsu EDI:
- do pakietów EDI dodawane jest nowe pole zawierające numer faktury z KSeF,
- wysyłka przez EDI jest blokowana do momentu pozytywnej walidacji przez KSeF,
- interfejs EDI nie wymaga zmian w strukturze, ponieważ numer KSeF jest umieszczany w polach opcjonalnych.
EDI i KSeF:Scenariusze brzegowe i dobre praktyki
Wdrożenie wymaga zwrócenia uwagi na kilka istotnych elementów:
- Duplikaty numerów: system KSeF odrzuca faktury z takim samym numerem dokumentu,
- Zróżnicowanie wymagań: niektórzy odbiorcy nadal oczekują faktur tradycyjnym kanałem, nawet po wdrożeniu KSeF,
- Zewnętrzne systemy magazynowe: wymagają synchronizacji momentu kompletacji zamówienia z faktem wysyłki dokumentu do KSeF.
Dobre praktyki:
- monitorowanie statusu KSeF i automatyczne powiadamianie o odrzuceniu,
- regularne testy środowiska demo przed aktualizacjami SAP,
- logowanie procesu EDI i wysyłek do KSeF w osobnych logach,
- dokumentacja procesu i przeszkolenie zespołu IT oraz księgowego.
Jak nowy proces EDI wygląda z perspektywy użytkownika?
Z punktu widzenia użytkownika SAP:
- dokument sprzedaży tworzy się standardowo w module SD (bez zmian),
- wymiana z KSeF odbywa się w tle lub interaktywnie (w zależności od konfiguracji),
- po przyjęciu do KSeF dokument otrzymuje numer KSeF i jest wysyłany przez EDI,
- historia procesu i logi są dostępne w dedykowanej transakcji monitorującej.
Dzięki temu nie ma potrzeby angażowania użytkownika w nowy etap operacyjny.
EDI i KSeF: spójny proces, mniejsze ryzyko, zgodność z przepisami
Zintegrowanie EDI z KSeF w systemie SAP pozwala zachować efektywność i automatyzm procesu fakturowania przy jednoczesnym respektowaniu nowych wymogów prawnych.
Rozwiązanie HAERGI zapewnia niezależność, możliwość samodzielnej diagnozy oraz kontrolę nad każdym etapem. To podejście pozwala nie tylko uniknąć ryzyk, ale również uzyskać pewność, że nasi partnerzy biznesowi otrzymują faktury zgodnie z przepisami.