Czy Twoja organizacja jest gotowa na obowiązkowe e-fakturowanie z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Jeśli korzystasz z SAP, wdrożenie odpowiedniego rozwiązania integracyjnego staje się nie tylko opcją, ale wręcz koniecznością.
W tym artykule przedstawiamy kompleksowy przegląd integracji SAP z KSeF, oparty na rozmowach i analizach przeprowadzonych przez firmę Haergi z dużymi podmiotami przygotowującymi się do nadchodzących zmian.
Spis treści:
- KSeF 2025 – aktualny stan prawny i techniczny
- Integracja SAP z KSeF – podejście Haergi
- Procesy wysyłki i odbioru faktur
- Automatyzacja, workflow i kokpit KSeF w SAP
- Integracja SAP z systemami zewnętrznymi i EDI
- Bezpieczeństwo, obsługa błędów i aktualizacje
- Nowości w FA(3): załączniki i tryb offline
- Wnioski i rekomendacje
KSeF 2025 – aktualny stan prawny i techniczny
Na dzień publikacji artykułu, w obiegu znajdują się dwie wersje schemy KSeF: FA(2) oraz FA(3), która jest w fazie przygotowań. Choć FA(3) nie wprowadza znaczących zmian w strukturze XML, warto śledzić jej rozwój, zwłaszcza w kontekście jednostek publicznych oraz możliwości dołączania załączników XML do faktur i projektowanego trybu offline.
Kluczowe daty i informacje:
- FA(3): Wersja w opiniowaniu, przewidywane wejście w życie: jesień 2025 (możliwe przesunięcia).
- Tryb offline: Zapowiadany, ale wciąż bez finalnych specyfikacji i przepisów.
- Kod QR w fakturach offline: Oczekujemy na wytyczne od Ministerstwa Finansów.
Integracja SAP z KSeF – podejście firmy Haergi
Firma Haergi opracowała rozwiązanie integrujące KSeF z SAP, które nie wymaga instalacji zewnętrznych komponentów ani dodatkowych serwerów. To kluczowa zaleta, ponieważ całe rozwiązanie funkcjonuje w ramach istniejącego środowiska SAP, co upraszcza administrację, ogranicza koszty i eliminuje konieczność korzystania z chmury.
Główne cechy architektury:
- Technologia: Rozwiązanie oparte w 100% na otwartym kodzie SAP ABAP.
- Integracja z API: Pełna i całkowicie wbudowana w platformę SAP – brak potrzeby korzystania z aplikacji desktopowych.
- Wsparcie wielu jednostek: Centralny moduł obsługuje wiele spółek, zarówno w trybie automatycznym, jak i z zatwierdzeniami.
- Zgodność: Rozwiązanie jest zgodne z aktualnymi wymogami KSeF i już dziś gotowe na nadchodzące zmiany (FA(3), offline24).
- API dla programów fakturujących: Autorskie API umożliwia wymianę danych z programami, które już działają w organizacji (jeden punkt kontaktu z KSeF).
Procesy wysyłki i odbioru faktur
Wysyłka faktur z SAP do KSeF
Proces rozpoczyna się w momencie wystawienia faktury w SAP lub programie finansowo-księgowym. Faktura może być:
- Wysłana automatycznie natychmiast – np. w tle, tuż po jej wystawieniu.
- Wysłana automatycznie o określonym czasie – np. co 15/30 minut.
- Wysłana interaktywnie – użytkownik zatwierdza wysyłkę z poziomu kokpitu.
Odbiór faktur przychodzących
Rozwiązanie Haergi obsługuje również odbiór faktur zakupowych, które są pobierane z KSeF i mogą zostać:
- Przesłane do opisania – np. uruchomienie workflow akceptacji.
- Wstępnie zaksięgowane – z możliwością opisu i akceptacji.
- W pełni zaksięgowane – na podstawie zdefiniowanych reguł lub po zatwierdzeniu przez użytkownika.
Integracja z EDI
W przypadku firm korzystających z EDI, system umożliwia opóźnienie wysyłki dokumentu przez EDI do momentu otrzymania numeru KSeF, co zapewnia spójność procesów i unika sytuacji wysłania faktury przez EDI, zanim trafi ona do prawnego obiegu w systemie KSeF.
Automatyzacja, workflow i kokpit KSeF w SAP
Jedną z największych zalet rozwiązania Haergi jest pełna automatyzacja procesów księgowych oraz wsparcie procesów opisu i akceptacji faktur, bez wychodzenia dokumentów poza SAP.
Automatyzacja:
- Zadania cykliczne – oprogramowanie automatycznie wysyła i pobiera faktury w tle.
- Reguły przypisania właścicieli – na podstawie danych z faktury (NIP, typ, kwota).
- Dekretacja – automatyczne księgowanie powtarzalnych dokumentów.
Workflow i powiadomienia:
- Wielopoziomowa akceptacja – zależna od kwoty, typu faktury, spółki itp.
- E-mailowe notyfikacje – nowa faktura, błąd, zadanie do wykonania.
Rozbudowany kokpit KSeF w SAP:
- Przypisywanie niestandardowych statusów (np. „do weryfikacji / w akceptacji”).
- Podgląd szczegółowych logów użytkowników dotyczących każdej operacji w KSeF.
- Dynamiczne konfigurowanie widocznych kolumn i filtrów w raportach.
- Możliwość przeglądania dokumentów przez dedykowany frontend z poziomu przeglądarki.
Integracja SAP z systemami zewnętrznymi i EDI
Wielu dużych organizacjach korzysta z rozproszonych środowisk IT, gdzie dane sprzedażowe i zakupowe pochodzą z różnych systemów. Rozwiązanie Haergi uwzględnia również taką komunikację z zewnętrznymi systemami, co umożliwia integrację z starszymi wersjami programów fakturujących.
Przykładowe obsługiwane źródła danych:
- SAP SD – dane sprzedażowe.
- Soft, Martin Control – systemy wspierające sprzedaż/dystrybucję.
- ELOF, ELOE – systemy archiwizacyjne i dokumentowe.
- Autorskie systemy klienta – komunikacja przez XML, API, WebService.
Bezpieczeństwo, obsługa błędów i aktualizacje
Stabilność i zgodność z przepisami to nie tylko kwestia kodu – to również troska o bezpieczeństwo i aktualność.
Mechanizmy zabezpieczeń:
- Wbudowany system logowania i diagnostyki błędów – z czytelnymi komunikatami według standardów kodowania błędów KSeF.
- Zarządzanie certyfikatami i tokenami – bezpośrednio w systemie SAP.
- Automatyczne powiadomienia o błędach i innych zdarzeniach w KSeF.
Obsługa wyjątków:
- Import powtórny dokumentu – np. po błędzie/poprawie struktury.
- Kokpit błędów – z możliwością korekty i ponownej wysyłki.
- Powiadomienia o błędach – e-mail lub wewnętrzne komunikaty.
Nowości w FA(3): załączniki i tryb offline
Wersja FA(3), planowana na drugą połowę 2025 roku, przynosi nowe funkcjonalności:
- Załączniki XML do faktur: Możliwość dołączania danych (np. treści umów, specyfikacji rozliczeń) do faktury. Do aktywacji tej funkcji wymagana jest zgoda Ministerstwa Finansów składana przez API KSeF. Rozwiązanie Haergi jest już przygotowane do obsługi tej funkcji.
- Tryb offline: Umożliwi wystawienie faktury bez natychmiastowego połączenia z KSeF. W takim przypadku obowiązkowy jest kod QR – wciąż brak pełnych wytycznych w tym zakresie. Wsparcie dla trybu offline pojawi się po opublikowaniu finalnych specyfikacji przez Ministerstwo Finansów.
Wnioski i rekomendacje
Wdrożenie KSeF w SAP nie musi oznaczać kosztownego i skomplikowanego projektu. Odpowiednio zaprojektowane rozwiązanie, takie jak to oferowane przez Haergi, pozwala na:
- Zgodność z aktualnymi i przyszłymi wymogami KSeF (FA(2), FA(3), offline).
- Minimalizację ryzyka błędów i opóźnień oraz nadgrania rozszerzeń.
- Pełną automatyzację i integrację z workflow w SAP i poza SAP.
- Skalowalność i możliwość integracji z innymi systemami w organizacji.
Jeśli Twoja firma pracuje w SAP i planuje przejście na obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF – teraz jest najlepszy moment na rozpoczęcie wdrożenia.
Chcesz zobaczyć, jak nasze rozwiązanie KSeF działa w praktyce?
Skontaktuj się z nami i umów na prezentację systemu – pokażemy Ci, jak możemy dostosować integrację SAP do realiów Twojej organizacji.
