Czy Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmie wszystkie faktury?
Do końca 2023 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest całkowicie dobrowolne. Faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku. Jednak nie będzie to dotyczyć wszystkich faktur. Sprawdź, jakie są wyjątki.
Co to jest KSeF i kto musi z niego korzystać
KSeF to ogólnopolski system, który umożliwia odbieranie i wysyłanie faktur elektronicznych. Opiera się on na fakturach ustrukturyzowanych w formacie xml, który musi być zgodny z logiczną strukturą e-Faktury.
Takie faktury można wystawiać przez Aplikację Podatnika KSeF, która jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów. Jednak przy większej ilości dokumentów będzie to karkołomne zadanie. Dlatego o wiele lepiej skorzystać na przykład z systemu ERP SAP i zautomatyzować wysyłkę takich faktur.
Co ciekawe, jeśli przyjmujesz w firmie faktury ustrukturyzowane, to nie musisz niczego drukować. Za ich archiwizację odpowiadają twórcy systemu KSeF. Dlatego po wystawieniu i wysłaniu faktury za pośrednictwem KSeF nie ma już możliwości ingerencji w jej treść. Ewentualne zmiany są możliwe wyłącznie przez wystawienie faktury korygującej.
Wszystkie przedsiębiorstwa, które prowadzą sprzedaż B2B będą musiały korzystać z KSeF. Nie ma przy tym znaczenia, czy są czynnymi podatnikami VAT, czy też nie. Jednak status podatnika VAT wpłynie na termin, od którego wysyłka faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowa.
Od kiedy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy
Termin wprowadzenia KSeF był już przesuwany. Pierwotnie cały ten system miał obowiązywać od 2023 roku. Jednak obecnie przewiduje się 2 terminy obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur:
- 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT,
- 1 stycznia 2025 roku dla podatników podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionych z VAT.
Wydaje się, że to sporo czasu. Musisz jednak pamiętać, że na uruchomienie KSeF w SAP trzeba przeznaczyć od 3 do 4 tygodni. Ten czas jest potrzebny na ustalenie źródła danych, przygotowanie odpowiedniego kodu i przetestowanie poprawności wysyłki. Dlatego nie warto odkładać tego procesu na ostatnią chwilę.
Kiedy wystawienie faktury w ramach KSeF nie będzie wymagane
Wbrew wcześniejszym informacjom płynącym z Ministerstwa Finansów nie w każdym przypadku wystąpi obowiązek wystawiania faktur w KSeF. System ten nie będzie obejmować:
- faktur wystawionych w procedurze OSS,
- faktur wystawionych w procedurze IOSS,
- faktur konsumenckich (wszystkie faktury B2C),
- biletów, które są uznawane za faktury (np. bilety na płatnych autostradach).
Ze względu na powyższe wyłączenia na początku może być łatwo o pomyłkę. Receptą na to jest określenie w firmie jasnych wytycznych dotyczących tego, kiedy należy wystawić fakturę poza KSeF. Jak widać zmiana sposobu fakturowania to proces, który może zaskoczyć niejeden zespół.
Wydaje się, że w Ministerstwie Finansów też zdają sobie z tego sprawę. Już teraz płyną stamtąd zachęty do wcześniejszego korzystania z systemu KSeF. Dzięki temu przestawienie się na nową formę faktury będzie zdecydowanie bardziej płynne.
Wprowadzenie do swojej firmy narzędzia do obsługi systemu KSeF to z pewnością udana inwestycja. Korzystając z naszej oferty i narzędzia E-Faktury w przyjemny i prosty sposób wprowadzisz swoją firmę do świata cyfrowego w niecały miesiąc z pomocą ekspertów HAERGI.
