Już niedługo najwięksi podatnicy będą musieli przygotować się na rewolucję w raportowaniu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Choć ustawodawca przewidział czas na wdrożenie zmian, to już teraz warto wiedzieć, co czeka Twoją firmę w najbliższej przyszłości. JPK nowe wymagania.

JPK_ST_KR to nie tylko kolejny plik do wygenerowania. Trzeba zweryfikować, czy ewidencja środków trwałych zawiera wszystkie informacje potrzebne do przygotowania tego pliku . Sprawdź, na czym polegają nowe obowiązki, jak przygotować się do ich wdrożenia i co zrobić, by nie dać się zaskoczyć, gdy czas na raportowanie wreszcie nadejdzie.

Od kiedy nowe obowiązki przy ewidencji środków trwałych

1 stycznia 2025 roku wprowadzono dodatkowe obowiązki raportowania dotyczące zarówno środków trwałych, jak i wartości niematerialnych oraz prawnych dla podatników prowadzących pełną księgowość.

Jednak za 2025 r. przewidziano czasowe zwolnienie z raportowania, aby umożliwić firmom adaptację systemów finansowo-księgowych do nowych wymogów. Taką możliwość daje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnienia z obowiązku przesyłania części ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

To rozporządzenie zwalnia podatników z obowiązku przesyłania części ksiąg rachunkowych dotyczących środków trwałych oraz WNiP, czyli pliku JPK_ST_KR, za rok podatkowy, który rozpoczyna się po 31 grudnia 2024 roku, a kończy przed dniem 1 stycznia 2026 roku.

Oznacza to, że pierwsze przekazanie pliku JPK ST nastąpi dopiero za rok podatkowy 2026, czyli na początku 2027 roku. Nowy plik JPK-ST-KR musi być generowany w formacie XML i przekazywany za każdy rok obrotowy do Ministerstwa Finansów w terminie 3 miesięcy od jego zakończenia.

Każdy podatnik CIT powinien dobrze wykorzystać czas, który został do pierwszej, obowiązkowej wysyłki pliku JPK ST, bo wszystko wskazuje, że nie będzie kolejnego przesunięcia terminu obowiązywania tych przepisów.

Ważne informacje dotyczące struktury JPK_ST_KR

Raportowanie poprzez pliki JPK_ST_KR obejmuje następujące dane:

• rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie lub wykreślenie,
• numer inwentarzowy środka trwałego,
• datę nabycia lub wytworzenia,
• datę wykreślenia z ewidencji,
• dane dotyczące amortyzacji.

Określenie rodzaju dowodu, który potwierdza nabycie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, musi być zgodne ze słownikiem podanym w schemacie pliku JPK. Zgodnie z objaśnieniami sposób nabycia należy oznaczyć jedną z poniższych liter:

• N (wkład niepieniężny),
• D (umowa darowizny),
• S (umowa sprzedaży),
• W (wytworzenie),
• F (faktura VAT),
• I (inne).

Konieczne będzie też wprowadzenie informacji o częstotliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Tutaj należy zastosować jedną z poniższych liter:

• J (jednorazowa),
• X (brak odpisu),
• M (miesięczna),
• S (sezonowa),
• K (kwartalna),
• R (roczna),
• I (inna).

Nieuzupełnienie tych danych spowoduje brak możliwości wygenerowania poprawnego pliku JPK_ST_KR.

4 kroki do wdrożenia obowiązku przesyłania JPK ST

Tylko 4 kroki dzielą Cię od skutecznego wdrożenia obowiązków związanych z raportowaniem zawartości ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych:

• aktualizacja oprogramowania finansowo-księgowego,
• audyt ewidencji środków trwałych,
• szkolenie pracowników,
• test pliku JPK_ST_KR.

Pierwszym z kroków jest zaktualizowanie oprogramowania w ten sposób, żeby umożliwiało generowanie plików JPK_ST_KR w wymaganym formacie XML zgodnym ze strukturą XSD opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.

Struktura XSD to schemat, który mówi o trzech rzeczach. Po pierwsze, jakie pola muszą znaleźć się w pliku XML. Po drugie, w jakim formacie mają być zapisane dane w tych polach. Może to być przykładowo tekst, liczba albo data. I po trzecie, które pola trzeba obowiązkowo wypełnić danymi, a które pola można pominąć.

Drugim z kroków jest przeprowadzenie audytu aktualnej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ma to na celu sprawdzenie, czy zawiera ona wszystkie nowo wymagane pola, takie jak np. numer dokumentu OT, data nabycia czy numer faktury sprzedażowej środka trwałego powiązanej z KSeF.

Warto zwrócić uwagę, że jeśli firma nie ma w tym obszarze zautomatyzowanej integracji z KSeF, to konieczne będzie ręczne wprowadzanie numerów faktur dokumentujących sprzedaż środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych do ewidencji. A to zwiększa ryzyko pomyłek.

Trzecim krokiem jest przeszkolenie pracowników w zakresie nowych danych, które trzeba raportować w plikach JPK. Powinno to obejmować zarówno obsługę zaktualizowanego oprogramowania SAP, jak i ustalone procedury związane z wpisywaniem niezbędnych danych do ewidencji księgowej.

Czwartym i ostaniem krokiem powinien być test systemu. W tym celu warto przygotować testowy plik JPK_ST_KR, a następnie przeprowadzić jego walidację. Umożliwi to wykrycie i skorygowanie ewentualnych niezgodności w danych i procesach. I to jeszcze przed wysłaniem tego pliku na serwer Ministerstwa Finansów.

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą JPK w SAP . Rozwiązanie, które umożliwia pełną obsługę nowego obowiązku raportowania JPK CIT (JPK_KR_PD) i JPK_ST_KR bezpośrednio w SAP. Dzięki temu Twoja firma może generować, walidować i archiwizować pliki zgodnie z najnowszymi wymaganiami Ministerstwa Finansów – szybko, bezpiecznie i bez dodatkowych nakładów na zewnętrzne systemy.