Obowiązkowy KSeF a faktura korygująca
Pomyłki są rzeczą ludzką. Najważniejsze, żeby je poprawić. Nie inaczej jest z fakturami. W razie omyłki można wystawić fakturę korygującą. Taka opcja jest też możliwa w przypadku wystawienia faktury w KSeF.
Przypadki, w których można wystawić korektę e-faktury
Korygowanie e-faktury nie różni się zbytnio od korygowania zwykłych faktur. Fakturę korygującą możesz wystawić między innymi wtedy, gdy nastąpiła pomyłka w cenie, stawce lub kwocie podatku albo w jakiejkolwiek innej pozycji na fakturze.
Taką fakturę wystawisz również w przypadku obniżki ceny w postaci rabatu już po sprzedaży towaru lub usługi. Może to wystąpić wtedy, gdy udzielasz swojemu kontrahentowi rabatu zależnego od wielkości obrotów w danym okresie. Fakturę korygującą powinieneś wystawić również wtedy, gdy klient zwrócił towar, a Ty taki zwrot przyjąłeś.
Na korekcie faktury w systemie KSeF nie możesz korygować numeru NIP. Podanie złego numeru NIP spowoduje, że taka faktura trafi do kontrahenta, który posługuje się takim numerem. W przypadku stwierdzenia pomyłki w numerze NIP musisz skorygować taką fakturę do zera, po czym wystawić nową fakturę na poprawne dane.
W systemie KSeF nie można wystawiać not korygujących. Poza KSeF są one stosowane do korygowania niektórych elementów opisowych faktury, które nie wpływają na wysokość podatku VAT do zapłaty. Mogą to być pomyłki związane ze złym adresem, błędną datą sprzedaży, odbioru lub niewłaściwym terminem płatności, a także zła nazwa towaru lub usługi. Prawo do wystawienia noty korygującej poza systemem KSeF ma również nabywca. Będzie tak do czasu, gdy KSeF nie stanie się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów.
Korzystanie z systemu KSeF nie pozbawia Cię możliwości skorygowania tych danych. Jednak zamiast użyć noty korygującej będziesz musiał wystawić fakturę korygującą, co wymaga nieco więcej pracy.
Faktura ustrukturyzowana a korekta podatku VAT
System KSeF ma uprościć wystawianie korekt zmniejszających wartość podatku należnego. Taka sytuacja występuje m.in. wtedy, gdy zmniejsza się ogólna wartość faktury, a co za tym idzie, również podatek VAT. W takim wypadku przepisy obligują wystawcę faktury do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą warunków, na jakich nastąpiło obniżenie należnego podatku VAT.
W przypadku faktur korygujących wystawionych w ramach KSeF nie będzie już obowiązku posiadania potwierdzenia od nabywcy. Jest tak dlatego, że potwierdzenie dostarczenia korekty do nabywcy będzie zapewniał Krajowy System e-Faktur. W tym wypadku podatnik będzie miał prawo do obniżenia podatku należnego za okres rozliczeniowy, w którym została wystawiona faktura korygująca.
Jak wygląda proces wystawiania faktury korygującej w KSeF?
Faktura korygująca musi zawierać te same dane, co faktura pierwotna. W przypadku korekt wystawianych przez KSeF oprócz numeru faktury pierwotnej musisz także podać numer referencyjny KSeF faktury ustrukturyzowanej. Z tego względu musisz zadbać o właściwe przechowywanie numerów KSeF, bo jeśli korzystasz z rządowej aplikacji do wystawiania faktur, to numer ten nie pojawi się na wydruku faktury.
Faktura korygująca musi zawierać te same pozycje, co faktura pierwotna. Oczywiście te, które były błędne, należy sprostować. Polega to na wprowadzeniu w polu „po korekcie” prawidłowych wartości. System KSeF przed wysłaniem sprawdza poprawność wystawionych faktur, w tym także faktur korygujących. Jeśli taka faktura nie będzie spełniać kryteriów ustalonych przez twórców systemu, to system po prostu nie dopuści do jej wysyłki.
Pewien wyjątek przy wystawianiu faktur korygujących stanowi awaria KSeF. W tym wypadku faktura korygująca musi trafić do systemu w ciągu 7 dni roboczych od momentu, w którym zakończy się awaria systemu. Innym wyjątkiem są faktury wystawione w trybie offline. Takie faktury trzeba wprowadzić do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po ich wystawieniu.
Faktura korygująca powinna zawierać własny unikalny numer oraz datę wystawienia, która w przypadku korekty „in minus” będzie miała wpływ na okres rozliczeniowy, w którym będzie można pomniejszyć podatek VAT.
Co ważne, system KSeF nie limituje liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży. Jeśli zauważysz błąd, to możesz śmiało ponownie wystawić fakturę korygującą.
Jeśli chcesz wysyłać do KSeF prawidłowo wypełnione faktury to zobacz nasz produkt E-Faktura, który możemy w pełni spersonalizować dla Twojej firmy, jest on na bieżąco aktualizowany pod względem wytycznych z Ministerstwa, także nie musisz się o nic martwić. Masz więcej pytań? Skontaktuj się z nami, a postaramy się odpowiedzieć na nie wszystkie!
