Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur w formacie XML zgodnym ze zdefiniowaną strukturą logiczną. System powstał jako element cyfryzacji rozliczeń podatkowych, mając na celu ułatwienie fakturowania dla firm oraz uszczelnienie systemu podatku VAT.
Poniżej znajduje się szczegółowa chronologia rozwoju KSeF, kluczowe zmiany legislacyjne, aktualny i planowany harmonogram wdrożeń, najważniejsze wyzwania oraz funkcjonalności systemu – obecne i planowane. Wszystko w oparciu o oficjalne informacje dostępne w serwisie podatki.gov.pl oraz komunikaty Ministerstwa Finansów.
Krajowy System e-Faktur – chronologia rozwoju
Geneza pomysłu i faza pilotażowa
Pomysł stworzenia KSeF pojawił się w 2021 r. w ramach prac nad pakietem SLIM VAT 2. Ministerstwo Finansów, analizując doświadczenia innych państw, takich jak Włochy, Hiszpania czy Portugalia, zdecydowało się na wdrożenie ogólnopolskiego systemu e-faktur.
W czerwcu 2021 r. zakończono konsultacje publiczne projektu ustawy wdrażającej KSeF. Już od października 2021 r. ruszył program pilotażowy z udziałem wybranych podatników, który trwał do końca tego roku. Pozwoliło to przetestować działanie systemu przed jego otwarciem dla wszystkich zainteresowanych.
Start dobrowolnego KSeF
Na początku 2022 r., na mocy nowelizacji ustawy o VAT, KSeF został udostępniony podatnikom w trybie dobrowolnym. Oznaczało to możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych równolegle z dotychczas stosowanymi formami (papierowymi lub PDF). Dla zachęty wprowadzono m.in. możliwość skrócenia terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni dla przedsiębiorców korzystających z KSeF.
Zmiany legislacyjne w procesie wdrażania KSeF
Aby umożliwić korzystanie z systemu, konieczne było stworzenie odpowiednich ram prawnych. W październiku 2021 r. nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła definicję faktury ustrukturyzowanej i określiła zasady działania systemu.
Kolejnym krokiem było uzyskanie zgody Rady UE na odstępstwo od unijnej dyrektywy VAT, co umożliwiło Polsce wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania jeszcze przed pojawieniem się ogólnounijnego rozwiązania. Zgoda ta została wydana 17 czerwca 2022 r.
Na tej podstawie w czerwcu 2023 r. uchwalono przepisy wprowadzające obowiązek korzystania z KSeF, pierwotnie planowany na połowę 2024 r. Jednak po analizie stanu przygotowań i wnioskach z przeprowadzonego audytu IT, w styczniu 2024 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie tego terminu.
Aktualna podstawa prawna dla KSeF to ustawa nowelizująca ustawę o VAT z czerwca 2024 r., która formalnie odroczyła termin wdrożenia obowiązku.
Harmonogram wdrożenia KSeF – od planów do rzeczywistości
Początkowy harmonogram zakładał:
- 1 lipca 2024 r. – obowiązek dla dużych i średnich przedsiębiorców,
- 1 stycznia 2025 r. – obowiązek dla podatników zwolnionych z VAT.
Jednak po audycie oraz konsultacjach z przedsiębiorcami MF zdecydowało się na zmianę tego planu. Aktualny harmonogram przewiduje:
- 1 lutego 2026 r. – start obowiązkowego KSeF dla dużych przedsiębiorstw (obrót powyżej 200 mln zł),
- 1 kwietnia 2026 r. – objęcie obowiązkiem pozostałych podatników,
- 1 stycznia 2027 r. – dodatkowy czas dla mikrofirm wykluczonych cyfrowo.
Ostateczne terminy mogą jeszcze podlegać aktualizacji – zaleca się bieżące śledzenie komunikatów Ministerstwa Finansów w zakładce Aktualności KSeF.
Krajowy System e-Faktur – wyzwania i kontrowersje
Wdrożenie KSeF okazało się bardziej skomplikowane, niż pierwotnie zakładano. W styczniu 2024 r. zdiagnozowano problemy z wydajnością i stabilnością systemu. Podjęto decyzję o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu IT, który potwierdził konieczność wprowadzenia poprawek i dopracowania infrastruktury.
Jednym z największych wyzwań było dostosowanie się rynku i dostawców oprogramowania do nowych wymagań, a także odpowiednie przeszkolenie przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów zorganizowało cykl konsultacji „Konsultujemy KSeF”, podczas których omawiano zgłaszane uwagi, w tym:
- brak gotowości części podatników,
- niejasności co do numeracji faktur,
- procedury w sytuacji awarii KSeF,
- obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu (ostatecznie MF zapowiedziało jego przesunięcie na sierpień 2026 r.).
Pojawiły się również pytania o faktury konsumenckie (B2C). W planach jest wprowadzenie dla nich możliwości (a nie obowiązku) wystawiania przez KSeF.
KSeF 2.0 – planowane zmiany i nowe funkcjonalności
Wraz z przesunięciem obowiązkowego terminu MF zapowiedziało wdrożenie nowej wersji systemu, określanej jako KSeF 2.0. W jej ramach:
- w połowie 2025 r. zostanie opublikowana finalna struktura faktury w wersji FA(3),
- udostępnione będzie nowe API KSeF 2.0 w środowiskach testowych,
- planowane są otwarte testy integracyjne dla producentów oprogramowania i podatników,
- powstanie nowa aplikacja dla podatników z uproszczonym interfejsem i rozszerzoną funkcjonalnością.
Rozważane są także ułatwienia dla JST, przedsiębiorców działających w rolnictwie (faktury VAT RR) oraz mikroprzedsiębiorców. Ministerstwo zapewnia, że system ma być dostosowany do potrzeb różnych grup podatników i zapewnić komfortową obsługę faktur.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to projekt o strategicznym znaczeniu dla polskiej gospodarki. Wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania ma przynieść korzyści w postaci automatyzacji procesów, uszczelnienia VAT oraz poprawy bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.
Jednocześnie, ze względu na skalę projektu i napotkane problemy, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przesunięcie terminu wdrożenia oraz wprowadzenie dodatkowych ułatwień, takich jak etapowe wdrażanie, tryb offline24 czy odsunięcie w czasie niektórych wymogów formalnych.
Najświeższe informacje dotyczące wdrożenia KSeF można śledzić w serwisie podatki.gov.pl w sekcji KSeF.
