Prezentujemy najczęściej zadawane pytania dotyczące nowego systemu fakturowania KSeF w SAP. Mamy nadzieję, że przygotowane przez nas odpowiedzi rozwieją wszelkie wątpliwości nowych użytkowników systemu i pomogą w zaznajomieniu z procesem wysyłki i odbioru efaktur w SAP.
Czy UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) zostanie udostępnione w wersji graficznej, a jeśli tak to kiedy?
UPO w wersji graficznej to wizualizacja dokumentu XML. Już teraz istnieje możliwość wizualizacji UPO bezpośrednio w systemie Ministerstwa Finansów.
Która data stanowi podstawę powstania obowiązku podatkowego? Czy jest to data wystawienia faktury w systemie dostawcy, czy też data wysłania jej do KSeF?
W przypadku, gdy faktura rodzi obowiązek podatkowy (np. w przypadku najmu), powstaje on w terminie wysłania jej do KSeF. Może zdarzyć się także tak, że w polu “data” wartość jest inna, bo np. przygotowaliśmy e-fakturę dzisiaj, ale wysłaliśmy jutro – jednak jeśli mieścimy się w terminie wystawienia, to data wystawienia będzie taka, jak data przesłania jej do KSeF.
Jeśli nadam uprawnienia pracownikowi w aplikacji udostępnionej przez MF, to czy i tak muszę przesłać ZAW-FA?
To są dwa alternatywne sposoby nadawania uprawnień.
Jeśli nadaliśmy uprawnienia za pomocą aplikacji Ministerstwa Finansów, to już nie musimy składać zawiadomienia ZAW-FA. Musimy to zrobić tylko w sytuacji, w której przedsiębiorca, niebędący osobą fizyczną, nie posiada pieczęci kwalifikowanej, aby móc się zalogować i uwierzytelnić w aplikacji. Wówczas powinien on wyznaczyć takiego reprezentanta, który zaloguje się do aplikacji i będzie mógł wystawiać E-faktury oraz wykonywać inne czynności.
Jeżeli muszę zmienić nazwę produktu, ale cena jest taka sama, to czy muszę zrobić to przez system KSeF?
Jeżeli wystawiliśmy fakturę pierwotną w Krajowym Systemie e-Faktur, to korektę również musimy tam wykonać. Natomiast, jeżeli wystawiliśmy fakturę papierową i chcemy ją skorygować w KSeF w wersji fakultatywnej, to niestety nie będziemy mieć takiej możliwości.
W jaki sposób będzie można przesłać fakturę osobie fizycznej?
W systemie będzie możliwość pobierania faktur wystawionych, zatem osoba fizyczna będzie mogła ją wyszukać. Istnieje także inny sposób — fakturę możemy przekazać w formie zwizualizowanej, czyli tradycyjnie. Warto zaznaczyć, że ze względu na ustawę o ochronie danych osobowych nie ma możliwości przechowywania numerów PESEL w systemie KSeF, w związku z czym nie ma możliwości udostępniania faktur osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej.
Jak wygląda przechowywanie faktur w systemie?
E-faktury będą przechowywane przez 10 lat — zgodnie z zapisem w ustawie. W związku z tym, po upływie tego okresu, przedsiębiorca powinien pobrać swoje faktury, jeśli chce przechowywać je we własnym zakresie.
Czy mogę przesłać fakturę klientowi, zanim prześlę dokument do systemu KSeF?
Taka faktura będzie wystawiona podwójnie. Zatem musi zostać zachowana pewna chronologia. Jeżeli chcemy przekazać fakturę klientowi w sposób z nim uzgodniony i jednocześnie chcemy, żeby została wystawiona w systemie, to w pierwszej kolejności powinna zostać wystawiona w KSeF, a dopiero później zwizualizowana i przesłana nabywcy.
Jeżeli najpierw przekażemy fakturę nabywcy, a dopiero potem wprowadzimy ją do systemu, to zostanie ona wystawiona podwójnie.
Czy będzie możliwość korzystania z KSeF za pośrednictwem obecnie stosowanego programu księgowego SAP?
Tak, nasze oprogramowanie zapewnia współpracę z KSeF dotyczącą wysyłki i odbioru e-Faktury z KSeF do SAP.
Jak przekazać fakturę nabywcy w przypadku np. problemów z Internetem?
Jeśli pojawią się problemy techniczne, to najłatwiej przekazać fakturę klientowi po tym, gdy odzyskamy dostęp do Internetu. W pierwszej kolejności faktura powinna zostać wystawiona w KSeF, a dopiero potem przesłana do klienta.
Jeśli wystawię fakturę poza systemem KSeF, to jak mogę dokonać korekty tej faktury?
Korektę faktur w systemie KSeF możemy wykonać tylko wtedy, gdy faktura również została w nim złożona. Korekty faktur w wersji papierowej dokonujemy na papierze.
Gdy faktura zostanie wystawiona bez numeru PESEL nabywcy, to jak zautoryzuje się taki użytkownik w systemie?
System nie przetwarza numerów PESEL, dlatego struktura nie przewiduje takiego elementu. Natomiast nadal istnieje anonimowy dostęp do takiej faktury poprzez stronę WWW Ministerstwa Finansów.
Jak masowo przesłać faktury do systemu?
Istnieją dwa rodzaje sesji — interaktywna i wsadowa. Sesja interaktywna dedykowana jest wysyłce faktur pojedynczych, a sesja wsadowa do wysyłki paczek faktur. Istotna różnica jest taka, że jeden błąd w sesji wsadowej anuluje wysyłkę wszystkich faktur z paczki.
Czy w przypadku braku zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych można wysłać odbiorcy fakturę w swoim układzie?
Tak, jest taka możliwość. Układ, który został udostępniony w KSeF, jest tylko wersją przykładową dla użytkowników, jeżeli jednak użytkownik będzie chciał zastosować swój styl wizualizacji faktury, to istnieje taka możliwość.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Przejdź na stronę dedykowaną e-fakturze w SAP! Dzięki temu będziesz gotowy na nieuniknione zmiany w systemie fakturowania.