Choć mało osób zdaje sobie z tego sprawę, to Krajowy System e-Faktur (KSeF) niesie za sobą ogromną zmianę w sposobie wystawiania faktur. Zmianę, która znacząco wpłynie na naszą codzienną pracę z dokumentami.
Już wkrótce nie wystawisz faktury papierowej, tak jak to robisz obecnie, nikt też nie przyniesie faktury kosztowej np. ze sklepu. Już niedługo, aby wystawić fakturę będziesz potrzebował dostępu do Internetu i konta w KSeF. Jeśli wystawisz fakturę na papierze, tak jak dotychczas, będzie ona nieważna.
Od czego zacząć?
Na początek należy zawnioskować o dostęp do swojego NIP w KSeF, zrobisz to poprzez formularz ZAW-FA i wskazanie osoby upoważnionej, a właściwy Urząd Skarbowy nada dostęp do KSeF podanemu we wniosku numerowi PESEL.
Po otrzymaniu informacji e-mail nt. przetworzenia wniosku o dostęp będziesz mógł zalogować się do darmowej Aplikacji Podatnika dostępnej na stronie KSeF i jako administrator nadać uprawnienia kolejnym osobom z zespołu.
Czy potrzebny mi podpis kwalifikowany?
Po tym jak Krajowy System e-Faktur powiąże Twój numer PESEL z NIP firmy możesz użyć zarówno swojego Profilu Zaufanego, jak i podpisu kwalifikowanego w zależności od tego, który posiadasz. Profil Zaufany jest w tej sytuacji wygodniejszą opcją.
Jak dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur uzyska program księgowy?
Po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika w Krajowym Systemie e-Faktur możesz utworzyć stały token (specjalny klucz) dostępowy dla swojego programu księgowego. Wpisując ten klucz będziesz mógł pobierać i wysyłać faktury do KSeF bez ograniczeń – pamiętaj, że token jest trwały i jeśli ktoś go zdobędzie, zobaczy wszystkie faktury.
Jak poradzić sobie, gdy nie mam programu księgowego?
Za pomocą Aplikacji Podatnika będziesz mógł wystawiać faktury bezpośrednio w KSeF, choć w praktyce będzie to uciążliwe, ponieważ Aplikacja Podatnika nie udostępnia wzorców, więc za każdym razem trzeba będzie wpisywać dane faktury od początku.
Co z akceptacją faktury, anulowaniem, opisywaniem i załącznikami?
W KSeF nie będzie możliwości akceptacji faktur, po prostu przyjdą pod Twój NIP wprost od firmy, która ją wystawiła. Nie będzie też załączników, możliwości opisania faktury czy jej anulowania. Dziś możemy po prostu jej nie przyjąć lub poprosić o skorygowanie. W praktyce KSeF zaakceptuje każdą, nawet błędną fakturę i będzie ją przechowywał w swoim rejestrze przez okres 10 lat.
Co w takim razie zrobić, gdy zajdzie potrzeba korekty faktury?
Wszystkie korekty muszą zostać przesłane przez KSeF. Dotyczy to też sytuacji korekty danych opisowych i dat, nie będzie już więcej możliwości not korygujących. Oznacza to też spore zmiany w programach księgowych i wpłynie na zawartość plików JPK VAT.
Dowiedz się więcej o Krajowym Systemie e-Faktur w naszych wpisach oraz skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy we wprowadzeniu KSeFu do swojej firmy.
