Migracja danych to proces przenoszenia dużej ilości danych z jednej lokalizacji do drugiej. W przypadku e-Teczki mówimy o przenoszeniu dokumentacji pracowniczej do wersji elektronicznej.
Podczas migracji do e-Teczki można przenosić dane:
- z wersji papierowej do e-Teczki;
- z wersji elektronicznej do e-Teczki;
- z jednej e-Teczki do drugiej.
Gdzie mogą być przechowywane dokumenty z e-Teczki?
- na dedykowanym serwerze plików (produkcyjnie)
- w dedykowanej chmurze (produkcyjnie)
- na lokalnym serwerze SAP (testowo)
Zaplanuj swoje działania
Odpowiedni plan i wypracowane procedury są wyznacznikiem sukcesu w wielu projektach. Dobrze skonstruowany plan sprawi, że wystartujemy odpowiednio przygotowani, będziemy mogli przewidzieć odpowiednio wcześniej wszystkie wyzwania i ewentualne błędy podczas procesu migracji oraz zakończymy projekt w wyznaczonym czasie. Zatem ważne jest, aby dobrze opracować plan migracji danych i procedury.
“Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy. “
-Brian Tracy
O co jeszcze warto zadbać podczas migracji danych?
Warto ustalić koordynatora i zespół dedykowany do procesu migracji/skanowania. Warto zadać sobie następujące pytania:
- Kto w praktyce będzie odpowiedzialny za kompleksowy proces migracji?
- Kto będzie odpowiedzialny za poszczególne etapy procesu migracji?
- Kto i do czego będzie miał uprawnienia?
- Kto będzie wspierał użytkowników podczas sytuacji kryzysowych?
- Czy każdy uczestnik zespołu ma odpowiednie narzędzia i został przeszkolony?
Warto ustalić format oraz zakres migracji, czyli wolumen danych.
Tutaj warto zadać sobie pytania:
- Ile dokumentów trzeba przenieść do e-Teczki?
- Jak długo będzie trwał proces migracji?
- Kiedy będzie przeprowadzony proces faktycznej migracji (weekend czy dzień roboczy)?
Przed rozpoczęciem skanowania trzeba przygotować i skatalogować dokumenty do migracji. Tutaj warto zadbać o rozpakowanie dokumentów, weryfikację poprawności ułożenia dokumentów, wykonanie ewentualnych korekt i identyfikację braków. Na tym etapie kluczowe są odpowiednie narzędzia, które będą wspierać proces migracji by umożliwić uniknięcie pomyłek.
Narzędzia wspierające migrację danych służą do tego, aby:
- zidentyfikować dokumenty zniszczone i uszkodzone
- zidentyfikować dokumenty związane z RODO
- wykluczyć duplikaty i puste strony
- umożliwić opisanie dokumentów
- umożliwić wygenerowanie dokumentów PDF
- umożliwić złożenie podpisu kwalifikowanego
- sprawnie przejść proces przygotowania do wdrożenia
Korzystanie z odpowiednich narzędzi do migracji danych jest jednym z kluczowych czynników sukcesu całego procesu. Nasze narzędzia, wypracowane przez doświadczonych fachowców przy współpracy z użytkownikami pomogą Twojej Firmie sprawnie przejść przez ten etap uruchomienia.
Jakiego rodzaju funkcje i narzędzia posiada nasza e-Teczka?
- Narzędzie do automatycznego rozpoznawania kodów kreskowych na zeskanowanych dokumentach i do ich automatycznego segregowania. Czyli mechanizm, który identyfikuje, kataloguje i automatycznie rozdziela dokumenty na poszczególne osoby i typy.
- Narzędzie do tworzenia gotowych plików PDF w standardzie PDF-A.
- Narzędzie do podpisania plików PDF podpisem kwalifikowanym i ich automatycznego przesyłania do systemu SAP.
Szczególny nacisk położyliśmy na pełną automatyzację procesu migracji danych papier -> skan -> PDF -> podpis -> e-Teczka.
Najczęściej zadawane pytania podczas migracji:
Kopie zapasowe w przypadku kryzysu? Czy można dla spokoju zatrzymać papierową wersję przez kilka lat?
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokumentację pracowniczą prowadzić równolegle do czasu, aż będziemy pewni, że proces migracji został zakończony. Polecamy również zaplanowanie wykonania kopii dokumentów na zewnętrznych nośnikach danych, które mogą być przechowywane latami i zajmują niewiele miejsca.
Firma zewnętrzna czy zespół wewnętrzny do migracji danych?
Na tę decyzje ma wpływ wiele czynników:
- wyznaczony budżet
- obecność dedykowanego zespołu w firmie
- kwalifikacje osób zatrudnionych w firmie
- obłożenie codzienną pracą
Pojedynczy programista lub zespół techniczny może przygotować narzędzia, ale nie poprowadzi całego projektu od samego początku. To samo można powiedzieć o roli Projekt Menadżera. Bez odpowiednio wykwalifikowanego zespołu projekt migracji znacząco się wydłuży.
Warto pamiętać, że sukces migracji rozpatrujemy pod kątem całości rozwiązania: planu, zespołu, czasu, narzędzi IT, procesów, zmiany.
Ważne jest, żeby osoby zaangażowane w proces migracji znały środowisko pracy, procedury i wiedziały, co robić w konkretnych sytuacjach.
Często firmy nie mają mocy przerobowych by przeprowadzić migrację. Potrzebny jest doświadczony partner, który przeanalizuje kwestie biznesowe, doradzi w aspektach technologicznych, przygotuje i wdroży narzędzia do migracji i będzie wspierał na każdym etapie migracji.
Dlatego przed podjęciem decyzji warto wybrać firmę, która ma doświadczenie w tym temacie i doradzi optymalne podejście. Jeśli nadal masz jakieś pytania to zapraszamy do kontaktu, służymy pomocą w digitalizacji danych w firmach.
