KSeF najnowsze zmiany – struktura logiczna FA(3)
Nowa struktura logiczna FA(3) jest odpowiedzią na postulaty przedsiębiorców. Sprawdź, jakie zmiany wprowadzono i kto może na tym skorzystać.
Czym różni się nowa struktura FA(3) od FA(2)?
W strukturze FA(3) wprowadzono zarówno nowe pola, jak i zmieniono niektóre z pól funkcjonujących w obowiązującej wersji schema FA(2). Zmiany te związane są m.in. z rozszerzeniem możliwości wskazania terminu płatności, umożliwieniem wprowadzania zagranicznych numerów rachunków bankowych, a także z możliwością wprowadzenia w danych nabywcy znacznika oznaczającego jednostkę podrzędną JST czy członka grupy VAT.
Pojawiły się też opisy doprecyzowujące kwestie korekty danych nabywcy. Nowy opis, który występuje w schemie FA(3) wyraźnie wskazuje, że korekcie nie podlega błędny numer NIP identyfikujący nabywcę lub dodatkowego nabywcę. W takich przypadkach konieczna jest korekta faktury do wartości zerowych.
W poprzedniej wersji struktury logicznej FA(2) występował zapis, mówiący że: „Korekcie nie podlegają błędne numery identyfikujące nabywcę oraz dodatkowego nabywcę.” Co prawda nawet w poprzednim schemacie nie było możliwości zmiany w KSeF numeru NIP odbiorcy faktury poprzez fakturę korygującą, ale nowy opis jest pod tym względem bardziej precyzyjny.
Szczegółowe porównanie struktur FA(2) oraz FA(3) znajdziesz na stronie rządowej.
Zmiany w KSeF dotyczące terminów płatności
Chociaż termin płatności nie jest obowiązkowym elementem faktury, to ze względów praktycznych wiele firm umieszcza go na swoich fakturach. Niestety przy wystawianiu faktur poprzez Krajowy System e-Faktur termin płatności można było podać jedynie w formie konkretnej daty.
Takie rozwiązanie nie pozwalało wskazać terminu płatności określonego np. na 14 dni od daty otrzymania faktury. Opublikowana przez Ministerstwo Finansów nowa struktura logiczna FA(3) dodaje 3 pola przeznaczone na podanie:
- ilości jednostek czasu,
- rodzaju jednostek czasu,
- zdarzenia od którego liczony jest czas.
Inną zmianą jest dodanie pól, które pozwalają na określenie formy płatności odrębnie dla każdej z płatności częściowych. Z takimi płatnościami wiąże się też zmiana typu znacznika zapłaty częściowej. Wcześniej możliwe było jedynie wybranie znacznika informującego o tym, że kwota należności wynikająca z faktury została częściowo zapłacona. Po zmianach będzie możliwość wybrania znacznika informującego o tym, że zapłacono należność w całości, jeśli faktura została zapłacona w 2 lub więcej częściach, a ostatnia płatność jest jednocześnie płatnością końcową.
Daty i numery rachunków bankowych na e-fakturze
Numer rachunku bankowego nie jest obowiązkową częścią faktury. Mimo to po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF w niektórych wypadkach nie byłoby możliwości wprowadzenia takiego numeru np. ze względu na ograniczenie w liczbie znaków. Wykorzystywanie KSeF w płatnościach na zagraniczne konta bankowe wiąże się niekiedy z koniecznością podania numerów rachunków bankowych, które zawierają też znaki specjalne.
Nowy schemat FA(3) zmienia format rachunku bankowego w taki sposób, żeby był on dopasowany do maksymalnej długości numeru bankowego występującego na świecie. Oprócz tego dozwolone jest występowanie znaków specjalnych w takim numerze.
Kolejna zmiana dotyczy dat. Zarówno w przypadku daty umowy, jak i daty zamówienia, można podać daty, które zaczynają się od 1 stycznia 1990 roku.
Nowa koncepcja funkcjonowania załącznika do faktury w KSeF
Ministerstwo Finansów wsłuchało się w głos przedsiębiorców i udostępniło możliwość dodawania załączników do e-faktur. To ukłon w stronę firm wystawiających faktury o złożonym zakresie danych. Dla takich podatników umożliwiono przesyłanie załączników do faktur bezpośrednio przez KSeF.
Należy mieć jednak na uwadze, że po wdrożeniu obowiązkowego KSeF załączniki do faktur będą mogły być wysyłane wyłącznie z wykorzystaniem API. Ministerstwo Finansów udostępniło darmowe narzędzia, które pozwalają na uzyskanie dostępu do faktur wystawionych w KSeF wraz z załącznikami, ale nie są wyposażone w funkcjonalności pozwalające na tworzenie i przesyłanie załączników do e-faktur.
W przypadku, gdy przedsiębiorca będzie chciał przesyłać załączniki do faktur za pomocą obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, to musi skorzystać z komercyjnych programów finansowo-księgowych, które oferują taką funkcjonalność.
Jeśli musisz korzystać z załączników do faktur, to warto wdrożyć ich wysyłanie przez KSeF. Skorzystaj z naszej oferty, a pomożemy Ci płynnie wdrożyć zmiany związane z przekazywaniem faktur wraz z załącznikami za pomocą oprogramowania SAP do Krajowego Systemu e-Faktur.
