Nowa struktura logiczna FA(3) a załączniki do faktur w KSeF
Możliwość przesyłania e-faktur z załącznikami będzie stanowić dodatkową funkcjonalność systemu KSeF. Pod tym względem Ministerstwo Finansów wsłuchało się w postulaty przedsiębiorców. Sprawdź, jak będzie działać to rozwiązanie.
Koncepcja funkcjonowania załącznika do e-faktury – najważniejsze informacje
Do każdej faktury wystawionej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie można dodać jeden załącznik. Pomimo tego ograniczenia jest to dość elastyczne rozwiązanie, bo w załączniku można przedstawić wiele bloków danych w postaci tabeli. Struktura takiej tabeli pozwala na umieszczenie aż 20 różnych kolumn z indywidualnymi nagłówkami.
Tabela z danymi oprócz kolumn może zawierać też wiersze wraz z podsumowaniem tabeli. Daje to możliwość uzupełniania poszczególnych wierszy, bo dane będzie się wprowadzać wiersz po wierszu. Dzięki temu można bez problemu dostosować wymiar tabeli do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.
Takie rozwiązanie szczególnie przyda się przy wysyłce faktur za dostawę takich mediów, jak energia elektryczna czy gaz. W tabeli będzie można ująć dane dotyczące zużycia mediów z podziałem na poszczególne punkty poboru. O taką możliwość zabiegały też firmy telekomunikacyjne. W tym wypadku w tabeli znajdą się szczegółowe informacje związane ze świadczonymi usługami.
Kolejną grupą firm, które skorzystają na tych zmianach są przedsiębiorstwa zajmujące się dostawą paliw. Dzięki temu możliwe będzie wystawianie zbiorczych faktur za paliwo tankowane przez całą flotę pojazdów, bo w załączniku będzie można przyporządkować zakupy do poszczególnych pojazdów.
Kto skorzysta na wystawianiu e-faktur z załącznikami
Pod względem technicznym nie ma ograniczeń w korzystaniu z załączników do faktur. Z takiej funkcjonalności mogą skorzystać nie tylko dostawcy mediów, firmy telekomunikacyjne czy dostawcy paliw. Tak naprawdę każdy, kto będzie miał obowiązek wystawiania faktur w KSeF, może do takich faktur dodać załącznik.
Należy przy tym pamiętać, że załącznik musi mieć formę tabeli, która będzie integralną częścią faktury. Zarówno faktura, jak i załącznik będą znajdować się w tym samym pliku xml. Nie przewidziano możliwości dodawania załączników w postaci plików PDF czy w formacie JPG.
Niedopuszczalne jest używanie załączników do celów marketingowych lub biznesowych. Nie można w ten sposób przesyłać informacji o charakterze handlowym, takich jak cenniki albo informacje o promocjach czy wyprzedażach. Nie jest dopuszczalne również wysyłanie w ten sposób newsletterów, zamówień, warunków gwarancji czy instrukcji obsługi. W załączniku nie mogą też pojawić się protokoły odbioru, aneksy do umów czy same umowy.
Załączniki do faktur ustrukturyzowanych – aspekty techniczne
Maksymalny rozmiar e-faktury wraz z załącznikiem to 3 MB. Jednak należy pamiętać, że ten limit odnosi się wyłącznie do faktur z załącznikiem. Dopuszczalny rozmiar faktury bez załączników wysyłanej przez KSeF nie uległ zmianie i nadal wynosi 1 MB.
Faktura z załącznikiem będzie przechowywana w KSeF przez 10 lat, dokładnie tak samo, jak faktura bez załącznika. Okres ten będzie liczony od końca roku, w którym taka faktura została wystawiona.
Ponieważ załącznik razem z fakturą stanowi jedną całość, to w przypadku błędów w załączniku konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. Taki dokument musi zawierać numer KSeF faktury korygowanej.
Co ważne, funkcjonalność umożliwiająca przesyłanie załączników do faktur będzie dostępna wyłącznie po złożeniu zgłoszenia. Przedsiębiorca, który chce skorzystać z takiej opcji musi poprzez KSeF złożyć zgłoszenie, a następnie poczekać na jego zaakceptowanie.
Na rozpatrzenie zgłoszenia przewidziano 30 dni, ale w szczególnych przypadkach ten okres może się przedłużyć. Do takich sytuacji można zaliczyć przypadek, w którym przedsiębiorca wskaże wyjątkowo dużą liczbę faktur z załącznikami, które planuje wysyłać poprzez KSeF. Z tego względu warto złożyć takie wnioski z odpowiednim wyprzedzeniem.
Jak podaje Ministerstwo Finansów, chociaż faktury z załącznikami będzie można przesyłać już od 1 lutego 2026 roku, to samo zgłoszenie dotyczące chęci przesyłania takich faktur należy zgłosić jeszcze przed tą datą. Taka możliwość zostanie zapewniona w API KSeF odpowiednio wcześniej.
Wysyłanie e-faktur z załącznikami będzie możliwe tylko z wykorzystaniem API. Darmowe narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów nie będą miały zapewnionej takiej funkcjonalności.
Jeśli planujesz wysyłanie faktur z załącznikami z wykorzystaniem oprogramowania SAP, to zachęcamy Cię do skorzystania z naszej oferty. Pomożemy Ci płynnie wdrożyć zmiany związane z przekazywaniem faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
