Czym jest pieczęć elektroniczna? Czym różni się od kwalifikowanego podpisu elektronicznego? W jakich przypadkach jest przydatna i ile kosztuje? Postanowiliśmy odpowiedzieć na te i wiele innych pytań, które najczęściej nurtują nowych użytkowników pieczęci elektronicznej.
Pieczęć elektroniczna — czym jest?
Pieczęć elektroniczna jest wykorzystywana przez organizacje w celu pieczętowania dokumentów, ważnych danych, korespondencji, faktur, regulaminów i różnych innych materiałów. Służy ona jako cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej i urzędowej. Najważniejszą cechą pieczęci jest fakt, że nie posiada ona żadnych danych osobowych, w tym numeru PESEL — znajdziemy tam tylko NIP. Za jej pomocą wyświetlimy jedynie dane firmy, która znajduje się w certyfikacie pieczęci. Dzięki takiemu zabiegowi żadna osoba, ani jej dane nie będą powiązane z konkretnym dokumentem.
Kwalifikowany podpis elektroniczny, a pieczęć elektroniczna — różnice
Rozróżnienie pieczęci i podpisu jest niezwykle proste. Otóż kwalifikowany podpis elektroniczny zawiera dane osobowe podpisującego i to dzięki niemu możemy podpisywać wszystkie ważne dokumenty — pozwala on na zweryfikowanie tożsamości osoby składającej podpis. Zupełnie inną funkcję posiada pieczęć elektroniczna. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, nie posiada żadnych danych osobowych i służy jedynie do uwierzytelniania dokumentów danej firmy — zawiera pełną nazwę podmiotu oraz numer jednoznacznie identyfikujący podmiot.
Kiedy Ci się przyda?
Pieczęć elektroniczna upewni odbiorcę o tym, że dokument powstał w firmie. Usprawni także Twoją pracę i zapewni bezpieczny obieg dokumentów w firmie, bez wykorzystywania tradycyjnych metod, i zbędnej papierologii. Przyda Ci się także, jeśli masz duży zespół, ponieważ może z niej korzystać jednocześnie wiele osób.
Pieczęć elektroniczna jest wskazana, jako jedna z możliwych metod uwierzytelnienia podatnika do korzystania z KSeF.
Ile ona kosztuje?
Ceny dla firm waha się od 1000 do ponad 2000 złotych netto.
Gdzie mogę ją otrzymać dla mojej firmy?
Twoja firma może wystąpić o nadanie takiej pieczęci online lub w punkcie certyfikacji. Wymaga to złożenia oświadczenia i podpisania go przez jednego z przedstawicieli Twojej firmy. Jeśli złożenie wniosku odbywa się online dokument musi zostać podpisany za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który umożliwi weryfikację tożsamości osoby upoważnionej do reprezentowania Twojej firmy.
Przeczytaj więcej na temat KSeF i faktur ustrukturyzowanych.
Zapoznaj się również z naszą platformą do faktur ustrukturyzowanych w SAP.
