W każdym dużym przedsiębiorstwie raportowanie do instytucji publicznych bywa nie tylko uciążliwe, ale też obarczone ryzykiem błędów i presją czasową. Jednym z takich wyzwań jest obowiązkowy raport GUS Z-06 dla Głównego Urzędu Statystycznego, dotyczący zatrudnienia i czasu pracy. Dla organizacji zatrudniającej kilka tysięcy pracowników jego przygotowanie potrafi pochłonąć wiele dni pracy zespołu HR.
Jak skróciliśmy czas przygotowania raportu GUS Z-06 z kilku dni do kilkunastu minut
W poniższym case study przedstawiamy, jak firma Haergi zautomatyzowała proces generowania raportu GUS Z-06 w systemie SAP HCM, radykalnie upraszczając i przyspieszając ten krytyczny proces.
Klient i kontekst biznesowy
Firma CA to organizacja świadcząca usługi kadrowe i płacowe, wspierająca wiele społek i dziesiątki tysięcy zatrudnionych. Ich dział HR obsługuje złożone modele zatrudnienia i praktycznie wszystkie pojawiające się w praktyce sytuacje kadrowe. Firma korzysta z systemu SAP HCM jako głównej platformy zarządzania kadrami.
Jednym z istotnych obowiązków cyklicznych jest przygotowanie raportu GUS Z-06 co dotąd odbywało się ręcznie na podstawie danych eksportowanych z SAP. Proces był czasochłonny, zależał od użytkownika i wymagał wielokrotnych eksportów i kontroli.
Automatyzacja raportu GUS Z-06 w SAP HCM i wyzwania klienta
- Czasochłonność: Generowanie raportu Z-06 zajmowało nawet do kilku dni roboczych.
- Złożoność danych: Dane były rozproszone w wielu raportach i wymagały konsolidacji.
- Błędy ludzkie: Ręczne przekształcanie danych niosło ryzyko pomyłek.
- Brak zgodności z formatem GUS: Konieczność każdorazowego dopasowania danych do wymagań GUS.
- Brak standaryzacji: Każde sprawozdanie było tworzone ad hoc, bez standaryzacji formatu i procesu.
Rozwiązanie: Automatyzacja raportu Z-06 w SAP HCM
Haergi zaprojektowało i wdrożyło dedykowany moduł GUS w środowisku SAP HCM, który umożliwia w pełni automatyczne generowanie formularza GUS Z-06 na podstawie danych kadrowych i płacowych w sposób ustystematyzowany.
Kluczowe funkcjonalności rozwiazania:
- Automatyczne przetwarzanie danych: Pobieranie informacji bezpośrednio z SAP HCM, bez potrzeby ich eksportu i scalania.
- Zgodność z formatem GUS: Dane wyjściowe zgodne ze strukturą i wymaganiami Głównego Urzędu Statystycznego.
- Walidacja i weryfikacja: Wbudowane mechanizmy kontroli poprawności danych do poziomu pojedynczej osoby i dnia / nieobecności.
- Obsługa wielu jednostek: Wsparcie dla generowania raportu w organizacjach wielojednostkowych.
- Interfejs użytkownika: Intuicyjny widok zestawienia oraz możliwość dokładnej weryfikacji źródła wyliczeń w jednym miejscu.
Integracja z SAP HCM i wyzwania techniczne
Integracja modułu Z-06 z SAP HCM wymagała:
- Identyfikacji źródeł danych z infotypów dotyczących etatów, czasu pracy i nieobecności,
- Ustalenia konkretnych ścieżek podatkowych i kodów nieobecności do uwzględnienia,
- Obsługi przypadków nietypowych, np. pracowników zatrudnianych w trakcie miesiąca, powracających z długich nieobecności,
- Utrzymania spójności danych między różnymi komponentami SAP (PA, OM, PT),
- Uzgodnienia standaryzacji podejścia dla wielu jednostek gospodarczych.
Zespół Haergi wykorzystał swoje wieloletnie doświadczenie w projektowaniu rozszerzeń SAP, by dostarczyć rozwiązanie w pełni zintegrowane i utrzymane w zgodzie ze standardami systemowymi SAP.
Automatyzacja raportu GUS Z-06 w SAP HCM. Rezultaty wdrożenia
- Skrócenie czasu przygotowania raportu z kilku dni do kilkunastu minut.
- Zwiększenie dokładności danych i redukcja błędów ludzkich.
- Uproszczenie procesu i zmniejszenie obciążenia zespołu HR.
- Standaryzacja podejścia poprzez udokumentowanie zasad raportowania
- Większy komfort pracy w okresach sprawozdawczych.
- Pełna zgodność z wymaganiami GUS bez dodatkowych konwersji i korekt.
Dlaczego warto?
Automatyzacja procesów raportowania w SAP HCM to nie tylko oszczędność czasu. To realna poprawa jakości danych, mniejsze ryzyko, większa przewidywalność procesów i spokojniejsza praca zespołów HR.
Rozwiązania projektowane przez Haergi pozwalają w pełni wykorzystać możliwości SAP, eliminując potrzebę dodatkowych narzędzi i pracochłonnych procesów ręcznych.
Potrzebujesz podobnego rozwiązania?
Jeśli w Twojej firmie raport Z-06 wciąż przygotowywany jest ręcznie, warto zastanowić się nad automatyzacją. Firma Haergi specjalizuje się w projektach SAP HCM i FI, dostarczając rozwiązania szyte na miarę.
Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o tym, jak możemy usprawnić procesy raportowania w Twojej organizacji i przygotować Cię na nadchodzące zmiany prawne, w tym KSeF.
Haergi – SAP bez kompromisów. Profesjonalnie. Terminowo. Skutecznie.
