Zmiany w sposobie wystawiania faktur rzutują na obecne procesy zarządzania dostawami i istniejące interfejsy SAP EDI (Electronic Data Interchange). Dotychczas faktury wystawiane były w systemie SAP i automatycznie przesyłane do zamawiającego poprzez standardowe mechanizmy integracyjne SAP ALE i konwertowane do standardu EDIFACT.
Po wejściu w życie KSeF proces wystawiania faktur został całkowicie odwrócony. Teraz o tym, czy faktura powstała, decyduje nie wystawca tworząc ją w SAP a KSeF, który nadaje jej unikalny numer podczas przyjęcia do swojego rejestru i to w tym momencie wchodzi ona do obrotu prawnego.
Oznacza to, że faktura przesyłana dotychczas poprzez interfejsy w sposób automatyczny nie jest już fakturą w sensie stricte prawnym, można ją określić odpowiednikiem propozycji faktury.
W efekcie konieczne staje się zaktualizowanie interfejsów, tak aby uwzględniały specyfikę wymiany danych z SAP KSeF, a nowy identyfikator faktury trafił z KSeF do EDIFACT.
Organizacja GS1 wraz z uczestnikami grupy roboczej EDI, skupiającej największych operatorów EDI opracowała rekomendacje dot. propozycji zmian dla interfejsów w formie trzech modeli.
Spójrzmy, jak wyglądają te propozycje:
Wersja/model 1 – podejście bez faktury SAP z KSeF
W tej wersji zamówienie, awizo i potwierdzenie dostawy działają bez zmian i są przesyłane poprzez interfejs, natomiast zmianie ulega sposób dostarczenia faktury. W tym modelu wystawiona faktura nie jest już wysyłana poprzez interfejs EDI, tylko wysyłana i pobierana do SAP z KSeF.
W tym modelu fakturę wysyłaną z SAP do KSeF można uzupełnić o dodatkowe informacje, które dotychczas trafiały do kontrahenta poprzez obiekt INVOIC i protokół EDIFACT.
Wersja/model 2 – podejście z propozycją faktury i fakturą SAP EDI i KSeF
W tej wersji zamówienie, awizo i potwierdzenie dostawy działają bez zmian i są przesyłane poprzez interfejs SAP EDI, natomiast zamiast faktury przesyłana jest propozycja faktury (jako EDIFACT).
Propozycja faktury trafia tylko do operatora EDI, który na jej podstawie może utworzyć dokument w KSeF i dopiero po jej przyjęciu przez KSeF przekazać taki dokument do systemu SAP klienta.
Użycie tego modelu komplikuje sprawa korekt faktury w KSeF, które również musiałyby trafiać poprzez EDI do KSeF.
Wersja/model 3 – podejście z opóźnioną fakturą EDI z SAP i KSeF
W tej wersji zamówienie, awizo i potwierdzenie dostawy działają bez zmian i są przesyłane poprzez interfejs SAP EDI, natomiast wystawca przesyła najpierw fakturę z SAP do KSeF (wstrzymuje wysyłkę EDI).
W tej wersji dopiero po uzyskaniu numeru KSeF faktura jako obiekt EDIFACT jest przesyłana do Klienta. Odbiorca może zarówno pobrać fakturę EDIFACT, jak i właściwą fakturę z KSeF.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy do kontaktu oraz do zapoznania się z innymi wpisami o KSeF.
