Szybkie i bezpieczne przesyłanie faktur decyduje o płynności finansowej firm, tokeny dostępu w KSeF 2.0 pełnią rolę klucza do bramki systemu Ministerstwa Finansów.
Bez prawidłowego tokenu Twoje faktury nie dotrą na czas, a procesy rozliczeniowe mogą stanąć w miejscu. W tym artykule wyjaśnimy, czym są tokeny w KSeF, jakie korzyści niosą dla działów finansowych i użytkowników systemów ERP oraz jak zapewnić, że zawsze są aktualne – bez zbędnych technikaliów.
Co to jest token dostępu w KSeF 2.0?
Token dostępu to cyfrowe upoważnienie, które Twój system ERP uzyskuje od KSeF po potwierdzeniu tożsamości firmy. Dzięki temu:
- System wie, że to Ty wysyłasz / pobierasz faktury i jesteś do tego upoważniony,
- Każde wywołanie API jest chronione, by nikt nieuprawniony nie mógł ingerować w Twoje dokumenty.
Dostęp poprzez token jest naprostszym sposobem autoryzacji w KSeF. Bez ważnego tokena nie jest możliwa wymiana faktur ani pobieranie potwierdzeń UPO.
Jak zalogować się pierwszy raz do KSeF 2.0 i utworzyć token autoryzacyjny?
Aby zalogować się do KSeF i utworzyć token niezbędny do automatycznej komunikacji potrzebujesz uprawnienia do NIPu. Upoważnienie takie to UPL-1, możesz je złożyć osobiście lub za pomocą profilu zaufanego / podpisu kwalifikowanego:
Gdy już posiadasz upoważnienie do NIPu wystarczy zalogować się do przeglądarkowej wersji serwisu KSeF 2.0, możliwe jest poprzez następujący adres:
Po poprawnym zalogowaniu zobaczysz przez chwilę taki ekran:
W menu po lewej stronie znajdziesz zakładkę Tokeny, gdzie można utworzyć token dla aplikacji łączących się z systemem KSeF, bez potrzeby użycia profilu zaufanego / podpisu kwalifikowanego.
Z dostępnych opcji możesz wybrać czy token ma służyć do dostępu do faktury, ich wystawiania czy również zarządzania uprawnieniami.
Po wygenerowaniu powinieneś zobaczyć następujący ekran. Token będzie widoczny tylko w tym momencie, więc musisz go skopiować w bezpieczne miejsce, ponieważ nigdy więcej go już nie zobaczysz.
Korzyści z korzystania z tokenów KSeF
- Wygoda – raz skonfigurowane, nie wymagają zmiany i aktualizacji,
- Pewność działania – unikasz przerw w pracy wynikających z wygasłych uprawnień.
- Okres ważności – token nie wygasa, można go tylko unieważnić
Najczęstsze pytania o tokeny w KSeF 2.0
Jak długo ważny jest token KSeF?
Tokeny w KSeF nie mają daty wygaśnięcia, trzeba je unieważnić w KSeF samodzielnie.
Czy token trzeba odnawiać ręcznie?
Nie – tokenów nie trzeba odnawiać, natomiast nie powinno się ich udostępniać osobom postronnym.
Czy widzę status tokena w systemie?
Tak, większość produktów dla ERP wyświetla podstawowe informacje o tokenie, bez możliwości wyświetlenia samego tokenu.
Wdrożenie i najlepsze praktyki
- Sprawdzenie konfiguracji – upewnij się, że token został wprowadzony poprawnie,
- Szkolenie zespołu – IT powinno wiedzieć, jak zidentyfikować ewentualne problemy z połączeniem i błędnymi tokenami.
Tokeny dostępu w KSeF 2.0 to fundament bezpiecznej i nieprzerwanej wymiany dokumentów z Ministerstwem Finansów. Dzięki nim Twoje faktury płyną bez przeszkód, a dział finansowy zyskuje spokój i pewność.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w konfiguracji i monitoringu połączenia do KSeF w systemie ERP, zespół Haergi jest do Twojej dyspozycji:
- Pomoc w ustawieniu i audyt konfiguracji,
- Implementacja mechanizmów powiadomień,
- Szkolenia i wsparcie techniczne.
Kontakt: kontakt@haergi.pl | +48 791 754 999
Autor: Zespół Haergi – specjaliści w integracji ERP z KSeF
