Już niedługo każdy przedsiębiorca w Polsce stanie przed koniecznością korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli wdrożeniu KSeFu do swojej firmy. To wpłynie na sposób wystawiania i odbioru faktur, co nieuchronnie poskutkuje dodatkowymi wydatkami.
Jakie więc koszty czekają przedsiębiorców, aby wdrożyć KSeF?
Jednym z kluczowych wyzwań będzie integracja systemów sprzedażowych i księgowych z KSeF. Wymaga to podłączenia co najmniej kilkudziesięciu pól, zgodnie z nowym schematem danych i wysyłanie dokumentów w czasie rzeczywistym do API KSeF.
Nowa struktura pól na fakturze
Pierwszym wydatkiem będzie zatem koszt mapowania aktualnych pól faktur na pola faktury KSeF. Jeśli korzystamy z typowego standardu oferowanego przez dostawcę oprogramowania może tu wystarczyć aktualizacja oprogramowania.
Nowy sposób korekt faktur
Od lipca nie będzie już można wykonać korekty poza KSeF ani anulować faktury bez wysyłki zmian do KSeF. Oznacza to inwestycję w czas konieczny na testy różnych wariantów korekt w KSeF. Wpłynie też na sposób w jaki uzgadniamy korekty.
Pewny dostęp do Internetu
Do tej pory faktury można było wystawić bez dostępu do Internetu. Po zmianach faktury takie będą nieważne, zatem musimy zapewnić sobie trwałe połączenie do Internetu oraz opcję awaryjną.
Wydruk faktury
Wiele przedsiębiorstw pozostanie przy wydruku papierowym jako równoległej formie przekazywania faktur. W takiej sytuacji niezbędne będzie co najmniej umieszczenie numeru faktury KSeF na dokumencie papierowym. Warto pamiętać o tej koniecznej zmianie.
Korekty w danych JPK
Zmiana przepisów dotyczących fakturowania to również konieczność zmiany w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). Jeśli dokonamy korekty w KSeF to w niektórych przypadkach powinniśmy też zaktualizować plik JPK. Warto przewidzieć taką konieczność i zaplanować odpowiedni budżet.
Interfejsy integracyjne EDI
Wdrożenie KSeF wpłynie również na przedsiębiorstwa korzystające z wymiany danych w formacie EDI (Electronic Data Interchange). Zmiany te dotkną interfejsów i sposobów komunikacji między partnerami biznesowymi, co może wiązać się z koniecznością przeprowadzenia prac adaptacyjnych i programistycznych.
Digitalizacja procesów
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to duży krok ku cyfryzacji procesów księgowych. Dlatego warto rozważyć tę zmianę w szerszym kontekście optymalizacji kosztów bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Z Haergi wprowadzisz KSEF szybko i bezboleśnie sprawdź szczegóły tutaj.
