W erze cyfrowej automatyzacja procesów administracyjnych stała się niezbędna do rozwoju firm. W Polsce kluczową rolę w usprawnianiu procedur fakturowania odgrywa Krajowy System e-Faktur, znany jako KSeF. Założenie pierwszego konta KSeF w SAP może wydawać się trudnym zadaniem, ale nie obawiaj się – jesteśmy tutaj, aby przeprowadzić Cię przez ten proces krok po kroku.
Zrozumienie podstaw:
Zanim zagłębimy się w proces konfiguracji, zapoznajmy się z kilkoma kluczowymi pojęciami związanymi z KSeF:
- Co to jest KSeF? Krajowy System e-Faktur to scentralizowana w Polsce platforma ułatwiająca elektroniczne fakturowanie pomiędzy przedsiębiorcami.
- Dlaczego warto korzystać z KSeF? KSeF ma na celu zwiększenie efektywności procesów fakturowania, zmniejszenie ilości papierowej roboty i zminimalizowanie błędów, ostatecznie tworząc bardziej płynne środowisko biznesowe.
Założenie pierwszego konta KSeF:
Przejdźmy teraz przez szczegółowe kroki, aby utworzyć swoje pierwsze konto KSeF:
Krok 1: Rejestracja
Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie swojego dostępu do platformy KSeF. Oto, co musisz zrobić:
- Wypełnij formularz ZAW-FA, aby ubiegać się o pierwszy dostęp administracyjny
- Poszukaj sekcji logowania i podaj numer identyfikacji podatkowej firmy (NIP)
- Wejdź na oficjalną stronę KSeF i zaloguj się swoim podpisem cyfrowym lub numerem PESEL (tym złożonym przez formularz ZAW-FA).
Krok 2: Integracja z systemem SAP ERP
Aby zapewnić bezproblemowe działanie, rozważ integrację konta KSeF z istniejącym systemem SAP ERP:
- Wygeneruj unikalny token dostępu dla swojej aplikacji,
- Zainstaluj wymagane oprogramowanie 3-rd party w swoim systemie SAP SD/FI,
- Skonsultuj się ze swoim działem IT, gdzie umieścić wygenerowany token dostępu,
Krok 3: Generowanie faktur elektronicznych
Teraz, gdy Twoje konto jest już skonfigurowane i zintegrowane, nadszedł czas, aby rozpocząć tworzenie faktur elektronicznych:
- Zaloguj się na swoje konto KSeF i spróbuj wystawić fakturę
- Spróbuj tego samego z oprogramowaniem SAP KSeF bezpośrednio od SAP
Krok 4: Zgłoszenie i potwierdzenie
Po wygenerowaniu faktury elektronicznej czas na przesłanie jej z SAP do KSeF:
- Prześlij fakturę zgodnie z wytycznymi dostarczonymi przez dostawcę oprogramowania SAP.
- Monitoruj swoje konto pod kątem potwierdzenia pomyślnego przesłania i sprawdź, czy otrzymujesz numer KSeF dla każdej faktury (możesz to sprawdzić również na oficjalnej stronie internetowej).
Krok 5: Zgodność z wymogami prawnymi
Upewnij się, że Twoje faktury elektroniczne są zgodne ze wszystkimi wymogami prawnymi:
- Zapoznaj się ze standardami prawnymi dotyczącymi faktur elektronicznych w Polsce.
- Regularnie aktualizuj swoje praktyki w zakresie fakturowania, aby dostosować je do wszelkich zmian w przepisach.
Gratulacje! Pomyślnie założyłeś swoje pierwsze konto KSeF. Korzystając z Krajowego Systemu e-Faktur, bądź na bieżąco z wszelkimi aktualizacjami lub zmianami, zapewniając bieżącą zgodność z przepisami i maksymalizując korzyści płynące z tej platformy cyfrowej z pomocą Haergi z KSeF SAP. Poznaj przyszłość fakturowania z KSeF w SAP!
