W życie weszła długo zapowiadana aktualizacja struktury faktury ustrukturyzowanej – FA(3). Nowa wersja, opracowana przez Ministerstwo Finansów, rozszerza możliwości techniczne fakturowania m.in. o obsługę załączników, kody QR oraz pola wspierające tryb awaryjny (offline24).
Choć zmiany te mają charakter ewolucyjny względem wersji FA(2), ich konsekwencje praktyczne są znaczące, szczególnie dla organizacji pracujących w środowisku SAP.
Dla zespołów odpowiedzialnych za integrację z KSeF oznacza to konieczność nie tylko dostosowania struktury XML i procesów, ale również przemyślenia kwestii bezpieczeństwa danych, interfejsu użytkownika czy współpracy z działami księgowości i compliance.
W niniejszym artykule przyglądamy się kluczowym zmianom w FA(3) i pokazujemy, jak skutecznie zaadaptować się do nowych wymagań, korzystając z doświadczeń wdrożeniowych HAERGI w środowiskach SAP.
Nowe możliwości FA(3): co się zmienia?
FA(3) wprowadza kilka długo oczekiwanych funkcjonalności, które do tej pory były możliwe jedynie poza strukturą KSeF. W szczególności chodzi o:
- możliwość dołączania załączników do faktur,
- umieszczanie kodów QR identyfikujących fakturę,
- dodanie nowych pól w zakresie metadanych – płatności i identyfikatorów odbiorców (np. w administracji publicznej),
- wsparcie dla trybu awaryjnego – czyli scenariuszy, w których wysyłka do KSeF jest tymczasowo niemożliwa.
Zmiany wpływają na strukturę danych XML, procesy przetwarzania w SAP oraz zasady wizualizacji i archiwizacji dokumentów.
Załączniki – nowy standard obsługi dokumentów pomocniczych
Dołączenie załączników do faktury było jednym z częstszych postulatów przedsiębiorstw. Dzięki FA(3) możliwe będzie wysyłanie np. specyfikacji dostawy, zdjęć lub protokołów odbioru razem z fakturą główną.
Wdrożenie tego elementu wymaga jednak spełnienia kilku warunków formalnych – aby skorzystać z tej funkcji trzeba zawnioskować do Ministerstwa Finansów (za pomocą API), dodatkowo MF narzuciło jego format i rozmiar. Oznacza to, że nie załączymy do faktury w KSeF dowolnego załącznika.
Z punktu widzenia SAP, rozwiązanie HAERGI zapewnia intuicyjny interfejs dodawania załączników, ich automatyczne powiązanie z fakturą oraz rejestrowanie błędów przesyłu w logu systemowym. Użytkownik nie musi ręcznie tworzyć referencji w XML – system robi to za niego.
Kody QR – wsparcie dla identyfikacji i pracy w trybie offline
Kolejną nowością jest obowiązek umieszczania kodu QR identyfikującego fakturę. Dotyczy to przede wszystkim scenariuszy offline (tryb offline24), ale również standardowego obiegu faktur – np. gdy nabywca otrzymuje wydruk lub wersję PDF.
Kod QR zawiera dane identyfikujące fakturę KSeF. Po zatwierdzeniu faktury przez KSeF, HAERGI generuje w SAP kod automatycznie i integruje go z wydrukiem faktury. Możliwe jest również podejrzenie kodu w interfejsie użytkownika.
Aktualizacja środowiska SAP – co trzeba zmienić?
Aby obsłużyć FA(3), konieczne jest dostosowanie warstwy technicznej SAP:
- aktualizacja schematów XML i XSD,
- zmiana mapowania danych w rozszerzeniach (BAdI),
- testy komunikacji z systemem demo Ministerstwa Finansów.
HAERGI oferuje gotowe rozszerzenia umożliwiające szybkie wdrożenie FA(3), z możliwością jednoczesnego testowania i bieżącego użycia produkcyjnego.
Tryb awaryjny (offline24)
Jedną z najbardziej istotnych zmian w FA(3) jest wprowadzenie trybu offline, który pozwala na wystawienie faktury w warunkach braku dostępu do KSeF. W takim przypadku faktura musi zostać zarejestrowana w systemie w ciągu 24 godzin od momentu wystawienia.
W praktyce oznacza to:
- możliwość wystawienia faktury lokalnie w SAP,
- oznaczenie jej jako „offline” w strukturze XML,
- wygenerowanie kodu QR bez potwierdzenia z KSeF,
- późniejsze, automatyczne przesłanie faktury do systemu Ministerstwa.
Rozwiązanie HAERGI obsługuje ten proces w pełni automatycznie, co pozwala uniknąć ryzyka błędów wynikających z opóźnień lub ręcznej interwencji.
Jak przygotować organizację do KSeF i FA(3)?
Wdrożenie FA(3) to proces, który warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Oto kilka dobrych praktyk:
- przetestuj strukturę XML, załączniki i kody QR w środowisku demo MF,
- zidentyfikuj procesy, które będą wymagały załączników – np. faktury kosztowe, projekty inwestycyjne,
- przetestuj nowy szablon faktury z uwzględnieniem kodu QR,
- przeszkol zespoły księgowe i IT.
Faktury ustrukturyzowane w wersji FA(3), wprowadzają wiele ułatwień, ale też wymagają konkretnych działań ze strony firm korzystających z SAP. Obsługa załączników, kodów QR i trybu offline oznacza nie tylko nowe funkcje techniczne, ale też konieczność dodatkowych testów integracji z KSeF.
Rozwiązanie HAERGI wspiera wszystkie te elementy – od aktualizacji struktury po automatyzację komunikacji z KSeF. Warto już teraz zacząć proces wdrożenia FA(3), zanim stanie się obowiązkowy.
