Przepisy prawa zobowiązują pracodawców do prowadzenia i wieloletniego przechowywania akt pracowników. Jest to niestety drogi obowiązek. Czy wiesz, że koszty pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą ok. 130 mln zł rocznie? To dane z rządowej strony gov.pl.
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej jest wyjściem naprzeciw oczekiwaniom obniżenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Już w 2011 roku konfederacja przedsiębiorców Lewiatan apelowała do Ministerstwa Pracy o wprowadzenie elektronicznych akt osobowych.
„Zmiana zasad archiwizowania i przechowywania pracowniczych akt osobowych obniży koszty administracyjne związane z zatrudnianiem pracowników i zachęci pracodawców do zwiększania zatrudnienia w swoich firmach” – czytamy na stronie PKPP Lewiatan.
Od początku 2019 roku przedsiębiorcy mogą w końcu prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. Od czego zacząć „dobrą zmianę” w Twojej firmie?
E-teczka – co to jest?
E-teczka to nic innego, jak teczka pracownicza prowadzona w formie elektronicznej.
Przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną polega na zeskanowaniu dokumentów, przekonwertowaniu ich na format PDF i opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co gwarantuje zgodność z oryginałem. Taki plik przechowywany jest w odpowiedniej zakładce w e-Teczce.
Dlaczego warto założyć e-teczkę?
Korzyści płynących z wdrożenia e-teczek jest wiele. Oto najważniejsze z nich:
1. Przechowywanie dokumentów w jednym miejscu
E-teczka to kompletna baza wiedzy o danym pracowniku. Za pomocą paru kliknięć możesz uzyskać dowolne informacje z całej historii zatrudnienia. Raz wykonana praca (skanowanie dokumentów do systemu) procentuje potem każdego dnia.
2. Błyskawiczny dostęp do akt
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej to przede wszystkim szybki dostęp do akt oraz łatwe wyszukiwanie dokumentów. Z e-teczki możesz korzystać w dowolnym miejscu i czasie, jedyne czego potrzebujesz to laptop i dostęp do Internetu.
3. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych
E-teczka eliminuje konieczność wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności. Możesz pożegnać ręczne wpisywanie tych samych danych. Szczególnie gdy e-teczka posiada kod kreskowy!
4. Obniżenie kosztów związanych z magazynowaniem
Wybierając elektroniczną wersję dokumentacji pracowniczej, redukujesz koszty utrzymania archiwum. Nie płacisz za powierzchnię magazynową, systemy zabezpieczeń czy prawidłowe niszczenie akt po upływie ustawowego czasu przechowywania.
5. Mniejsze zużycie papieru
Możesz zrezygnować ze skoroszytów, papierowych teczek, druków i sterty kartek – lasy Ci za to podziękują! Po zaskanowaniu dokumentów nie musisz więcej przechowywać papierowych akt osobowych, możesz wydać teczki pracownikom – tym samym koniec z papierami.
6. Bezpieczeństwo danych
Cyfryzacja dokumentów eliminuje ryzyko związane z ich zgubieniem lub zniszczeniem. Chroni również przed wyciekiem danych (co jest szczególnie istotne w dobie obowiązywania RODO), do e-teczek mają dostęp tylko upoważnione osoby.
E-teczka – wymóg czy ułatwienie?
Wdrożenie e-teczek nie jest obligatoryjne, jednak odkładanie tego w czasie nie ma większego sensu. Z miesiąca na miesiąc przyrasta ilość dokumentów, a tym samym ilość pracy związanej z ich obróbką.
Warto przejść proces digitalizacji akt osobowych już teraz, szczególnie gdy wcale nie musi się to wiązać z wielomilionowymi budżetami i długim czasem wdrożenia. Jeżeli Twoja firma korzysta z systemu SAP, to samo wdrożenie e-Teczki zajmie kilka dni. A korzyści w postaci usprawnienia, automatyzacji i wsparcia bieżącej pracy zobaczysz od razu.
Firma Haergi dostarcza aplikację e-Teczka na SAP HR oraz oprogramowanie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Sprawdź nasze produkty!
