Jak ustalić datę powstania e-dokumentu?
Data powstania e-dokumentu jest jedną z metadanych, która musi pojawić się w dokumencie elektronicznym.
W erze cyfrowej, gdzie dokumenty papierowe ustępują miejsca ich elektronicznym odpowiednikom, kluczowe staje się precyzyjne określenie daty powstania e-dokumentu. To jedna z niezbędnych metadanych, które nie tylko ułatwiają identyfikację, ale także wpływają na zgodność prawną i ważność dokumentu. W niniejszym artykule omówimy, jak dokładnie ustalać datę powstania e-dokumentu oraz dlaczego jest to tak istotne.
Rozwój pojęcia daty powstania e-dokumentu
W tradycyjnych dokumentach papierowych data powstania jest zazwyczaj tożsama z datą ręcznego podpisania. W świecie elektronicznych dokumentów ta kwestia staje się bardziej złożona. Ostatecznie data powstania e-dokumentu jest związana z momentem, w którym treść dokumentu zostaje ostatecznie ukształtowana, a wszelkie edycje i zmiany zostają zakończone.
Zastosowanie daty zawartej w treści dokumentu
Jednym z powszechnych podejść jest wykorzystanie daty, która może występować w samym wnętrzu dokumentu. To szczególnie ważne w przypadku dokumentów generowanych automatycznie przez systemy, które często zawierają datę wewnętrznego utworzenia. Używanie tej daty jako daty powstania może być uzasadnione, jeśli jest to moment, w którym treść dokumentu uzyskała swoją ostateczną postać.
Brak daty w treści dokumentu – Metadane do akcji
W przypadku, gdy dokument nie zawiera wyraźnej daty, zwracamy się ku metadanym. To informacje zapisane w strukturze pliku elektronicznego, które zawierają istotne informacje o dokumencie, w tym jego dacie utworzenia. W takim przypadku, data powstania może być uznawana za datę utworzenia zapisaną w metadanych.
Dlaczego precyzyjna data powstania jest kluczowa?
Dokładne ustalenie daty powstania e-dokumentu jest nie tylko kwestią praktyczną, ale także prawną. Prawidłowo określona data wpływa na zgodność z przepisami prawnymi, a także na ważność dokumentu w przypadku kontroli lub procesów sądowych. Ponadto, precyzyjna data pozwala na śledzenie chronologii działań i zdarzeń wewnątrz organizacji, co ma znaczenie w wielu aspektach zarządzania dokumentacją.
➢ Za datę powstania e-dokumentu należy uznać tę, w której został on ostatecznie utworzony, czyli po której jego treść nie ulegała zmianom.
➢ Za dobrą praktykę uznaje się skorzystać z daty zawartej w treści dokumentu.
Jeżeli jednak w dokumencie nie występuje żadna data – to za właściwą uznaje się datę utworzenia dokumentu zapisaną w metadanych.
Dokładne wskazówki co do zapisu metadanych w schemacie XML znajdziesz w specyfikacji technicznej wydanej do Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku.
Jakie jeszcze, oprócz daty powstania dokumentu, metadane powinna zawierać dokumentacja pracownicza? Na pewno identyfikator dokumentacji – przeczytasz o nim TUTAJ.
