Identyfikator dokumentacji – czym jest?
Identyfikator dokumentacji stanowi oznaczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej oddzielnie dla każdego zatrudnionego.
Zgodnie z par.13 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2018 roku dokumenty elektroniczne wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej muszą być opisane metadanymi, w tym identyfikatorem dokumentacji – osobnym dla każdego pracownika.
➢ Według Ministerstwa Cyfryzacji identyfikator ten powinien być identycznydla każdego rodzaju dokumentacji – może nim być np. numer ewidencyjny z systemu kadrowo-płacowego.
Do czego on służy w e-Teczce?
➢ Pozwala na szybkie wyszukanie dokumentacji wybranego pracownika w systemie SAP HCM.
➢ Wprowadza porządek – wskazuje przynależność określonego dokumentu elektronicznego do całości dokumentacji pracowniczej (przydatne szczególnie w przypadku przekazywana lub udostępniana danych między firmami).
Pracownik powracający po przerwie – czy trzeba nadać nowy identyfikator dokumentacji?
Nie, nie ma potrzeby ani obowiązku tworzenia nowego identyfikatora (w przypadku, gdy pracownik zatrudnia się ponownie w tej samej firmie).
Ale… nie ma też zakazu. Jeśli pracodawca chce, to może nadać nowy identyfikator.
➢ W tym przypadku wystarczy, że pracodawca zapewni skuteczne wyszukiwanie dokumentacji (powstałej przed i po przerwie) danego pracownika w SAP.
➢ Warto zachować go na przyszłość, by móc z niego ponownie skorzystać w przypadku powrotu pracownika do pracy
Jak ustalić poprawną datę powstania e-dokumentu?
Tego dowiesz się z kolejnego wpisu na naszym blogu.
Masz dodatkowe pytania? Zapraszamy na BEZPŁATNĄ wstępną konsultację z naszym ekspertem.
