Digitalizacja, cyfryzacja, transformacja cyfrowa – bardzo często mylimy te pojęcia i używamy zamiennie. Mają one jednak zupełnie inne znaczenia. Jakie?
Cyfryzacja
Zacznijmy od cyfryzacji. Słowo to zyskało na popularności w 2011 roku, kiedy to powstało Ministerstwu Administracji i Cyfryzacji, które postawiło sobie za cel unowocześnienie kraju.
O cyfryzacji mówimy, gdy chodzi nam o powszechny dostęp do szybkiego Internetu lub rozwój usług elektronicznych. Przykład? Możliwość złożenia wniosku online, zapisania się na wizytę w urzędzie przez Internet, do lekarza lub fryzjera itd. Przykładem cyfryzacji są też różnego rodzaju aplikacje i programy do komunikacji z klientami czy do zarządzania wewnętrznymi procesami biznesowymi.
Digitalizacja
Digitalizacja jest elementem cyfryzacji. To seria czynności, których wynikiem ostatecznym jest cyfryzacja.
A w jaki sposób następuje digitalizacja? Przykładowy proces w archiwum wygląda tak: przygotowanie dokumentów, porządkowanie, konserwacja, konwersja cyfrowa (skanowanie, robienia zdjęć lub inne rozwiązanie). Na zakończenie udostępnienie użytkownikowi (w postaci elektronicznej) dokumentów już cyfrowych.
Transformacja cyfrowa
Czym zatem jest transformacja cyfrowa?
Transformacja cyfrowa dotyczy zmian w całej organizacji. To integracja technologii cyfrowej we wszystkie obszary działalności firmy oraz zmiana kulturowa, odejście od dotychczasowych sposobów działania.
Transformacja cyfrowa ma na celu:
- tworzenie cyfrowego środowisk a pracy,
- wspieranie realizacji digitalizacji,
- poprawę wydajności,
- zmianę nastawienia pracowników,
- oswojenie pracowników z nowymi technologiami,
- przeprowadzenie zespołów przez proces zmian,
- wprowadzenie i utrwalenie zmiany.
Prawdziwym wyzwaniem dla transformacji cyfrowej jest zaangażowanie w nią pracowników oraz klientów. Dlatego tak istotne jest (w miarę możliwości) bezbolesne przeprowadzenie zmiany. Aby to zrobić, warto wprowadzić do organizacji tzw. change makera – to osoba, która nie tylko rozumie dobrze nowe technologie, ale również potrafi zarazić innych swoim entuzjazmem. Ktoś, kto umie wskazać pracownikom korzyści ze zmian, zalety digitalizacji, dostarczyć odpowiedniej wiedzy i zmotywować do uczenia się nowych umiejętności.
Jak robimy to w HAERGI?
Jak już wiemy, zaangażowanie uczestników jest głównym czynnikiem warunkującym sukces wprowadzania zmian. Zdajemy sobie sprawę z tego, że żaden menedżer nie wykona tej pracy samodzielnie.
1. Dlatego też od razu ustanawiamy zespół projektowy, który posiada niezbędną wiedzę merytoryczną (HR) i techniczną (IT) oraz zapewniamy koordynatora, który wspiera zespół podczas pracy.
Zadaniem zespołu jest zadbanie o to, aby zaprojektować realny plan uruchomienia poszczególnych funkcji produktu oraz wesprzeć jego realizację.
Na każdym etapie zespół musi mieć pewność, że planowane zmiany niosą realną wartość dla organizacji.
2. Drugim etapem procesu zmiany jest ustanowienie szybkiej ścieżki decyzyjnej i dedykowanej osoby w zarządzie, która będzie wspierała zespół projektowy.
3. Trzecim etapem procesu uruchomienia jest wybranie koordynatorów regionalnych, którzy będą ambasadorami zmian i na dalszym etapie uruchomienia zajmą się testami, koordynacją komunikacji od użytkowników do zespołu projektowego (feedbacku) oraz będą czynnie uczestniczyli w opiniowaniu materiałów szkoleniowych i w samych szkoleniach.
Gdy powyższe struktury zostaną powołane, zespół projektowy zdecyduje, które funkcje aplikacji i w jakiej kolejności będą uruchamiane. Na tej podstawie przygotuje propozycję planu dla zarządu.
Zatem sukces udanej i skutecznej transformacji w większości zależy od nastawienia i współpracy w ramach organizacji. Warto skorzystać z pomocy z zewnątrz, aby zapewnić sobie wsparcie. W tym celu warto znaleźć osoby lub firmy zewnętrzne, które wesprą organizację zarówno w kwestiach technicznych, jak i w sprawach zarządzania zmianami na wszystkich szczeblach organizacji.
Chcesz przeprowadzić digitalizację w dziale HR, ale się boisz? Koniecznie przeczytaj kolejny artykuł na naszym blogu.
Zapraszamy również do zaobserwowania naszego profilu na LinkedIn, gdzie publikujemy przydatne informacje z zakresu digitalizacji w SAP HR.