Od 2024 wchodzi powszechny obowiązek wystawiania e-faktur online, dotyczy to także systemu SAP. Nadchodzi Krajowy System eFaktur, z którym wiążą się duże zmiany w organizacji księgowości w każdej firmie. To nowość, która dla wielu przedsiębiorców będzie musiała stać się codziennością.
Zebraliśmy zestaw najczęściej zadawanych pytań i przygotowaliśmy kompleksowy zbiór odpowiedzi, tak, aby ułatwić zaznajomienie się z nowymi zasadami fakturowania w KSeF i SAP, tak aby wasza pierwsza e-faktura SAP nie sprawiała Wam żadnych trudności.
Czy system KSeF umożliwi dzielenie praw do pobierania e-faktur według ról, typów faktur, wystawcy?
Zgodnie z wypowiedzią Ministerstwa Finansów możliwość podziału według ról nie będzie możliwa. System będzie pozwalał na dostęp do wszystkich E-faktur, bez podziału.
System tworzony jest w kontekście NIP więc, aby dopuścić do takiej funkcji w KSeF, należałoby podzielić wartość NIP na konkretne sekcje – prawnie nie jest to możliwe.
Co z załącznikami, czy serwery Ministerstwa Finansów będą przyjmować załączniki?
e-Faktura, w rozumieniu ustawowym, jest rozumiana jako faktura, a nie załączniki, które zawierają bilingi lub dodatkowe informacje. Oczywiście, patrząc na sprawę od strony technicznej, istnieje możliwość dołączenia tego typu plików do efaktury, ale nie w systemie KSeF.
Jeżeli przesyłamy dodatkowe informacje, możemy dołączyć je do faktury w postaci linku wraz ze skróconym opisem, co się w nim znajduje.
Czy wystawca E-faktury otrzyma zwrotnie numer nadany przez KSeF?
Tak, od razu po przesłaniu e-faktury otrzymujemy wiadomość zwrotną czy została zaakceptowana przez system. Również po zakończeniu sesji zostanie zwrócone UPO wraz z numerem nadanym przez wystawcę, numerem KSeF oraz konkretną datą wystawienia i specjalnym skrótem danej faktury, tak, aby można ją było odpowiednio przyporządkować w dokumentach finansowo-księgowych firmy.
Jak będzie działać system, w przypadku podmiotu wystawiającego faktury masowe, np. kilka tysięcy sztuk, gdzie data wystawiania w systemie podmiotu może się różnić od daty wysłania w KSeF? (różnica co najmniej 1 dnia)
e-Faktury, które są wystawiane, muszą posiadać datę zawartą wewnątrz dokumentu. Faktura wystawiona np. dzisiaj musi zostać wysłana tego samego dnia, nie później.
Rozwiązaniem na ten problem może być interaktywne wypełnianie faktur i natychmiastowe przesyłanie ich do systemu KSeF (tzw. tryb interaktywny).
System KSeF obsługuje dwie metody przesyłania dokumentów tzw. tryb interaktywny i wsadowy (paczki faktur).
System interaktywny jest o tyle bezpieczniejszą formą od wsadowego, dlatego że w momencie błędnie przesłanej e-faktury, otrzymujemy jej zwrot. Inne, poprawnie wypełnione faktury są zaakceptowane.
Natomiast przesyłając faktury za pomocą systemu wsadowego, błędna faktura zostanie zwrócona wraz z wszystkimi innymi, tj. jeśli wśród kilku tysięcy przesłanych faktur znajdzie się jedna błędna, to otrzymujemy zwrot wszystkich faktur.
Czy możliwe będzie wykonanie operacji administracyjnych, tj. wyznaczenie osób fakturujących oraz wygenerowanie tokenów autoryzacyjnych poprzez aplikację dostarczoną przez MF? Innymi słowy, czy aplikacja SAP może autoryzować się wyłącznie tokenem?
Tak, jak najbardziej, taka opcja jest już dostępna na stronach KSeF. Gdy jesteśmy zalogowani w systemie, mamy możliwość wygenerowania wyżej wspomnianego tokenu i wklejenia go do aplikacji SAP.
Co należy rozumieć przez pojęcie ,,wysłana”? Co, jeżeli faktura nie zostanie odpowiednio zwalidowana?
Jeżeli e-faktura SAP zostaje wysłana interaktywnie i dociera do systemu KSeF, zostaje oznakowana numerem referencyjnym, dzięki któremu można sprawdzać cały jej proces — wówczas jest to moment, w którym E-faktura SAP sprawdzana jest pod kątem daty wystawienia.
Jeśli jednak mówimy o wysyłce wsadowej, sprawa wygląda następująco: możemy zażądać rozpoczęcia wysyłki wsadowej tego samego dnia, a dane przesyłać jeszcze kolejnego.
Teoretycznie, gdyby przesyłka trwała nawet do trzech dni, to faktury i tak zostaną przetworzone z datą nawiązania sesji przesyłkowej.
Jakie identyfikatory nadaje system KSeF?
System KSeF podczas przyjmowania faktury nadaje kilka identyfikatorów:
- identyfikator sesji: to numer naszego połączenia, przy każdym nowym połączeniu do bramki KSeF dostajemy kolejny numer sesji, za pomocą którego można sprawdzić stan faktur, które w niej przesłaliśmy;
- identyfikator elementu: to tymczasowy numer faktury w sesji, KSeF każdej fakturze nadaje tymczasową liczbę porządkową, czyli odpowiednik numeru wiersza;
- identyfikator faktury: to właściwy numer KSeF który nadawany jest jako unikalny identyfikator faktury w KSeF, ten numer pojawia się dopiero po poprawnym przyjęciu faktury w MF.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Przejdź na stronę dedykowaną e-fakturze w SAP i przyłącz się do pilotażu! Dzięki temu będziesz gotowy na nieuniknione zmiany w systemie fakturowania.
Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu – postaramy się odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania!
Zapraszamy też do poszerzania swojej świadomości o digitalizacji HRu w naszej Bazie Wiedzy.
