Integracja SAP z KSeF – kompleksowy przewodnik i najlepsze praktyki wdrożeniowe

KSeF nadchodzi – jak przygotować SAP na obowiązkowe e-fakturowanie?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym. Zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale również wpływa na organizację procesów finansowo-księgowych, obieg dokumentów oraz techniczną architekturę systemów ERP. Integracja z KSeF w środowisku SAP wymaga precyzyjnego planowania, dostosowania procesów oraz rozważnego wyboru technologii integracyjnej.

W artykule przedstawiamy aktualne informacje o planie wdrożenia KSeF, wyzwaniach związanych z integracją w środowisku SAP, najczęstszych błędach, których warto unikać, oraz rekomendacjach dotyczących testów i szkoleń. Dodatkowo omawiamy wpływ nowej struktury FA(3) na procesy fakturowania.

Spis treści

1. Krajowy System e-Faktur – najnowsze informacje o wdrożeniu
   obowiązkowym
2. KSeF a faktury w SAP – co się zmienia dla przedsiębiorstw?
3. Integracja SAP z KSeF – architektura, możliwości, wyzwania
4. Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF i jak ich unikać
5. Znaczenie testów, aktualizacji oraz szkoleń w procesie wdrożenia
6. Struktura FA(3) – kluczowe zmiany i wpływ na integrację SAP z KSeF
7. Rekomendacje wdrożeniowe – jak zapewnić bezpieczeństwo i zgodność?
8. Wsparcie Haergi – bezpieczna integracja KSeF w środowisku SAP

1. Krajowy System e-Faktur – najnowsze informacje o wdrożeniu obowiązkowym

Po analizie zgłoszonych przez przedsiębiorców postulatów oraz ocenie gotowości systemu, Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowany harmonogram wdrożenia KSeF. Obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony w kilku etapach:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł za 2024 r.).
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
• Od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podmiotów wykluczonych cyfrowo (transakcje do 450 zł i miesięczna sprzedaż do 10 tys. zł).

Kluczowe ułatwienia dla przedsiębiorców:

• Możliwość wystawiania faktur w trybie „offline24”, niezależnie od dostępności systemu.
• Brak kar za błędy w fakturowaniu przez KSeF do końca 2026 r.
• Brak obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach (także przy MPP).
• Utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 r.

2. KSeF a faktury w SAP – co się zmienia dla przedsiębiorstw?

Przejście na obowiązkowe fakturowanie w KSeF oznacza istotną zmianę w
codziennych procesach biznesowych, zwłaszcza dla firm korzystających z systemów
ERP takich jak SAP. Obejmuje to:

• Generowanie faktur w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3).
• Automatyczne przesyłanie faktur do KSeF poprzez API.
• Obsługę komunikatów zwrotnych (np. potwierdzenia odbioru, błędy walidacyjne).
• Zarządzanie tokenami autoryzacyjnymi i certyfikatami wystawcy.

3. Integracja SAP z KSeF – architektura, możliwości, wyzwania

Popularne podejścia integracyjne:

Kluczowe wyzwania techniczne:

• Walidacja danych przed wygenerowaniem faktury.
• Obsługa duplikatów i faktur korygujących.
• Zarządzanie tokenami i certyfikatami KSeF (szczególnie w trybie offline24).
• Monitorowanie komunikacji i automatyczne powtórzenia w przypadku błędów.

4. Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF i jak ich unikać

Najczęściej spotykane problemy:

• Niedostateczna analiza mapowania danych SAP – KSeF XML.
• Brak mechanizmów obsługi wyjątków i błędów integracyjnych.
• Niewystarczające testy w środowiskach testowych i preprodukcyjnych.
• Nieaktualne i błędne dane (kontrahenci, numery NIP, adresy, konta bankowe).
• Wymagana aktualizacja SAP do wersji wspierającej integrację z API KSeF.

Jak tego uniknąć?

• Wdrożenie mechanizmów walidacji danych przed wysyłką.
• Ustalenie procesów postępowania w przypadku błędów zwrotnych.
• Regularne aktualizacje komponentów integracyjnych SAP i middleware.
• Zapewnienie transparentnego procesu testów oraz integracji z zespołami księgowymi oraz sprzedażowymi.

5. Znaczenie testów, aktualizacji oraz szkoleń w procesie wdrożenia

Kluczowe elementy sukcesu:

• Testy jednostkowe plików XML.
• Testy integracyjne z API KSeF w środowisku testowym MF.
• Testy end-to-end w środowisku QA z symulacją rzeczywistych przypadków.
• Śledzenie aktualizacji dokumentacji KSeF, zwłaszcza w zakresie API 2.0 oraz FA(3).
• Szkolenia dla użytkowników biznesowych i zespołów IT, obejmujące zarówno obsługę systemu, jak i interpretację komunikatów zwrotnych.

6. Struktura FA(3) – kluczowe zmiany i wpływ na integrację SAP z KSeF

Nowa struktura logiczna FA(3), która zostanie opublikowana w czerwcu 2025 r.,
wprowadza kilka istotnych zmian:

• Rozszerzenie pól dotyczących mechanizmu podzielonej płatności.
• Lepsza obsługa faktur korygujących i duplikatów.
• Możliwość dodawania załączników ustrukturyzowanych.
• Precyzyjniejsze identyfikatory dokumentów.

Więcej o zmianach w FA(3) przeczytasz w naszym artykule:
Najnowsze zmiany dotyczące KSeF – nowa struktura logiczna FA(3)

7. Rekomendacje wdrożeniowe – jak zapewnić bezpieczeństwo i zgodność?

• Rozpocznij od analizy procesów fakturowania w Twojej organizacji.
• Zaplanuj integrację SAP z KSeF, uwzględniając skalę działalności i architekturę systemów.
• Wybierz odpowiednie rozwiązanie integracyjne: PI/PO, CPI, middleware lub API.
• Zapewnij pełne pokrycie testami integracyjnymi oraz walidację danych.
• Przeprowadź szkolenia dla użytkowników i administratorów systemów.
• Zaplanuj mechanizmy monitoringu oraz obsługi błędów i wyjątków.

8. Wsparcie Haergi – bezpieczna integracja KSeF w środowisku SAP

Haergi to partner wdrożeniowy, który wspiera firmy w bezpiecznym i zgodnym z przepisami wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur w środowisku SAP. Dostarczamy autorskie oprogramowanie do integracji z KSeF, jak i integracje dot. wewnętrznych systemów sprzedażowych poprzez specjalne API.

Dzięki zdobytym doświadczeniom we wdrażaniu KSeF oraz znajomości najnowszych zmian legislacyjnych pomagamy organizacjom skutecznie przygotować się na obowiązkowe e-fakturowanie.
Skontaktuj się z nami, by dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twoją firmę w integracji SAP z KSeF.