Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zrewolucjonizowało sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Dla firm korzystających z systemów ERP, szczególnie SAP, kluczowe jest zrozumienie, kiedy faktura jest uznawana za wysłaną w KSeF, aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć potencjalnych sankcji. W artkule dowiesz się, kiedy faktura jest uznana za wysłaną w KSeF, jakie znaczenie ma moment jej wysłania i jak uniknąć błędów przy przesyłaniu faktur w KSeF.
Moment uznania faktur w KSeF za wysłane
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Oznacza to, że kluczowym momentem jest faktyczne przesłanie dokumentu do systemu, niezależnie od daty jego wystawienia w systemie ERP. Więcej informacji można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.
Proces uznania faktury za wysłaną obejmuje:
- Przesłanie faktury do KSeF: Faktura musi być przesłana w formacie XML zgodnym z wymaganiami KSeF.
- Weryfikacja przez KSeF: System przeprowadza walidację struktury i danych faktury.
- Nadanie numeru identyfikacyjnego KSeF: Po pozytywnej weryfikacji, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
- Wygenerowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO): Dokument potwierdzający przyjęcie faktury przez KSeF, zawierający datę i godzinę jej przesłania.
Ważne jest, aby pamiętać, że data wskazana w polu P_1 (data wystawienia) może różnić się od daty przesłania faktury do KSeF. Jednak to data przesłania jest uznawana za oficjalną datę wystawienia faktury w rozumieniu przepisów podatkowych.
Znaczenie momentu wysłania faktury w KSeF
Dokładne określenie momentu wysłania faktury do KSeF ma istotne znaczenie dla:
- Rozliczeń podatkowych: Data przesłania faktury wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego.
- Zgodności z przepisami: Przesłanie faktury po terminie może skutkować naruszeniem obowiązków podatkowych.
- Bezpieczeństwa transakcji: Faktura przyjęta przez KSeF jest uznawana za autentyczną i integralną, co zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Integracja KSeF z SAP – klucz do efektywności
Dla firm korzystających z systemu SAP, integracja z KSeF jest nie tylko obowiązkiem, ale także szansą na usprawnienie procesów biznesowych. Integracja umożliwia:
- Automatyczne przesyłanie faktur: Eliminacja ręcznego wprowadzania danych zmniejsza ryzyko błędów.
- Monitorowanie statusu faktur: Możliwość śledzenia procesu przesyłania i odbioru faktur w czasie rzeczywistym.
- Zgodność z przepisami: System zapewnia zgodność z aktualnymi wymaganiami prawnymi dotyczącymi e-fakturowania.
Warto również zapoznać się z nową strukturą FA(3), która wprowadza dodatkowe możliwości w zakresie e-fakturowania. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w naszym artykule Nowa struktura FA(3) w KSeF – co warto wiedzieć?
Jak uniknąć błędów przy przesyłaniu faktury do KSeF?
Aby zapewnić prawidłowe przesyłanie faktur do KSeF, należy:
- Zaktualizować system SAP: Upewnić się, że system jest dostosowany do wymagań KSeF, szczególnie wersji FA(3).
- Szkolenie pracowników: Zorganizować szkolenia dla zespołu odpowiedzialnego za wystawianie i księgowanie faktur.
- Monitorować proces przesyłania: Regularnie sprawdzać statusy przesyłanych faktur i reagować na ewentualne błędy. Kod 100 nie oznacza, że faktura została przyjęta, dopiero kod 200 to potwierdzenie porzetworzenia w KSeF.
Skorzystaj z naszego doświadczenia w integracji SAP z KSeF
Jako specjaliści w zakresie integracji systemów ERP z KSeF, oferujemy kompleksowe wsparcie w dostosowaniu Twojego systemu SAP do nowych wymagań. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i usprawnić proces e-fakturowania w Twojej firmie.
