Kody kreskowe w dokumentach firmowych

Kody kreskowe – wygodny sposób na pracę z aktami osobowymi

Kody kreskowe towarzyszą nam od lat przy każdych zakupach i choć niewiele osób zwraca na nie uwagę, to ich znaczenie w naszym codziennym życiu jest ogromne.

Jak zatem wykorzystać ich funkcje, znane nam z zakupów, aby również w pracy z dokumentacją pracowniczą dawały pożytek i wspierały nas każdego dnia?

Kody kreskowe to tak naprawdę zakodowane informacje, które można odczytywać z obrazów – zatem idealnie nadają się do identyfikacji kategorii dokumentów i sterowania procesami.

Wyobraźmy sobie sytuację, gdy mamy 1000 takich aneksów, które trzeba zeskanować.. i każdy z nich musimy ręcznie przypisać do właściwej osoby oraz kategorii. To dużo pracy!

Kod kreskowy na dokumencie

A teraz zobaczmy, jak wygląda sytuacja, gdy na dokumencie mamy umieszczony kod, na przykład taki, który powstał w naszej e-Teczce przy drukowaniu aneksu do umowy o pracę:

W każdym kodzie kreskowym mamy zapisaną za pomocą pionowych kresek informację, którą nasz skaner odczytuje w trakcie tworzenia dokumentu PDF. Przykładowo pierwsza kreska to 11, potem białe pole to 0, kolejna mniejsza kreska 1 i znów 0, czyli: 11010010000 10001101000 10011011100… itd. Każde jedenaście takich zer i jedynek to jedna litera.

W tym przypadku nasz program odczytuje zatem takie informacje:

Kolejne 0 i 1 Wartość liczbowa Rozpoznana litera
10001101000 37 E
10011011100 13
10110001110 43 K
10111001100 15 /
10001011000 34 B
11011100100 53 U
10111011000 45 M
11100010110 56 X
10111001100 15 /
11001110010 18 2
11001110010 18 2
11001011100 19 3
10010011110 82 suma kontrolna

Po odczytaniu wszystkich liter, ich kody są ze sobą sumowane i dzielone. Jeśli wynikowa suma kontrolna jest zgodna z wartością ostatniego kodu (tutaj 82), to odczyt był prawidłowy.

Przykładowo powyżej: (104 + 37*1 + 13*2 + 43*3 + 15*4 + 34*5 + 53*6 + 45*7 + 56*8 + 15*9 + 18*10 + 18*11 + 19*12) modulo 103 = 82 (czyli poprawnie)

* Wartość 104 i 103 to wartości stałe dla standardu CODE-128B.

Takie podejście zapewnia wygodną automatyzację procesu rozpoznawania kodów kreskowych, a dodatkowo gwarantuje poprawność rozpoznania rodzaju dokumentu – dokładnie tak, jak ma to miejsce podczas zakupów w sklepie.

W efekcie nie musimy już więcej ręcznie przypisywać dokumentów do wybranej osoby i kategorii. Program robi to za nas, sam rozpoznając, że E-K oznacza nasz kod kreskowy z e-Teczki, BUMX to dokument aneksu do umowy, a 223 to numer naszego pracownika.

O wykorzystaniu kodów kreskowych w e-teczce  przeczytasz w kolejnym artykule na naszym blogu.

ZOBACZ JAK MOŻEMY ZDIGITALIZOWAĆ TWOJĄ FIRMĘ

Spotkajmy się w mediach społecznościowych: