Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF 2.0?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z kluczowych zmian w obszarze cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce. Nadchodząca wersja KSeF 2.0 oraz obowiązkowe e-fakturowanie od 2026 roku wprowadzą istotne zmiany zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i dla mniejszych podmiotów gospodarczych. Dla wielu firm, które korzystają z systemów klasy ERP – zwłaszcza SAP – nadchodzące terminy oznaczają konieczność nie tylko dostosowania procesów księgowych, ale również przemyślanej integracji technologicznej. Niewłaściwe podejście do wdrożenia może skutkować zakłóceniami w obiegu dokumentów, ryzykiem kar czy problemami z prawidłowym rozliczaniem VAT.
W tym artykule przedstawiamy najnowsze informacje dotyczące KSeF 2.0, harmonogram zmian oraz kluczowe wyzwania związane z integracją z systemami ERP – z naciskiem na SAP. Dowiesz się, na co zwrócić uwagę, planując wdrożenie, oraz jak uniknąć najczęstszych problemów w procesie integracji.
Kluczowe terminy wdrożenia KSeF 2.0 – co musisz wiedzieć?
Etapy wprowadzenia obowiązkowego KSeF
Na podstawie najnowszych założeń Ministerstwa Finansów, obowiązkowe stosowanie KSeF 2.0 podzielono na dwa główne etapy:
- Etap I – od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (łącznie z podatkiem VAT) przekroczyła 200 mln zł w roku 2024.
- Etap II – od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Z punktu widzenia podatnika istotną zmianą jest wcześniejsze określenie limitu sprzedaży na podstawie danych za 2024 rok, co pozwala wcześniej oszacować, który termin będzie dotyczyć konkretnego podmiotu.
Harmonogram kluczowych wydarzeń
| Data | Wydarzenie |
|---|---|
| czerwiec 2025 | Publikacja struktury logicznej FA(3) na ePUAP |
| czerwiec 2025 | Publikacja dokumentacji API KSeF 2.0 |
| wrzesień 2025 | Rozpoczęcie testów otwartych API KSeF 2.0 |
| listopad 2025 | Udostępnienie certyfikatów produkcyjnych |
| listopad 2025 | Udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika |
| luty 2026 | Start obligatoryjnego KSeF 2.0 – ETAP I |
| kwiecień 2026 | Start obligatoryjnego KSeF 2.0 – ETAP II |
Nowe funkcjonalności KSeF 2.0 – co się zmienia?
1. Najważniejsze zmiany i nowe funkcjonalności w KSeF 2.0
1.1 Tryb offline24 – faktura poza KSeF, ale zgodna z przepisami
Jedną z kluczowych nowości jest tryb offline24, który umożliwia wystawianie faktur poza systemem KSeF z kodem QR, z obowiązkiem ich wprowadzenia do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. To rozwiązanie:
- Minimalizuje ryzyko zatorów w fakturowaniu.
- Chroni przed konsekwencjami błędów systemowych lub awarii po stronie KSeF.
- Jest szczególnie istotne dla firm obsługujących konsumentów, podmioty zagraniczne lub działalność w modelu B2C.
1.2 Możliwość dodawania załączników do faktur
Struktura FA(3) umożliwi dodawanie załączników np. do faktur za media, usługi telekomunikacyjne czy dokumentów zbiorczych. Węzeł Zalacznik w FA(3) pozwoli na umieszczanie szczegółowych danych (np. rozliczeń jednostkowych, tabel dostaw), co odpowiada na potrzeby przedsiębiorców wystawiających faktury zbiorcze.
Szczegółowe informacje o strukturze FA(3) znajdziesz w naszym artykule: Najnowsze zmiany dotyczące KSeF – nowa struktura logiczna FA(3)
1.3 Wcześniejsze generowanie certyfikatów wystawcy faktury
Już od listopada 2025 r. możliwe będzie wygenerowanie certyfikatów produkcyjnych, niezbędnych do autoryzacji faktur w KSeF. Certyfikaty umożliwią:
- Bezpieczne wystawianie faktur w trybie online, offline oraz offline24.
- Ciągłość procesu fakturowania nawet w przypadku niedostępności systemu.
1.4 Testowe środowisko KSeF 2.0 – przygotowanie przed startem
Ministerstwo Finansów planuje udostępnienie środowiska testowego dla API KSeF 2.0 z funkcjami obligatoryjnymi już we wrześniu 2025 r. Dzięki temu integratorzy i przedsiębiorcy będą mogli:
- Zweryfikować poprawność przesyłanych danych.
- Sprawdzić integrację systemów ERP, w tym SAP.
- Uniknąć problemów w środowisku produkcyjnym.
1.5 Standaryzacja kodów QR w trybie online i offline
Wprowadzono ujednolicenie struktury kodu QR dla faktur online i offline. Nowe zasady:
- Pozwalają zweryfikować, czy faktura została wystawiona przez uprawnionego podatnika.
- Zwiększają bezpieczeństwo i integralność danych.
- Upraszczają proces weryfikacji autentyczności faktur.
1.6 Jedna data odroczeń – koniec grudnia 2026 r.
Zmieniono terminy niektórych obowiązków i ujednolicono datę ich wejścia w życie na 31 grudnia 2026 r., w tym dla:
- Podawania numeru KSeF w przelewach między czynnymi podatnikami VAT.
- Wystawiania faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP jako faktur.
- Transakcji o niewielkich kwotach (do 450 zł lub 10 tys. zł miesięcznie).
- Wprowadzenia kar za niestosowanie KSeF.
Dzięki temu eliminowane jest ryzyko niejasności związanych z etapowym wdrażaniem przepisów.
1.7 Odroczenie obowiązku dla rolników rozliczających się ryczałtem
Nowy termin dla faktur VAT_RR i korekt VAT_RR to 1 kwietnia 2026 r. (wcześniej planowano 1 lutego 2026 r.). Daje to więcej czasu rolnikom-podatnikom na dostosowanie się do wymogów KSeF.
Przeczytaj nasz artykuł: Najnowsze zmiany dotyczące KSeF – nowa struktura logiczna FA(3)
Wyzwania integracji KSeF 2.0 z systemami ERP, w szczególności SAP
Integracja KSeF z SAP – kluczowe aspekty techniczne
Integracja systemu SAP z KSeF wymaga precyzyjnego podejścia, zwłaszcza w zakresie komunikacji z API KSeF oraz obsługi struktury FA(3). Poniżej przedstawiamy najistotniejsze wyzwania, z którymi mierzą się zespoły wdrożeniowe:
1. Mapowanie danych i dostosowanie formatu dokumentów
SAP w standardzie generuje faktury w określonych formatach (np. IDoc, PDF). KSeF wymaga przesyłania dokumentów w strukturze XML zgodnej z FA(3). Kluczowym krokiem jest poprawne mapowanie pól z SAP do nowej struktury logicznej.
Rekomendacje:
- Stworzenie dedykowanych interfejsów integracyjnych.
- Weryfikacja spójności danych źródłowych (np. poprawność NIP, data wystawienia).
2. Obsługa statusów komunikacji z KSeF
SAP powinien umożliwiać śledzenie pełnego cyklu życia faktury:
- Wysłanie do KSeF.
- Otrzymanie numeru KSeF.
- Obsługa komunikatów błędów (np. odrzucenie dokumentu przez KSeF).
- Monitorowanie terminów wysyłki w trybie offline24.
3. Bezpieczeństwo i podpisy elektroniczne
Do autoryzacji wysyłki faktur do KSeF wymagane jest użycie certyfikatów wystawcy. Należy zapewnić bezpieczne zarządzanie certyfikatami w środowisku SAP oraz zintegrować podpisywanie dokumentów z procesami automatyzacji (np. SAP PI/PO, SAP CPI).
4. Testy integracyjne z API KSeF 2.0
Z uwagi na udostępnienie środowiska testowego KSeF 2.0 w III kwartale 2025 r., rekomendowane jest wdrożenie pełnych testów integracyjnych:
- Symulacja wysyłki i odbioru faktur.
- Walidacja zgodności z FA(3).
- Testowanie scenariuszy awaryjnych (tryb offline24).
Ryzyka związane z brakiem przygotowania do integracji KSeF
- Opóźnienia w cyklu fakturowania.
- Potencjalne kary za brak realizacji obowiązku e-fakturowania.
- Problemy z audytowalnością procesów.
- Zakłócenia w obiegu dokumentów pomiędzy SAP a systemami zewnętrznymi.
KSeF 2.0 jako szansa na optymalizację procesów
Choć wdrożenie KSeF 2.0 w SAP wymaga znacznego zaangażowania po stronie IT, księgowości oraz zespołów compliance, prawidłowo przeprowadzona integracja może stać się impulsem do automatyzacji i uporządkowania procesów w organizacji. Kluczowe jest jednak odpowiednie przygotowanie – zarówno od strony technologicznej, jak i organizacyjnej.
Skorzystaj z naszego doświadczenia – zapraszamy do współpracy!
Zespół Haergi posiada bogate doświadczenie w integracji SAP z KSeF oraz we wdrażaniu rozwiązań e-fakturowania w organizacjach o złożonej strukturze. Oferujemy:
- Kompleksowe audyty gotowości systemów ERP.
- Projektowanie i wdrażanie interfejsów integracyjnych SAP-KSeF.
- Pełne wsparcie testowe i powdrożeniowe.
Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy wesprzeć Twoją firmę we wdrożeniu KSeF 2.0 i integracji z SAP. Zapewnij sobie bezpieczne, zgodne z przepisami i sprawne wdrożenie KSeF.
