Digitalizacja w Firmie - korzyści wynikające z korzystania z e-Teczki

Digitalizacja akt osobowych. Obalamy mity.

Nastąpił czas decyzji – wychodzimy z ery papieru. Pracujesz w kadrach od lat, korzystasz ze sprawdzonych rozwiązań, a teraz zastanawiasz się, jak nowa technologia może Cię wspomóc w codziennej pracy. Dostawcy oprogramowania kuszą swoimi ofertami, a Ty nie wiesz co wybrać. Ciągle jest coś pilniejszego do zrobienia… 

Zastanawiasz się, czy skorzystać z e-teczki? Oto lista możliwych obiekcji oraz nasze odpowiedzi na nie:

1. Produkt jest za drogi

E-teczka dużo kosztuje – może tak się wydawać, ale to mit. Płacisz raz, a w efekcie oszczędzasz czas i pieniądze na papierologii, którą musiałeś zajmować się każdego dnia.

Zgodnie z danymi rządowymi, koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą ok. 130 mln zł rocznie. Nowe rozwiązania prawne powstały m.in. po to, aby obniżyć te wydatki.

Z czego wynika cena e-teczki? Składa się na nią niezawodność aplikacji, nasze wieloletnie doświadczenie oraz wsparcie merytoryczne, którego udzielamy Ci podczas procesu wdrożenia i po nim. Nasz produkt jest ściśle dopasowany do Twoich potrzeb, dlatego zapraszamy do kontaktu – przedstawimy Ci najlepszą możliwą ofertę. 

Jeszcze się zastanawiasz? Cena wydaje się za wysoka? Wyobraź sobie, że w wyniku pożaru lub powodzi tracisz całe archiwum akt pracowniczych. Ile czasu i pieniędzy będzie kosztowało jego odtworzenie?

Decydujesz się na zakup? Brawo! Inwestycja w e-teczkę pozwala na wyszukiwanie i przetwarzanie danych pracowników za pomocą jednego kliknięcia myszką. Płacisz jedynie za koszt utrzymania systemu, którego i tak używasz na co dzień w innych działach firmy (SAP).

Co się stanie, jeśli nie zdecydujesz się na przeniesienie akt pracowniczych do świata wirtualnego? Nic. Będziesz prowadził akta tak jak do tej pory. Jednak przepisy zmieniają się i za jakiś czas możesz być zmuszony do digitalizacji. Czy nie lepiej zrobić to teraz na spokojnie, taniej i na swoich warunkach?

2. Znając życie będę miał e-teczkę i ogromne archiwum

Jednym słowem boisz się podwójnej roboty. Pamiętaj jednak, że e-teczka praktycznie eliminuje konieczność prowadzenia papierowego archiwum. 

Zgodnie z ustawą dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku trzeba prowadzić 50-letnie archiwum, dla zatrudnionych później 10-letnie. Nowe przepisy pozwalają, aby było to archiwum elektroniczne

Wprowadzając e-teczkę, pozbywasz się ogromnego stosu papierów oraz obowiązku utrzymywania ich w porządku. Co za ulga!

Wyobraź sobie inny scenariusz: Twoje papierowe archiwum rośnie i coraz trudniej Ci cokolwiek w nim odnaleźć. Zagubione, zniszczone dokumenty przyprawiają Cię o ból głowy. Masz kłopoty, gdy nie dostarczysz ich na czas na żądanie instytucji państwowych. 

Prawdziwie podwójną robotę wykonujesz teraz, gdy pozostawiasz status quo. Utrzymujesz duże archiwum i jednocześnie korzystasz z programu kadrowo-płacowego, który jednak nie spełnia wymogów ustawy, przez co nie możesz zrezygnować z papierowego archiwum. Czy warto?

3. Czy mi to nie zginie? Papier leży, a awaria systemu?

Czy dane wprowadzone do e-teczki zostają tam na zawsze? Tak, nasz system jest bardzo dobrze zabezpieczony – nie ma możliwości, aby dokumenty zaginęły.

E-teczka oparta jest o bazę danych systemu SAP – to niezawodny lider w oprogramowaniu dla przedsiębiorstw (powstał w Niemczech ponad 40 lat temu!).

Boisz się awarii systemu, a nie boisz się powodzi lub pożaru, który w jednej chwili zniszczy wszystko – czy to nie paradoks? System będzie działał bezawaryjnie przez dziesiątki lat. Wystarczy regularna konserwacja i robienie back-upów, aby móc spać spokojnie.

Świat idzie do przodu. Zostając w miejscu, z czasem coraz bardziej popadasz w cyfrowe wykluczenie. Nie rozwijasz się, konkurencja Cię wyprzedza, a młodzi ludzie wybierają bardziej postępowego pracodawcę.

4. Dostawca ma dostęp do informacji z dokumentów 

Boisz się o poufność danych? E-teczka ma wbudowane zabezpieczania dostępu do dokumentów kadrowych. Nikt niepowołany nie ma prawa ich zobaczyć, nawet pracownik Haergi. Bezpieczeństwo danych naszych klientów jest naszym priorytetem!

E-teczka spełnia szereg wymagań dla systemów teleinformatycznych narzuconych wprost przez Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (rozdział 3). Dostęp do danych w e-teczce jest ściśle zastrzeżony. Dodatkowo umowa pomiędzy klientem a Haergi nakazuje wykonawcy zachowanie poufności danych w przypadku wejścia w ich posiadanie przy okazji prac technicznych lub podczas skanowania dokumentów.

Dostęp do dokumentów w formie papierowej jest nieporównanie łatwiejszy niż do dobrze zabezpieczonej e-teczki. Aplikacja sprawia, że nikt poza właścicielem firmy i osobami uprawnionymi przez niego nie ma dostępu do wrażliwych danych. To najlepszy sposób na zapewnienie poufności.

5. Jak system zabezpieczony jest przed hakerami?

Boisz się o wyciek danych poza firmę? Dostęp do systemu jest ściśle limitowany. Do e-teczki logują się tylko uprawnione osoby, a po każdym logowaniu zostaje ślad w systemie, także można z łatwością poznać kto i kiedy dokonał zmian.

Prawie połowa ataków hakerskich na firmy następuje z winy ich pracowników (dane z raportu Data Breach Investigations 2021). Do najczęściej popełnianych błędów należy nie niszczenie dokumentów zawierających poufne informacje oraz wysyłanie wiadomości e-mail do niewłaściwych osób. Postaw na szkolenie swojej kadry!

Wprowadź procedury bezpieczeństwa i dbaj, aby każdy się ich trzymał. To trudny, ale najskuteczniejszy sposób na zapewnienie bezpieczeństwa danych. 

Czas decyzji

Korzystasz dalej z dokumentów w wersji papierowej? Masz dużo na głowie, musisz pilnować bezpieczeństwa danych? Kosztuje Cię to dużo stresu i nerwów, z czasem coraz więcej, bo dokumentów przybywa? 

Jeżeli odpowiedź na którekolwiek pytanie brzmi TAK – już teraz skontaktuj się z nami

Jesteś nieprzekonany? Potrzebujesz więcej argumentów? Przeczytaj kolejny artykuł na naszym blogu i poznaj warunki skutecznej transformacji cyfrowej

ZOBACZ JAK MOŻEMY ZDIGITALIZOWAĆ TWOJĄ FIRMĘ

Spotkajmy się w mediach społecznościowych: