3, 10 czy 50 lat – ile czasu przechowywać dokumenty w e-Teczce?
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357), która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku, wprowadziła szereg istotnych zmian związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.
Warto je znać, ponieważ w praktyce usprawniają one działanie działu kadr oraz są szansą na obniżenie kosztów. Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.
Ile wynosi nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
10 lat – tyle wynosi nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (poprzedni wynosił 50 lat).
Kogo dotyczy nowy okres?
➢ Osób zatrudnionych po 1 styczniu 2019 roku.
➢ Osób zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku – w przypadku gdy pracodawca zdecyduje się na wysyłanie raportów informacyjnych do ZUS (OSW i potem RIA).
UWAGA! Wszystkie zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia.
Co musi zrobić pracodawca, aby przejść na 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
W przypadku pracowników zatrudnianych od początku 1999 do końca 2018 roku pracodawca musi:
- Złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).
- W wybranym miesiącu złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).
Pracodawca ma rok od dnia złożenia oświadczenia na złożenie raportu informacyjnego.
Kogo nadal zobowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Pracodawców osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
Kiedy dokładnie rozpoczyna się 10-letni okres przechowywania akt osobowych?
➢ Dla pracowników, których stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu w danym roku kalendarzowym – takim dniem będzie 1 stycznia kolejnego roku.
➢ W przypadku złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych, 10-letni okres przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ów raport.
Co zawiera raport informacyjny ZUS RIA?
➢ Dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy.
➢ Dodatkowe dane – w przypadku niektórych grup zawodowych uprawnionych do przejścia na świadczenie przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego, takich jak nauczyciele, czy inni pracownicy zatrudnieni w szczególnym charakterze lub w szczególnych warunkach.
Czy pracodawca musi składać raporty informacyjne ZUS RIA za obecnie zatrudnionych?
Ile czasu ma pracodawca na złożenie raportu informacyjnego?
➢ Rok, licząc od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW (w przypadku byłych pracowników).
➢ Jeśli pracownik nadal jest zatrudniony, pracodawca składa raport informacyjny dopiero po wyrejestrowaniu tego pracownika z ubezpieczeń (po ustaniu zatrudnienia).
Co jeśli pracodawca złoży oświadczenie, ale nie złoży raportów informacyjnych w ciągu roku?
➢ Będzie musiał przechowywać dokumenty tak długo, jak to robił wcześniej, czyli 50 lat.
➢ Naraża się na karę grzywny do 5000 zł (patrz Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych).
Czy złożenie oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów ZUS RIA jest obowiązkowe?
Nie, jest dobrowolne. Pracodawca może złożyć je w dowolnym czasie. Złożenie może zostać cofnięte do momentu złożenie pierwszego raportu.
Kiedy były pracownik może odebrać dokumentację osobową od pracodawcy?
Po upływie okresu przechowywania dokumentacji. Pracownik ma miesiąc na odebranie jej od pracodawcy, po tym okresie zostanie zniszczona.
Kiedy pracodawca może zniszczyć akta osobowe byłego pracownika?
Po upływie miesiąca, w ciągu którego były pracownik może odebrać dokumentację. Pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji pracowniczej.
Co z listą obecności pracowników?
Okres przechowywania wynosi nadal 3 lata, niezależnie od daty nawiązania stosunku pracy.
Listy obecności są dokumentami zbiorczymi, a nie indywidualnymi, prowadzonymi oddzielnie dla każdego pracownika. Nie są one częścią akt osobowych, ani dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 7 lutego 2019 r.).
A jak wygląda sprawa z kartą ewidencji czasu pracy?
Tu sprawa jest bardziej skomplikowana.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 11 stycznia 2019 r. istnieją dwa okresy przechowywania:
➢ dla zatrudnianych do końca 2018 roku – 3 lata,
➢ dla zatrudnionych od początku 2019 roku – 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustanie zatrudnienie danego pracownika.
Ile czasu trzeba przechowywać harmonogramy pracowników?
3 lata, czyli do czasu przedawnienia roszczeń pracowniczych.
Harmonogramy nie są wymienione wśród dokumentów, które powinny być przechowywane w dokumentacji związanej z czasem pracy.
Z naszego kolejnego artykułu dowiesz się Po czym zidentyfikować pracownika w systemie SAP HR?
