W jaki sposób można podpisywać dokumenty: rodzaje podpisów
Zgodnie z art. 3 pkt 10-12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (eIDAS) wyróżniamy trzy rodzaje podpisów elektronicznych:
- zwykły podpis elektroniczny,
- zaawansowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowany podpis elektroniczny.
1. “Zwykły” podpis elektroniczny.
Zwykły podpis to „dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis”. Mówiąc prościej, są to imię i nazwisko zapisane online.
Przykłady:
- podpisane imieniem i nazwiskiem wiadomości e-mail, SMS, posty w mediach społecznościowych,
- zgłaszanie uwag, zadawanie pytań, składanie propozycji podczas czynności w środowisku pracy,
- podpisanie korespondencji w sprawach prywatnych.
Podpisu zwykłego można używać do podpisywania dokumentów, jednak nie ma on tej samej mocy prawnej, co podpis odręczny. Jednakże nie jest on zupełnie bez znaczenia – może być np. dopuszczalny jako dowód w postępowaniu sądowym.
“Zwykłym” podpisem elektronicznym nie można podpisywać dokumentów podczas migracji danych do e-Teczki.
2. Zaawansowany podpis elektroniczny
Zaawansowany podpis elektroniczny jest podpisem, który:
- jest unikalnie przypisany do konkretnej osoby,
- umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
- jest składany przy użyciu danych służących do składania „podpisu elektronicznego”, których podpisujący może, z dużą pewnością, użyć pod wyłączną kontrolą,
- powiązany jest ze złożonym oświadczeniem w taki sposób, że jego późniejsza zmiana jest rozpoznawalna.
Jednym z rodzajów zaawansowanego podpisu elektronicznego jest profil zaufany. Umożliwia on podpisywanie dokumentów w kontaktach z organami administracji publicznej.
Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu można wygodnie załatwić wiele spraw online. Profil zaufany możesz założyć:
➢ Korzystając z bankowości elektronicznej. Listę banków, gdzie możesz zarejestrować się w profilu zaufanym, znajdziesz tutaj. Profil zaufany można stworzyć również za pomocą konta w systemie Envelo Poczty Polskiej.
➢ Za pomocą dowodu osobistego z warstwą elektroniczną i czytnika NFC.
➢ Kwalifikowanym podpisem elektronicznym. O tym rodzaju podpisu przeczytasz w dalszej części artykułu.
➢ W punkcie potwierdzającym po wcześniejszym złożeniu wniosku o założeniu profilu zaufanego na ePUAP lub stronie profilu zaufanego. Adresy punktów potwierdzających znajdziesz tutaj.
➢ Tymczasowy profil zaufany możesz potwierdzić również podczas rozmowy video z urzędnikiem.
Dzięki profilowi zaufanemu możesz korzystać z usług portali urzędowych, takich jak ePUAP, ZUS, GEIDG oraz serwisów biznes.gov.pl i obywatel.gov.pl
Inny sposób na korzystanie z zaawansowanego podpisu elektronicznego to współpraca z dostawcą usług zaufania, czyli skorzystanie z tak zwanej “zaufanej strony trzeciej”. Dzięki temu w sytuacjach wątpliwych lub trudnych do rozstrzygnięcia zaufana trzecia strona może wkroczyć i pomóc rozwiać wątpliwości.
W zwykłych relacjach biznesowych zaawansowany podpis elektroniczny jest wystarczający – pod warunkiem, że strony podpisujące wyrażają na to zgodę. Na podstawie rozporządzenia eIDAS, za jego pomocą można podpisywać umowy na terenie całej Unii Europejskiej.
Zaawansowanym podpisem elektronicznym nie można podpisywać dokumentów podczas migracji danych do e-Teczki.
3. Kwalifikowany podpis elektroniczny (potocznie elektroniczny)
To podpis w formie elektronicznej, który można złożyć za pomocą specjalnej karty (tokena). Podpis kwalifikowany można kupić u certyfikowanych dostawców. Cena podpisu zależy od kilku czynników, na przykład od terminu ważności.
W skład podpisu zazwyczaj wchodzi:
- Specjalna karta z certyfikatem kwalifikowanym.
- Czytnik podłączany do komputera.
- Oprogramowanie, które trzeba zainstalować.
Kwalifikowany podpis elektroniczny można z powodzeniem wykorzystać w kontaktach z urzędami i instytucjami administracji publicznej. Podpisem kwalifikowanym można, na przykład:
- składać wnioski, sprawozdania finansowe i deklaracje w systemie Płatnik, w Urzędzie Skarbowym, w PUE ZUS, w KRS,
- rejestrować i identyfikować wykonawców biorących udział w przetargach,
- zawierać umowy i brać udział w elektronicznych przetargach,
- zawierać umowy cywilno-prawne,
- potwierdzać tożsamość w kontakcie z urzędami,
- przesyłać faktury drogą elektroniczną,
- przekazywać organom podatkowym dane w postaci JPK,
- przesyłać do GIF informacje o transakcjach finansowych,
- przesyłać Jednolite Europejskie Dokumenty Zamówienia (w skrócie JEDZ),
- podpisywać akta pracownicze dotyczące pracowników i zleceniobiorców.
Kwalifikowanym podpisem elektronicznym można podpisywać dokumenty podczas migracji danych do e-Teczki.
Dane podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi.
Jak dostać kwalifikowany podpis elektroniczny?
- Należy złożyć wniosek o podpis w kwalifikowanym urzędzie certyfikacji.
- Potwierdzić swoją tożsamość za pomocą dowodu osobistego.
- Po weryfikacji tożsamości i dopełnieniu formalności otrzymamy certyfikat kwalifikowany, który będzie potwierdzał każdy dokument, na którym złożymy podpis.
Myślisz nad wyborem podpisu elektronicznego? Zapewniamy oprogramowanie do podpisu elektronicznego, które pozwoli Ci na podpisywanie dokumentów wprost z systemu SAP – sprawdź nas!
Z kolejnego wpisu dowiesz się, w jakim formacie przechowywać odwzorowania skanów w e-Teczce.