Format przechowywania skanów w e-Teczce
Jednym z ważniejszych obowiązków każdego pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obecnie, w dobie digitalizacji wiele firm decyduje się na transformację cyfrową i przechowywanie dokumentacji pracowniczej jedynie w formie wirtualnej.
W tym momencie pojawia się pytanie: w jakim formacie przechowywać cyfrowe odwzorowania dokumentów (skany) w e-Teczce?
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10.12.2018 r. definiuje kilka podstawowych warunków, które należy spełnić, aby należycie przechowywać dokumenty kadrowe w SAP HR.
Co prawda, rozporządzenie nie precyzuje wprost, w jakim formacie przechowywać dokumenty, jednak §13 wyraźnie mówi, w jakim formacie należy te pliki potem eksportować:
„Dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie PDF”.
To jedno zdanie wskazuje format PDF jako podstawowy dla przechowywania odwzorowań cyfrowych.
Dlaczego PDF/A?
Na przestrzeni lat powstało wiele różnych formatów PDF. Który z nich jest najlepszy do długoterminowego przechowywania akt w e-Teczce?
Idealny do tego celu jest format PDF/A (archiwalny PDF). Został on zaprojektowany specjalnie do archiwizacji dokumentów. PDF/A to jeden z niewielu formatów firmy Adobe, który uzyskał status międzynarodowego standardu i został wsparty przez organizację ISO (ang. International Organization for Standardization).
W efekcie wspólnych prac Adobe i ISO powstał standard ISO 32000-1:2008, który w sposób bardzo dokładny określa, jakie warunki powinien spełniać plik PDF, który ma być przechowywany przez wiele lat w e-Teczce. Głównym celem autorów standardu było zaprojektowanie formatu, który nie korzysta z żadnych zewnętrznych źródeł danych (np. czcionek). Dzięki temu mamy pewność, że odwzorowania cyfrowe skanów będą wyglądały po latach dokładnie tak samo, jak w dniu ich utworzenia.
Nasza e-Teczka spełnia najwyższe standardy.
Projektując nasz produkt, stworzyliśmy dedykowane oprogramowanie, które gwarantuje poprawne utworzenie formatu PDF/A w pełni zintegrowanego z systemem SAP HR.
Każdy utworzony plik automatycznie otrzymuje w Adobe Acrobat Reader status oznaczający zgodność ze wspomnianym standardem.
Dzięki formatowi PDF/A możemy być pewni, że dokumenty pracownicze, raz utworzone w e-Teczce, będą wyglądały tak samo nawet po wielu latach.
Zastanawiasz się jakie elementy powinna zawierać idealna e-Teczka? Przeczytaj w kolejnym artykule na naszym blogu.
