Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zrewolucjonizowało sposób, w jaki polskie przedsiębiorstwa zarządzają dokumentacją księgową. Jednym z kluczowych elementów tego systemu jest wstępne księgowanie w KSeF, które umożliwia automatyczne przetwarzanie danych z faktur otrzymanych w systemie KSeF i ich przygotowanie do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych.
W niniejszym artykule przedstawiamy szczegółowy przegląd tego procesu, ze szczególnym uwzględnieniem integracji z systemem SAP oraz związanych z tym wyzwań technicznych.
Czym jest wstępne księgowanie w KSeF?
Wstępne księgowanie odnosi się do automatycznego procesu przetwarzania danych z e-faktur odbieranych w systemie KSeF i ich przygotowania do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych.
Proces ten może obejmować:
- Odczyt danych z faktury: dane zawarte w strukturze logicznej e-faktury (XML) są automatycznie odczytywane przez zintegrowany system księgowy lub SAP ERP.
- Walidacja poprawności danych: system sprawdza, czy faktura spełnia wymogi formalne i techniczne, np. czy wszystkie pola obowiązkowe zostały poprawnie wypełnione.
- Przypisanie faktury do odpowiednich kont księgowych: na podstawie danych z faktury (np. NIP kontrahenta, kategorie produktów/usług), system może automatycznie przypisać dokument do odpowiednich kont księgowych.
- Uzupełnienie faktury o brakujące dane i niezbędne akceptacje: system może automatycznie wysłać e-Fakturę do akceptacji wskazanych osób, przed jej księgowaniem.
- Przygotowanie do zaksięgowania: po wstępnej weryfikacji dane są gotowe do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych, gdzie podlegają dalszej weryfikacji przez księgowego.
Jak działa wstępne księgowanie w praktyce?
- Integracja z systemem ERP
Wstępne księgowanie jest najczęściej realizowane za pomocą systemów ERP zintegrowanych z KSeF. Taka integracja umożliwia automatyczne pobieranie faktur z KSeF, przetwarzanie ich danych i przesyłanie do modułów księgowych. - Automatyczne reguły księgowe
Większość systemów ERP pozwala na skonfigurowanie reguł księgowania, np. przypisywanie faktur od określonych kontrahentów do odpowiednich kategorii kosztów i kont. Dzięki temu proces księgowania może być w znacznym stopniu zautomatyzowany. - Walidacja zgodności z przepisami
Systemy obsługujące KSeF są w stanie sprawdzić, czy faktura spełnia wszystkie wymogi prawne i podatkowe, takie jak zgodność z ustawą o VAT, czy obecność kontrahenta na białej liście. - Eksport do ksiąg rachunkowych
Po pomyślnej weryfikacji dane z faktury są wczytywane do modułu finansowego, gdzie następuje finalne zaksięgowanie.
Korzyści wstępnego księgowania w KSeF
- Automatyzacja procesów
Automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych z faktur eliminuje konieczność
ręcznego wprowadzania dokumentów, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów. - Zgodność z przepisami
System KSeF zapewnia, że wszystkie faktury spełniają wymogi formalne i prawne, co
minimalizuje ryzyko problemów podczas kontroli podatkowych. - Szybkość i efektywność
Proces księgowania jest znacznie szybszy, co pozwala firmom na bieżąco monitorować
swoje finanse i podejmować lepsze decyzje biznesowe. - Lepsza kontrola dokumentów System umożliwia łatwe wyszukiwanie i przeglądanie faktur, co ułatwia audyty wewnętrzne i zewnętrzne.
Wyzwania związane z wstępnym księgowaniem
- Integracja systemów
Nie wszystkie firmy mają zintegrowane systemy ERP, co może powodować dodatkowe
koszty i wydłużać czas wdrożenia. - Dostosowanie reguł księgowych
Automatyzacja wymaga precyzyjnego skonfigurowania reguł księgowych, co może być
czasochłonne i nie zawsze osiągalne w pełnym zakresie. - Szkolenia personelu
Pracownicy muszą zostać przeszkoleni w obsłudze nowych narzędzi i procesów.
Integracja KSeF z SAP – wyzwania techniczne
Integracja systemu SAP z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) stanowi istotne wyzwanie techniczne dla wielu firm. Kluczowe aspekty tej integracji obejmują:
- Bezpieczną komunikację: zapewnienie bezpiecznej komunikacji między systemami księgowymi a KSeF, poprzez zastosowanie właściwych protokołów szyfrowania.
- Dostosowanie formatu faktur: konieczność dostosowania formatu faktur z SAP do specyfikacji KSeF, co w większości przypadków wymaga dedykowanych adapterów lub warstw pośrednich (middleware).
- Synchronizacja danych: zapewnienie aktualności i spójności informacji poprzez synchronizację danych między systemami.
- Monitorowanie statusu faktur: możliwość monitorowania statusu przekazanych faktur, takich jak potwierdzenia dostarczenia, odrzucenia lub akceptacji przez KSeF.
Najczęstsze błędy i rekomendacje
- Niewystarczające zrozumienie przepisów
Błędne zrozumienie przepisów dotyczących e-faktur i KSeF może prowadzić do nieprawidłowego wdrożenia systemu, co skutkuje problemami związanymi z prawidłowością dokumentów i konsekwencjami prawnymi. - Błędny wybór oprogramowania
Wybór niewłaściwego oprogramowania, które nie spełnia wymogów KSeF lub nie jest zintegrowane z systemem w optymalny sposób, może prowadzić do problemów z wystawianiem i odbiorem e-faktur oraz utrudnić komunikację z innymi podmiotami. Rekomendacja: Wybierz sprawdzone rozwiązanie, zgodne z wymogami KSeF. Przed wdrożeniem przeprowadź testy zgodności, najlepiej w środowisku demo KSeF. - Brak testów wdrożeniowych
Brak pełnych testów przed uruchomieniem integracji może skutkować błędami produkcyjnymi, np. nieprawidłowym odczytem faktur z modułu finansowego, błędami dekodowania XML czy błędami mapowania danych. Rekomendacja: Przeprowadź testy funkcjonalne i wydajnościowe, uwzględniając różne scenariusze biznesowe (różne typy faktur, błędy formalne, awarie połączenia). - Nieaktualne oprogramowanie ERP
Brak aktualizacji systemu SAP może oznaczać niezgodność z nowymi formatami logicznymi e-faktur (jak FA(3)) oraz brak wsparcia dla najnowszych funkcji KSeF. Rekomendacja: Regularnie aktualizuj system SAP oraz monitoruj zmiany w strukturach logicznych KSeF. Przykładowo, nowa struktura FA(3) wymaga plików wyjściowych i wejściowych XML – więcej przeczytasz tutaj: Zmiany w strukturze FA(3) - Niedostateczne przeszkolenie użytkowników
Automatyzacja procesów wymaga nie tylko zmian technicznych, ale też przygotowania zespołu do nowych obowiązków i procedur. Rekomendacja: Zainwestuj w szkolenia dla użytkowników końcowych i administratorów systemu. Upewnij się, że nie tylko zespół księgowy rozumie wpływ KSeF na codzienną pracę działu finansowego.
Wstępne księgowanie w ramach KSeF to nie tylko techniczne wyzwanie, ale przede wszystkim strategiczna decyzja wpływająca na jakość pracy i wygodniejsze prowadzenie księgowości.
Dzięki automatyzacji można osiągnąć wymierne korzyści: szybkość przetwarzania, zgodność z przepisami i redukcję błędów. Jednakże sukces wdrożenia zależy od dobrej integracji systemów (np. SAP), starannego planowania oraz przygotowania zespołu.
Jeśli Twoja firma korzysta z SAP i stoisz przed wyzwaniem integracji z KSeF – skontaktuj się z zespołem Haergi. Mamy doświadczenie w realizacji kompleksowych wdrożeń, zarówno w zakresie technicznym, jak i organizacyjnym. Pomożemy Ci przejść przez ten proces płynnie i bezpiecznie.
Skontaktuj się z nami – pomożemy wdrożyć KSeF w Twoim SAP.
