System SAP można bez problemu zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur. Umożliwi to automatyczne przesyłanie e-faktur do KSeF.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Definicja faktury ustrukturyzowanej znajduje się w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązkowo musi posiadać ona numer identyfikacyjny przydzielony przez KSeF.
Od strony technicznej taka faktura jest zapisywana w formacie XML. Musi zawierać określone w przepisach informacje. Oznacza to, że trzeba uzupełnić wszystkie pola określone jako obligatoryjne w strukturze logicznej FA(2) obowiązującej od 1 września 2023 roku.
Takie dokumenty można wysyłać i pobierać bez konieczności ich wcześniejszej wizualizacji czy wydruku w postaci papierowej. Jednak w tym wypadku warto zadbać o integrację systemu SAP z KSeF, żeby zautomatyzować cały proces przesyłania e-faktur.
Czy każda faktura elektroniczna to e-faktura z KSeF?
Nie. Chociaż w obiegu już od dłuższego czasu funkcjonują faktury elektroniczne, to jednak różnią się one od faktur ustrukturyzowanych, o których mowa w ustawie o VAT.
Zgodnie z Ustawą o VAT dopuszczalne są dowolne formaty elektroniczne. Dlatego fakturą elektroniczną może być na przykład faktura w formacie PDF, JPG czy PNG. Wysyłka takiej faktury jest możliwa na przykład za pomocą poczty elektronicznej. W tym wypadku do obsługi faktur nie potrzebne jest ich drukowanie. Można je przetwarzać i przechowywać w formie elektronicznej. Mają one taką samą moc prawną jak faktura papierowa.
Systemy do obsługi finansowo-księgowej pozwalają zautomatyzować wysyłkę faktur sprzedażowych w postaci elektronicznej. Jednak ze względu na przepisy wraz z wejściem obowiązku stosowania KSeF podatnicy będą musieli zmienić sposób wystawiania faktur. Przy sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy obowiązkowa będzie faktura w formacie XML. W związku z tym będzie to wymagało wdrożenia zmian w funkcjonowaniu systemów do wystawiania faktur. Dotyczy to zarówno zwykłych programów księgowych, jak i tych, które są częścią systemów SAP ERP.
Automatyczna wizualizacja faktur z systemu KSeF
System KSeF nie będzie informował podatników o pojawieniu się nowych faktur zakupowych na ich koncie. Jednak w przypadku integracji systemu SAP z KSeF możliwe będzie automatyczne pobieranie e-faktur przez podmiot, który ma obowiązek korzystać z KSeF do SAP. W tym wypadku SAP i KSeF będą komunikowały się za pośrednictwem API.
Ponieważ faktury z KSeF można pobierać wyłącznie w postaci XML, to dla weryfikacji zawartych w nich danych warto skorzystać z wizualizacji takich dokumentów.
Dla podmiotów, które współpracują z kontrahentami zagranicznymi, ważną informacją jest to, że wizualizacja faktury z KSeF może być dwujęzyczna lub dokonana w wybranym języku obcym. Jednak taka funkcjonalność zależy od firmy, która przygotowuje integrację systemu SAP z KSeF. Ważne jest to, żeby taka wizualizacja zawierała wszystkie dane pobrane z KSeF w pliku XML. Musi ona posiadać też kod QR.
Jakie korzyści zapewnia integracja SAP z KSeF?
Integracja SAP z KSeF pozwoli na przyspieszenie obiegu dokumentów w organizacji. Wszystko przez zebranie możliwości zarządzania dokumentami sprzedażowymi i zakupowymi w jednym systemie.
Takie rozwiązanie ma sporo zalet. Jedną z nich jest stały dostęp do wystawionych faktur bez konieczności utrzymywania w archiwach dokumentów w postaci papierowej.
Kolejną jest brak obowiązku przesyłania faktur sprzedażowych do kontrahentów, czy to w postaci elektronicznej, czy papierowej. Należy jednak pamiętać, że takie ułatwienie dotyczy sprzedaży wyłączenie na rzecz tych podmiotów, które muszą obowiązkowo korzystać z systemu KSeF.
Integracja z KSeF umożliwi lepsze wykorzystanie systemu SAP do obsługi faktur zakupowych. Takie faktury będą udostępniane przez kontrahentów w KSeF i już tego samego dnia trafią do systemu SAP. Warunkiem jest odpowiednia konfiguracja połączenia z SAP do KSeF.
Następną zaletą jest wyeliminowanie konieczności drukowania czy ręcznego przekazywania faktur pomiędzy działami w firmie. Dzięki temu można zredukować ryzyku zagubienia czy utraty dokumentów.
Jak widać integracja SAP i KSeF jest jednym z kluczowych procesów, który przyczynia się do optymalizacji przepływu faktur w formie ustrukturyzowanej i automatyzacji przekazywania danych do organów podatkowych.
Jeśli chcesz fakturować, tak jak do tej pory, wyłącznie w systemie SAP, to możemy przygotować dla Ciebie pełną integrację SAP z KSeF. Wybierz swój plan i zobacz jak w praktyce działa KSeF.