Wdrożenie KSeF to obowiązkowe e-faktury dla kontrahentów zagranicznych. Sprawdź, jakie wiążą się z tym obowiązki i jak przekazywać takie faktury posiadając SAP z KSeF.
Faktura dla kontrahenta zagranicznego w SAP a KSeF
Globalizacja powoduje, że sprzedaż na rzecz podmiotów zagranicznych jest spotykana dość często. Sprawdź, jakie wiążą się z tym obowiązki pod kątem Krajowego Systemu e-Faktur. Zobacz, jak przekazać klientom zagranicznym faktury sprzedaży z systemu KSeF.
Czy KSeF jest obowiązkowy przy fakturach dla kontrahentów zagranicznych?
Zgodnie z przepisami nie trzeba wprowadzać faktur do KSeF, jeśli dotyczą one sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Dlatego wystawienie faktury w formacie B2C, nawet gdy odbiorcą jest osoba, która mieszka poza Polską, nie wiąże się z obowiązkiem ujęcia takiego dokumentu w KSeF. W tym wypadku wystarczy zwykła faktura wystawiona np. w systemie SAP.
Natomiast już niedługo wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. W przypadku faktur sprzedażowych wystawionych na rzecz firm taki dokument musi trafić do systemu KSeF. Dotyczy to również faktur na rzecz zagranicznych firm, które nie mają siedziby ani oddziału na terenie Polski.
Jak wystawiać faktury dla kontrahentów zagranicznych w KSeF z SAP?
Na szczęście faktur do KSeF nie trzeba wprowadzać ręcznie. Chociaż Ministerstwo Finansów przewidziało taką możliwość, to jednak dotyczy to głównie małych podmiotów, które wystawiają niewiele faktur. W przypadku przedsiębiorców, którzy wystawiają wiele dokumentów z pomocą przychodzi integracja systemu SAP z KSeF. Dzięki temu firma może fakturować wszystkich kontrahentów w pełni korzystając z funkcjonalności programu SAP. Dotyczy to również faktur wystawianych na rzecz kontrahentów zagranicznych.
Rozwiązanie opracowane przez Haergi umożliwia wysyłkę faktur ustrukturyzowanych do KSeF bezpośrednio z systemu SAP. Jednak należy wziąć pod uwagę, że wdrożenie integracji z KSeF wymaga czasu. Z tego względu warto zaplanować to odpowiednio wcześniej. Co prawda kary za brak stosowania KSeF będą naliczane dopiero od 1 stycznia 2025 roku, ale lepiej wcześniej znaleźć czas na dostosowanie się do nowych wymagań.
Jak przekazać kontrahentowi zagranicznemu fakturę wysłaną do platformy KSeF z SAP?
Podmioty krajowe mają bezpłatny dostęp do KSeF, gdzie mogą nie tylko wystawiać, ale też pobierać faktury VAT od kontrahentów. Jednak podmioty zagraniczne nie będą miały połączenia z KSeF. Oznacza to, że sprzedawca będzie musiał dostarczyć im faktury sprzedaży w inny, uzgodniony sposób. Może to być na przykład wysyłka za pomocą maila.
Należy jednak pamiętać, że nie zwalnia to z obowiązku umieszczenia na fakturze kodu QR. W numerze KSeF z SAP zawarta powinien być identyfikator faktury w KSeF. Dodatkowo warto go też umieścić na aktualnej wersji faktury przekazywanej kontrahentowi zagranicznemu.
Kod QR daje możliwość identyfikacji faktury przez podmioty, które nie mają dostępu do systemu KSeF. Od dnia obowiązkowego wprowadzenia aż do końca tego roku będzie dotyczyć to podatników zwolnionych z VAT, którzy nie muszą korzystać z obowiązkowego KSeF. Jednak ten sam proces będzie dotyczyć kontrahentów zagranicznych.