Gdyby zapytać pracowników działów kadr i płac, co najbardziej ułatwiało im pracę podczas lockdownu, z pewnością byłyby to akta osobowe w formie elektronicznej. A czemu zawdzięczamy taką możliwość? Nowym przepisom dotyczącym prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie w styczniu 2019 roku.
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) wprowadziło nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zreorganizowało dotychczasową systematykę akt osobowych i określiło szczegółowe kryteria dla prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Nowe przepisy zastąpiły dotychczas obowiązujące Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. (Dz.U. z 2017 r., poz. 894). Rozporządzenie to nie przewidywało możliwości prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, pracodawcy mogli korzystać z tej formy jedynie pomocniczo. Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy w tym zakresie nie pozostawiało wątpliwości – nie można było całkowicie zastąpić akt papierowych elektronicznymi (stanowisko GIP z 9 stycznia 2010 r., nr GPP-87-4560-29/10/PE/RP).
Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej
Wraz z nowym rozporządzeniem weszły w życie rewolucyjne zmiany, o które pracodawcy dopominali się od dawna. Przedsiębiorcy dostali wybór pomiędzy prowadzeniem akt pracowniczych w formie papierowej lub elektronicznej.
Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej stała się równoważna z dokumentacją w wersji papierowej.
E-Akta – akta osobowe w formie elektronicznej
Od 1 stycznia 2019 dokumenty, które przechowujesz w aktach i dla których trzeba zachować formę pisemną, mogą mieć postać elektroniczną. Są to tzw. e-Akta.
Rozporządzenie określa szczegółowe kryteria dotyczące prowadzenia i przechowywania e-akt. Stawia pracodawcom wymagania, które powinny zagwarantować bezpieczeństwo danych.
Pracodawcy prowadzący dokumentację w formie elektronicznej zobowiązani są wdrożyć rozwiązania informatyczne, które:
● umożliwiają identyfikację osoby, która dokonuje zmian w systemie kadrowo- płacowym,
● zapewniają integralność dokumentacji pracowniczej.
E-Teczka do obsługi e-dokumentacji
Szukasz systemu do przechowywania akt pracowników Twojej firmy? Przede wszystkim rozważ, czy spełnia on wymogi nowych przepisów. Następnie przeczytaj artykuł: Jak wybrać e-Teczkę?
Aplikacja e-Teczka na platformę SAP jest w pełni zgodna z wymogami rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku. Wydaj papierowe akta pracownikom i używaj ich elektronicznej wersji. Sprawdź nasz produkt!
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – jak się zmienił zgodnie z nowym rozporządzeniem? Odpowiedzi znajdziesz w kolejnym artykule na naszym blogu.
